Las mejores herramientas para trabajar a distancia

Actualmente el teletrabajo, en el que el único vínculo entre un trabajador y sus colegas es el ordenador, es cada vez más común. Averigüe cuáles son las herramientas más útiles en esta nueva forma de trabajo.

En la transición hacia un puesto de trabajo completamente remoto, inevitablemente aprendes lecciones de la forma más dura.

El movimiento del nómada digital es un fenómeno cultural floreciente; en el tiempo que he experimentado con los estilos de vida a través de Remote Year, un programa que conecta a 75 profesionales de todo el mundo que trabajan, viven y viajan juntos, he aprendido que no hay dos situaciones de trabajo remoto idénticas.

La clase inaugural de Remote Year está compuesta por sospechosos habituales: montones de desarrolladores, diseñadores y freelancers. Pero también hay participantes que trabajan en industrias que alguna vez quizás se han burlado de la idea de tener empleados totalmente a distancia, como el sector jurídico y las finanzas. Las descripciones de los trabajos varían de forma radical, al igual que difieren las herramientas que empleamos a diario.

Sin embargo hay algunos aspectos en común – y algunas lecciones que hemos aprendido con el método ensayo y error. Aquí tenemos algunas de las herramientas y sugerencias esenciales que los trabajadores remotos procedentes de cualquier lugar pueden encontrar útiles.

Hay unos factores «obvios» que tienen un enorme impacto en la habilidad para trabajar a distancia: el espacio y el ambiente de trabajo, la conectividad a Internet y la configuración de tu portátil.

La importancia de un espacio de trabajo práctico

He hecho mis incursiones trabajando en espacios que varían desde hoteles a organizaciones establecidas para compartir espacio de trabajo hasta pequeños cafés locales, incluso conectándome con un hotspot de móvil en medio del parque o en cualquier otro espacio público. Cada espacio de trabajo tiene un efecto único sobre los niveles de productividad, la motivación y el rendimiento. El espacio de trabajo de Remote Year en Ljubljana, Eslovenia – Poligon Creative Centre – es soberbio. Un gran ambiente, Internet estable, amables anfitriones y un rollo de verdadera comunidad.

Es una verdadera hazaña encontrar un ambiente de trabajo tranquilo con una conexión a Internet fiable, zonas privadas para llamadas, en el mejor de los escenarios, con ventajas y comodidades (como un café, un aperitivo o aire acondicionado).

La búsqueda de espacios de trabajo compartidos hechos a medida de los empleados remotos es una de las opciones más seguras. Las organizaciones con buena reputación como Impact Hub ofrecen soluciones de espacios compartidos para el trabajo a aquellos que estén interesados en el concepto empresarial social. CoPass es otro sitio útil para rastrear espacios colaborativos, incluidos los hackerspaces y alojamientos compartidos.

La comunidad Slack de #nomads es una fuente de sugerencias de crowdsourcing sobre espacios de trabajo y trabajo remoto en todo el mundo; los nuevos usuarios pagan una tasa de 100 dólares para hacerse miembros de por vida. Entre algunas de las webs que se pueden explorar para encontrar las mejores ciudades preparadas para el trabajo remoto están NomadList y NomadForum, donde se puede hacer cualquier tipo de consulta a los compañeros nómadas digitales en cuanto a itinerarios para hacks viajeros.

Hardware básico

Quizás el factor más importante a considerar cuando se trabaja a distancia es el hardware que llevas contigo.

Muchos participantes de Remote Year trabajan con portátiles ligeros y compactos como el 13" MacBook Air o el 15" Macbook Pro Retina. Para el trabajo remoto de larga duración, lo inteligente es comprar el último portátil del mercado, ya que las dificultades técnicas pueden ser devastadoras cuando el acceso a un experto en TI en la empresa o próximo a Apple Store sea limitado.

Estar conectado

En cuanto a la situación del móvil, la forma de viajar más tiempo que un par de semanas es tener un móvil desbloqueado y utilizar tarjetas SIM específicas de cada país. Esta estructura es generalmente asequible si estás dispuesto a desbloquear un dispositivo que ya tienes. En Europa he optado por planes de datos de 10GB que cuestan entre 25 y 40 dólares y a menudo vienen equipados con una aplicación de conexión WiFi, así mi móvil también funciona como un hotspot móvil seguro.

Una tarjeta SIM internacional es más cara, pero posiblemente merece la pena si vas a viajar a muchos países en un periodo corto de tiempo. ChatSim, que respalda todas tus aplicaciones de chat para que puedas estar conectado desde cualquier sitio, es otra alternativa si solo estás interesado en enviar mensajes de texto o instantáneos.

Si llevas un dispositivo MiFi global desbloqueado te aseguras un plan seguro en caso de contar con una señal de WiFi débil o redes públicas de seguridad cuestionable. Entre otras herramientas se incluyen: routers de viaje portátiles, cables ethernet, y Google Voice, que es especialmente útil para mantener un número de teléfono americano (NomadSMS es otro servicio similar).

A continuación tenemos algunos aparatos imprescindibles para evitar los dolores de cabeza más habituales cuando se trabaja a distancia.

Para optimizar tu infraestructura remota

Lo primero es lo primero, para garantizar que tus dispositivos electrónicos funcionen bien, un kit de viaje adaptador de energía universal o un conversor es un pack obviamente obligado. Comprueba dos veces que todos tus dispositivos electrónicos son de doble voltaje antes de enchufarlos a un simple adaptador.

Un pinganillo o auriculares sin ruidos pueden hacer que el mundo sea diferente en las reuniones telefónicas - Plantronics ofrece varias opciones de auriculares. Llévate unos auriculares de repuesto también, así estás preparado en caso de pérdida o robo.

Para aquellos trabajadores que echan de menos el lujo de una segunda pantalla, el empleo de un iPad Air o un monitor independiente LED es la solución. Los cargadores portátiles como mophie powerstation, también pueden ser extremadamente útiles si usas tu smartphone u otro dispositivo USB para conectarte en una zona donde los enchufes son escasos.

Pocas cosas son tan agresivas para la productividad como la incomodidad física. Para la postura, un apoyo para el portátil puede ser algo tan simple como una pila de libros o tan sofisticado como un modelo portátil plegable. Para mantenerse fresco en espacios de trabajo que no tienen aire acondicionado, un ventilador USB te salvará la vida prácticamente. También es necesaria una funda para portátil cómoda y segura útil para trasladar tu equipo «de mesa» portátil por los espacios públicos muy frecuentados.

Para la seguridad

Las empresas que manejan datos importantes pueden cansarse de que sus empleados trabajen en remoto. Afortunadamente hay productos que pueden ayudar a los jefes a estar un poco más tranquilos, como filtros de privacidad que protegen tu pantalla de alguien que esté sentado a tu lado, discos duros externos que hacen copia de seguridad de todos tus datos e incluso impresoras portátiles que evitan que tengas la necesidad de conectarte a una red pública de impresoras.

Para los trabajos que manejen datos especialmente importantes, algunas compañías y trabajadores remotos usan las soluciones de red integrada de Citrix. Recuerda que todos los elementos extra que incluyas añaden peso a las limitaciones de equipaje, de manera que si coges un avión, debes ser selectivo sobre los dispositivos más importantes que debes llevar.

Desde una reunión telefónica hasta llamar a tu madre, existe una inmensidad de aplicaciones y servicios que te ayudan a mantenerte conectado, a gestionar tu tiempo de forma magistral y a dinamizar tu experiencia de trabajo remoto.

Para mantenerse en contacto y colaborar

Para estar en contacto con compañeros de trabajo y clientes, Google Hangouts, Slack, Skype, Speak, y para los programadores, Github son las plataformas más famosas. Para llamadas, Viber, WhatsApp y Talkatone son tres de las aplicaciones más comúnmente usadas, y Telegram es otra opción que te permite de forma práctica acceder a los mensajes en múltiples dispositivos.

Si añades dinero a tu cuenta Skype Credit puedes llamar a fijos y móviles desde tu portátil o desde tu aplicación de Skype; Google Hangouts Dialer ofrece una solución similar. Estas aplicaciones funcionan bien la mayor parte del tiempo, siempre que la señal de Internet sea potente.

La conexión a un hotspot móvil hace posible el trabajo remoto casi en todo el mundo.

Aplicaciones para la utilidad y la productividad

El acceso a ciertas webs para tareas relacionadas con el trabajo puede ser engañoso en países donde los contenidos están censurados. Como nota, Hola es una red peer-to-peer y servicio VPN gratuito que te permite acceder a webs desde cualquier punto. (Nota: sé cuidadoso con el uso de VPN; no es legal en todos los países para todo tipo de actividades). La instalación de recetas de IFTTT también puede aumentar la eficacia del trabajo remoto en el extranjero. Por ejemplo, activa una receta para recibir un mensaje de texto cuando tienes e-mails importantes de tu jefe o de tus clientes VIP.

Si trabajas en ruta, considera bajarte LoungeBuddy cuando viajas en avión. Esta aplicación te ayuda a encontrar zonas de descanso en todos los aeropuertos del mundo y es ideal para viajes de negocios. Otra forma no ortodoxa de encontrar un espacio de trabajo cómodo cuando estás de viaje es HotelsByDay; este servicio te permite reservar un «día vacaciones» en un hotel local a coste más bajo de lo que costaría normalmente la noche.

Trabajar desde una zona horaria que está a unas horas por delante o por detrás de tus colegas puede ser un desafío, especialmente para el trabajo en equipo o los proyectos de plazos cortos. Hay que estar preparado para adaptar tu rutina diaria, que incluye tu planificación del sueño y comidas, si trabajas para una empresa en una zona horaria complicada.

Para los trabajos remotos en los que son particularmente densos en el intercambio de e-mails, Boomerang es una herramienta útil. Programa los e-mails para que se salgan a horas concretas de manera que no los envíes a tus colaboradores a las 3:00 de la mañana, y activa recordatorios de seguimiento para que no pierda nada por el camino.

Un café con una red WiFi segura puede ser una alternativa más económica que pagar por una mesa fija en un espacio de trabajo compartido.

Si tu equipo usa Google Calendar u otro tipo de sistema de programación, asegúrate de que lo gestionas de manera meticulosa. Bloquea el tiempo de tu programación en el que no vas a estar disponible de manera que tus colaboradores siempre sepan cuando estás fuera de juego.

Una comunicación clara con tu equipo sobre tu disponibilidad es clave para que la actividad transcurra dentro de lo normal en circunstancias anormales

Por último, programa tu trabajo de manera que mantengas un equilibrio entre el trabajo y tu vida. Puede ser tentador intentar trabajar fuera de horario o intentar mantener un día de trabajo «normal» según tu zona horaria, pero solo haz esto si tu papel te lo permite. Si no, es fácil que te encuentres trabajando de repente 15 horas al día.

Trabajar en remoto en medio del mundo es algo con lo que cualquiera soñaría; pero hacer que esto realmente funcione, es algo muy diferente. Un poco de diligencia y mucha preparación pueden hacer realidad la vida del nómada digital.