Procrastinación desde la a hasta la z

¿De dónde viene la procrastinación y cómo evitarla?

¿Ha sufrido alguna vez la procrastinación? Sabe lo que tiene que hacer, pero ponerse a hacerlo le resulta difícil, ¿verdad?

La procrastinación es uno de los problemas más comunes con los que me encuentro cuando hablo con la gente de productividad. Empezar a hacer algo es, a menudo, la parte más difícil y aunque tengamos en mente un objetivo claro, dar el primer paso puede ser complicado.

Para preparar este artículo, me he pasado algún tiempo leyendo sobre diferentes tipos de teorías de motivación para desglosar la razón por la que procrastinamos. Con ello, espero lograr un argumento para convencerles de que lo que necesitan para dejar de procrastinar y empezar a ejecutar un sistema que haga el trabajo.

Este post me ha salido un poco de estilo «empollón», así que coja un café y ¡a por ello!

Esta simple teoría que he elaborado se llama «La Fórmula de la Ejecución». Solo veo apropiado llamarlo «ejecutar» (actuar) como algo totalmente opuesto a «procrastinar». La mejor forma de ilustrar mi teoría es así:

Se lo voy a explicar en fases:

Primero, para actuar de forma efectiva y dejar de procrastinar, necesitamos estar motivados (más sobre esto a continuación). Esto significa que necesitamos sentirnos atraídos o presionados para hacer algo. Por ejemplo, para hacer una cosa porque necesitamos hacerla (como pagar las facturas) o hacer algo porque realmente queremos (como ir al cine). Pero la motivación por sí sola no basta. Esa es la razón por la que vemos a gente que se siente motivada a hacer algo pero le cuesta mucho empezar; le hace falta un sistema.

Si la motivación es la razón por la que va a hacer una cosa, el sistema será la forma en la que lo va a hacer. El sistema ayuda a crear un sentido de la disciplina. También es muy importante para ayudarle a estructurar su trabajo de forma que sepa cuándo, dónde y cómo va a realizar ciertas tareas.

Cuando tiene la motivación para hacer algo y un sistema para ejecutarlo, llegamos a la «disciplina». Esto es, básicamente, el resultado de los dos aportes anteriores: La disciplina es especialmente importante para motivarle cuando tiene que hacer algo que no desea hacer necesariamente. Como, en realidad, no queremos hacerlo, requiere más disciplina que si estuviéramos motivados a realizar algo que queremos hacer de verdad (motivación de empuje).

Finalmente, llegamos a la «ejecución». Si se ha motivado de forma efectiva y tiene un sistema para hacer el trabajo, su disciplina mejorada le ayudará a realizar y a empezar a trabajar en la tarea que tiene entre manos.

Esta es una forma básica de ver la «La Fórmula de la Ejecución». Profundicemos un poco más en algunos de estos componentes para averiguar la razón por la que procrastinamos y para aprender lo que tenemos que hacer para actuar de forma efectiva.

La Teoría de la Motivación Temporal se puede definir como:

«Introducida en un artículo de la Academia de revisión Gerencial, esta (la teoría de la motivación temporal) sintetiza en una sola formulación los aspectos primarios de muchas otras teorías de motivación importantes, incluida la Teoría de los Incentivos, la Teoría del Impulso, la Teoría de la Necesidad, Establecimiento de Objetivos y Auto-Eficacia».

Y como ecuación, tiene este aspecto:

En otras palabras, la Teoría de la Motivación Temporal combina lo mejor de las otras teorías de motivación en una teoría en una teoría maestra.

Vamos a dejar aparte esta fórmula y a definir cada uno de los componentes:

Como ejemplo básico, pongamos que tiene que comprar comida porque son las 16:00 y no tiene nada para cenar. Es probable que su nivel de expectativa sea bastante elevado (por ejemplo, cree que lo puede conseguir) cuando salga a comprar. El valor que se obtiene de esa salida es que tendrá comida para la cena. La impulsividad es baja porque procrastinar significaría que después no va a tener nada que comer. Asimismo, la demora es bastante baja porque debe cenar unas horas después y no tiene mucho tiempo. Por tanto, su motivación para ir a comprar es elevada, así que se subirá al coche e irá.

Ahora veamos un ejemplo que lleva a la procrastinación:

Imagine que debe escribir un ensayo y tiene cuatro semanas para acabarlo. Aunque confía mucho en sus habilidades, al mismo tiempo no espera conseguir un sobresaliente. No va a obtener mucho valor de este ensayo. Es cierto que podría conseguir una buena nota si lo intenta en serio, pero no sería lo mismo si ganara dinero con este ensayo. Por estas razones, se volverá más impulsivo. Vamos a afrontarlo. Hay cosas más interesantes que puede hacer con su tiempo, ¿verdad? Y, por supuesto, tiene cuatro semanas para terminar el ensayo, por eso no hay prisa para ponerse en este mismo momento y, por ahora, lo deja de lado. Boom – ¡procrastinación!

Aquí lo tiene: los componentes básicos de la motivación. Ahora, veamos cómo tener un sistema ayuda a abordar cada uno de estos componentes de motivación para que pueda evitar la procrastinación.

Cuando digo «sistema» a lo que realmente me refiero es a una forma de organizar su trabajo. Por ejemplo, mi sistema está compuesto de herramientas como Asana, Evernote y Sunrise Calendar que me permiten estar organizado, planear mi tiempo y actuar de forma definitiva. Pero un sistema va más allá de usar unas simples herramientas. Se trata de adoptar los hábitos correctos que le permitan trabajar de forma más efectiva. Por ejemplo, tomarse tiempo para planear sus tareas para mañana, anotar y gestionar revisiones mensuales. Un sistema es un método universal que explica la forma en que hace su trabajo.

Veamos cómo tener el sistema correcto puede coordinarse con la teoría de la motivación:

Expectativa – Un sistema ayuda a crear la creencia de que podemos hacer algo. Por ejemplo, es posible que a menudo piense que no tiene tiempo para hacer alguna cosa. Bueno, ¡piénselo de nuevo! Averigüe cuánto tiempo puede tardarse en realizar determinada tarea, después establezca los bloques de tiempo que necesite para completarla en su calendario. Cuando lo ponga todo en su calendario de este modo, podrá ver el tiempo que se tarda en ejecutar esa tarea. Puede verse mentalmente acabándola a tiempo. Realizar este proceso de programación ayuda a mejorar la autoconfianza de que, de hecho, puede hacer las cosas.

Lo otro que hay que señalar es que mantener todas sus ideas y recordatorios mentales en la cabeza puede resultar un poco abrumador. Al realizar el proceso de pasar todo lo que tenemos en la mente a un sistema usando herramientas como ToDoist o Asana no se tiene que preocupar de recordar nada y, de forma natural, empezará a creer más en sí mismo.

Valor – Todos los sistemas buenos empiezan normalmente con la planificación. Al realizar el proceso de planificación adecuado y averiguar sus principales objetivos, podrá aumentar el valor percibido que se puede conseguir al hacer algo. En resumidas cuentas, esto es establecer objetivos, ¿verdad? Se trata de definir de forma clara lo que quiere conseguir. Al aclarar sus objetivos, tiene más razones para hacer el trabajo necesario para alcanzarlos y será menos propenso a procrastinar.

Impulsividad – Cuando realiza el anterior proceso de planificación y programación, se está comprometiendo tácitamente consigo mismo a hacer algo. Está diciendo: «Voy a conseguir ABC en la fecha XYZ y, cuando lo haga, lograré estos resultados». Cuando crea una estructura en torno a sus objetivos y trabaja así, es menos posible que sea impulsivo cuando se considere responsable de estos resultados.

Demora – Esto es más difícil de mitigar porque la mayor parte del tiempo está fuera de nuestro control. Cuando no tenemos mucho tiempo para hacer algo, nuestro sistema puede ayudar a nuestro plan, priorizar y ejecutar los pasos más esenciales necesarios para conseguir lo que quiere. Cuando tiene mucho tiempo para acabar su tarea, cuenta con un poco más de flexibilidad. Pero el hecho de tener más tiempo, no significa que debería usarlo todo. Su sistema le puede ayudar a terminar el trabajo pronto y a asegurarse de que tarda demasiado en una tarea.

Tener el sistema correcto le sirve para estructurar su trabajo y esto nos permite mitigar las causas de la procrastinación.

Como he mencionado antes, la disciplina es su disposición para hacer lo que necesita cuando no se siente motivado. Por eso, cuando experimenta la motivación de impulso (por ejemplo, está haciendo algo porque debe hacerlo no porque quiera) tendrá que ser más disciplinado. Sin embargo, si está trabajando en algo que le apasiona, la disciplina es lo menos importante.

No quiero decir que no tenga que ser disciplinado cuando trabaja en cosas que quiere hacer. Aun así necesita la disciplina para darles prioridad y elegir las cosas que hay que hacer antes.

Lo bueno de tener un sistema es que ayuda a crear más disciplina en torno a su trabajo independientemente de que quiera o no hacerlo. Por eso, aunque no quiera hacer algo tiene un sistema que todavía puede actuar de forma efectiva. Y, si es disciplinado y está haciendo algo que le preocupa, estará bastante motivado y le resultará mucho más fácil hacer cosas y evitar la procrastinación.