¿Cómo aprender a administrar su tiempo y alcanzar objetivos?
Es posible que esté haciendo la mayoría de las cosas de forma adecuada para lograr los mejores resultados de esta semana, pero estos resultados de su duro trabajo quizás no sean demasiado impresionantes. Tal vez sea el enfoque y la planificación lo que necesita poner a punto. O mejor aún, tiene que elaborar un plan mejor y más inteligente para hacer las cosas cada día. Después de todo, un plan perfecto es aquel en el que las claves son productivas. Mejore su productividad con estas ideas.
1. Dedique un tiempo cada semana a priorizar objetivos con grandes imágenes para la semana siguiente, el mes y el trimestre.
2. Use recordatorios que le notifiquen las tareas inminentes que tiene que acabar a lo largo del día.
3. Cambie su reunión habitual de horas a solo 20 minutos y asegúrese de que quien le pida más tiempo sepa que se va a marchar pronto.
4. Siga rutinas diarias estrictas. Conseguir una gran productividad no es cuestión de suerte. Es más bien dedicación.
5. Quédese en ese momento. Si se siente superado (como mucha gente), puede que no sea por lo mucho que tiene que hacer, sino, más bien, porque está tratando de hacer muchas cosas a la vez, dice Douglas Merrill fundador de ZestFinance.
6. Ignore su correo electrónico. Esto puede parecer mucho más fácil de lo que es, ya que la mayoría de la gente suele mirarlo cada 5 o 10 minutos. Pero si suma todos los minutos que pasa mirando su bandeja de entrada y contestando, es fácil ver por qué pierde tanto tiempo.
7. Ocúpese solo de una cosa a la vez. Hágalo ahora. Cuando se la quite de la cabeza, podrá centrarse completamente en el siguiente tema.
8. Escriba una lista de lo que tiene que dejar de hacer. Todas las personas productivas establecen listas de lo que tienen que hacer. Pero las que juegan en primera categoría también anotan lo que se comprometen a dejar de hacer. Steve Jobs decía que lo que hacía Apple no era tanto lo que decidían fabricar como los proyectos que decidían ignorar.
9. No diga que sí a todo lo que le pidan. La mayoría de nosotros necesitamos gustar a los demás. Esto nos lleva a que digamos que sí a todo, lo cual acaba con su productividad de élite.
10. Cuesta decir que no. No esté siempre disponible para todo el mundo. Cero interrupciones. Concentración total. Resultados impresionantes.
11. Las multitareas no funcionan. Los investigadores creen que el cerebro humano solo tiene una gran capacidad para procesar, por tanto, al tratar de realizar varias tareas diferentes a la vez, se estará atascando en lugar de maximizar su eficiencia.
12. Siga reduciendo sus reuniones. Las reuniones pueden ser vitales para discutir objetivos y establecer una visión de futuro. Si no se controlan, se convierten en algo desmesurado, que consume horas y horas (o, en casos extremos, incluso días) de su tiempo sin que se decida nada importante.
13. Use aplicaciones de seguimiento de tareas como Todoist, Wunderlist o Asana para acabar las tareas genéricas a lo largo del día cuando tenga unos minutos libres.
14. Convierta en una prioridad el hecho de acabar todo lo que ha puesto en su lista de cosas para hacer cada día. Evite al máximo la procrastinación.
15. Lleve un diario y apunte todos los pensamientos, conversaciones y actividades de su semana. Esto ayudará a entender lo mucho que puede hacer a lo largo de un día y dónde van a parar sus momentos preciosos.
16. Externalice todo aquello en lo que no pueda ser el mejor del mundo. Céntrese solo en actividades en las que pueda ser el mejor.
17. Para emplear su tiempo de la mejor forma mientras trabaja, debería preparar una serie de objetivos diarios que tengan logros concretos.
18. Use su calendario como diario en «tiempo real» de aquellos a quienes llama y lo que hace en intervalos temporales a lo largo del día. Haga que sea más fácil recordarlo en el futuro.
19. Use la tecnología de su smartphone para dictar recordatorios, eventos y tareas que tiene que hacer cuando se acuerde de estos a lo largo del día.
20. Si tiene un proyecto especialmente largo que parece abrumador, divídalo en partes más pequeñas y más manejables. Después ocúpese de una parte a la vez. Haga una lista y experimente la sensación de conseguir algo cuando le quite la señal a una de estas tareas pequeñas.
21. Emplee los primeros 30 minutos o menos del día en planear su jornada. No empiece a hacer nada hasta que no acabe su plan diario. El momento más importante del día es el momento en que programa para programar la jornada.
22. Siga la regla 80/20. ¿Sabía que solo el 20% de lo que hace cada día produce el 80% de sus resultados?
23. Establezca un periodo de tiempo y una fecha de vencimiento para sus proyectos más importantes, y sea realista respecto a la cantidad de tiempo que le van a suponer.
24. Planee pasar al menos el 50% de su tiempo involucrado en los pensamientos, las actividades y conversaciones que producen la mayoría de sus resultados.
25. Es importante que organice su jornada según el ritmo natural de su cuerpo, dice Carson Tate, fundador y socio administrador de la consultoría de gestión Working Simply. Ocúpese de tareas difíciles cuando su energía esté al máximo.
26. El cerebro también aprende y realiza tareas complejas agrupando temas similares. Tate sugiere usar esa habilidad programando tareas similares consecutivas. Por ejemplo, podría hacer todas las llamadas de teléfono una detrás de otra, o escribir y enviar correos electrónicos a la vez.
27. Una buena dosis de aire fresco y luz del día, fuera del entorno antinatural de la oficina, es bueno para el espíritu. Sobre todo, si el entorno de su oficina es sofocante y oscuro, y tiene aire acondicionado.
28. Es fundamental hacer descansos y dejar que su cerebro repose. Salga a pasear o charle un poco con el fin de estar más fresco para afrontar nuevas tareas. Volverá con las pilas cargadas y preparado para lograr una mayor eficiencia.