El diseñador residente en Montreal, Étienne Garbugli, ha pasado por todo eso. Pero a medida que se ha ido haciendo mayor, ha aprendido a gestionar su tiempo y la carga de trabajo de una manera más eficaz. A día de hoy es un consultor y empresario, y ha publicado recientemente su primer libro, «Lean B2B: Build Products Businesses Want».
El año pasado, recogió algunas de sus lecciones favoritas en la presentación de SlideShare «26 trucos de gestión de tiempo que ojalá hubiera conocido cuando tenía 20 años». En diciembre, SlideShare la consideró la ponencia «Más popular» de 2013.
A continuación, hemos explicado algunos de los mejores consejos de Garbugli para gestionar el tiempo que todo el mundo debería aprender sobre los 20 años.
1. Siempre hay tiempo. El tiempo es prioridades
Nunca te «quedas sin tiempo». Si no terminas algo para cuando debería estar listo, es porque no lo consideras urgente o lo suficientemente agradable para priorizarlo sobre cualquier otra cosa que estabas haciendo.
2. Los días siempre se llenan más rápido de lo que esperabas
Guarda algún tiempo de repuesto. Como dijo el fundador de Ruby on Rails y Basecamp, David Heinemeier Hansson, «Solo planea de cuatro a cinco horas de trabajo real al día».
3. Trabaja más cuando estás concentrado. Relájate cuando no lo estés
Algunos días estarás despistado, y otras veces serás capaz de mantener tu atención durante 12 horas seguidas. Disfruta de esos días.
4. Abandona la multitarea. Esto acaba con tu concentración
Se han realizado estudios académicos que han descubierto que el cerebro gasta energía cuando reajusta su atención de un elemento a otro. Si pasas el día haciendo muchas tareas, está agotando a tu cerebro.
5. Siempre estamos más centrados y somos más productivos cuando disponemos de un tiempo limitado
El trabajo siempre parece encontrar una manera de llenar el espacio asignado para ello, por lo que fíjate límites de tiempo más cortos para cada tarea.
6. Trabajar es la mejor manera de conseguir trabajo. Comienza con pequeñas tareas para progresar
El plan de negocios que necesitas para terminar puede ser intimidante a las 8 de la mañana. Centra tu mente en el camino correcto con tareas fáciles, tales como contestar e-mails de trabajo importantes.
7. Trabaja de forma iterativa. Las expectativas de hacer las cosas perfectamente son sofocantes
El general George S. Patton dijo una vez: «Un buen plan ejecutado ahora es mejor que un plan perfecto ejecutado la semana que viene».
8. Más horas de trabajo no significan más productividad. Utiliza las limitaciones como oportunidades
No te engañes pensando que sentado en tu escritorio encontrarás de alguna forma trabajo para ti. Haz lo que puedas para terminar tu tarea actual dentro de tus horas de trabajo en vez de trabajar por la noche.
9. Separa las tareas que no necesitan pensar de las tareas estratégicas para ser más productivo
Idealmente, puedes organizar tus ideas y luego ejecutarlas. Si detienes tu flujo de trabajo constantemente para replantearte algo, estás ralentizándote.
10. Organiza las reuniones importantes temprano. Se suele desperdiciar el tiempo anterior a cualquier evento
Si tienes una reunión importante prevista para las 4 de la tarde, no puedes dejar de pensar en esa reunión durante todo el día. Intenta tener las reuniones temprano para así no tener que preocuparte por ellas durante el día.
11. Programa las reuniones y la comunicación por correo electrónico o por teléfono para crear bloques de trabajo ininterrumpido
Interrumpirás tu flujo de trabajo si te pasas todo el día intentando localizar a la gente.
12. Haz pequeños descansos. Es bueno descansar entre periodos de trabajo intenso
Pruebe la «Técnica Pomodoro» de Francesco Cirillo. «Pomodoro» es la palabra italiana para «tomate», y se refiere a al temporizador de cocina Cirillo con forma de tomate que utiliza para dividir su trabajo en incrementos de 25 minutos con descansos de 5 minutos entre medias. Puedes utilizar la misma idea con tus propios incrementos.
13. Divide una gran tarea en bloques más fáciles de manejar
El entrenador de fútbol de Alabama, Nick Saban, sigue una filosofía similar que él llama el Proceso. En vez de hacer que sus jugadores se centren en ganar el campeonato, les entrena para que únicamente se centren en lo que tienen justo delante de ellos - cada bloqueo, pase y un gol.
14. No hay dos tareas que tengan la misma importancia. Prioriza siempre. Sé muy cuidadoso con las listas de tareas pendientes
Las listas de cosas por hacer son formas eficaces de programar tu día.
15. Sabe lo único que realmente hay que hacer durante el día
Para ayudarte a priorizar, determina qué tarea es más importante, y enfoca tu energía en conseguir hacerla lo antes posible.
16. Delega y aprende a utilizar al resto de personas
Para ser realmente eficiente, supera el miedo de entregar trabajo a otra persona. «Si alguien puede hacer el 80% del trabajo, entonces ¡delega!» dice John C. Maxwell, autor de « How Successful People Think: Change Your Thinking, Change Your Life» (Cómo piensa la gente de éxito: Cambie su pensamiento, cambie su vida).
17. Olvídate de ayer. Solo piensa en hoy y mañana
No te distraigas con cualquiera de los éxitos o fracasos del pasado. Céntrate en lo que está justo delante de ti.
18. Establece plazos para todo. No dejes que las tareas se extiendan indefinidamente
Emplear demasiado tiempo en un proyecto o mantenerlo en un segundo plano durante demasiado tiempo dará lugar a un estancamiento. Haz las cosas y sigue adelante.
19. Siempre toma notas
No asumas que recordarás todas las buenas ideas que se te ocurran durante el día. No importa si se trata de un portátil, una pizarra, o una aplicación para el móvil – simplemente apunta las cosas.
20. Anota los pensamientos no relacionados que se te ocurran cuando estás concentrado, para que no se queden en tan solo distracciones
Así te librarás de ellos sin perderlos.