Procrastinar de forma productiva

Buenas noticias: procrastinar no es siempre algo malo.

Tiene que entregar un proyecto importante, pero en vez de hacerlo, se pone a organizar estanterías o a ver vídeos en Youtube. Le suena, ¿verdad? Le traemos buenas noticias: procrastinar no es siempre algo malo.

En muchos casos, este «tiempo perdido» se puede utilizar como una forma de aumentar su productividad.

Ahora que llevo cuatro años al frente de mi empresa, he llegado a la conclusión de que la procrastinación puede resultar muy útil a veces. En mi startup tenemos un «tablero de procrastinación», donde se anima a todos los empleados a hacer una lista de las tareas que quieren llevar a cabo al día siguiente. Como esto es algo a la vista de todos, funciona muy bien para aumentar la motivación y la responsabilidad. Cuando ponemos algo en el tablero, la tarea o el proyecto casi siempre se completa al día siguiente. Y normalmente, las tareas están bien hechas.

Casi siempre se puede aprender algo de la procrastinación cuando nos detenemos a analizarla. Estas son algunas de las formas que le ayudarán a impulsar su productividad.

Parece que procrastinar es una pérdida de tiempo pero, ¿y si no lo fuera? Un ensayo escrito por el profesor de Stanford John Perry muestra que los que procrastinan con cabeza son en realidad más productivos. De acuerdo con este ensayo, casi nunca los procrastinadores no están haciendo «nada». Simplemente evitan el trabajo más importante y lo sustituyen por otra cosa.

De esta forma, muchas veces cogerá impulso empezando primero con las tareas más fáciles. Puede limpiar, pagar facturas, trabajar en otro proyecto, enviar correos electrónicos atrasados, o hacer otra cosa. Siempre encontrará alguna excusa para desviarse de lo que realmente tiene que hacer.

¿Qué hacer ante esto? Haga una lista de cosas pendientes y coloque la tarea más importante en la parte superior. Si siente que no puede empezar a trabajar en la tarea importante en ese momento, comience centrándose en las tareas más fáciles. La procrastinación se convertirá para usted en una forma de ganar impulso. Una vez que haya acabado algunas tareas, pase a la más importante.

Bill Gates dijo una vez: «Elijo a una persona perezosa para hacer un trabajo duro, ya que encontrará una manera fácil de hacerlo». A veces dejamos de lado una tarea porque es demasiado difícil. Esto se puede cambiar haciendo que el trabajo sea más fácil. Invente un nuevo enfoque para hacer la misma tarea y simplifíquela. Si no está seguro, pregunte a alguien para tener una opinión externa.

¿Qué hacer ante esto? En lugar de tener un ataque de ansiedad porque no ha completado su trabajo, sea consciente de sus actos. Escuche a la procrastinación: ¿Qué le quiere decir? ¿Hacer la tarea es mala idea? ¿Hay alguna otra forma de hacer la tarea? Ser consciente de ello le ayudará a adoptar soluciones creativas.

Para procrastinar mejor, es necesario cambiar la forma en la que lo hace. Decida de antemano cuánto durará su descanso. Hacer descansos de forma consciente y de corta duración le ayudará. Utilice los descansos para despejarse. Si lleva mucho tiempo en la misma posición, levántese y dé un paseo. Se sentirá mejor al volver al trabajo. No se olvide de tener a mano un reloj para no despistarse.

¿Qué hacer? Controle el tiempo que pasa trabajando frente a la cantidad de tiempo que dedica a procrastinar para hacer descansos de forma inteligente. Puede utilizar páginas web como Rescuetime, que se ejecuta en un segundo plano, para observar sus hábitos de navegación. Esta página le permitirá visualizar gráficos con la cantidad de tiempo que pasa de manera productiva y la cantidad de tiempo que dedica a ver vídeos o navegar por las redes sociales. Es importante saber en qué está procrastinando. Sea honesto acerca de sus hábitos y a qué dedica su tiempo. Recuerde que tiene más energía a ciertas horas del día. Puede buscar los patrones de la procrastinación y hacer descansos cuando sea necesario para aumentar su productividad.

En algunos casos la procrastinación se produce porque le gusta trabajar bajo presión. Un estudio sugiere que cuanto más complicada sea la tarea, más tiempo pensará que tiene que hacerla. En nuestra mente, pensamos que la tarea requiere una gran cantidad de tiempo y que el plazo debería ser más extenso. Cuando suena el reloj, cunde el pánico y dedicamos todos nuestros esfuerzos a completarlo. Esto es especialmente cierto para las personas que trabajan en disciplinas creativas. Los plazos se convierten en una herramienta de motivación que conduce a la creatividad.

¿Qué hacer ante esto? Establezca una fecha límite personal antes de la fecha límite real. Vaya marcando el progreso que debe alcanzar en cada fecha. De esta manera, mantendrá la presión de la fecha límite sin llegar a incumplir los plazos. Considere la posibilidad de enviar mensajes o llamar a un amigo para ayudarle a seguir siendo responsable.

La procrastinación puede ayudarle a tomar mejores decisiones. Frank Partnoy, autor de Wait: The Art and Science of Delay (Esperar: el arte y ciencia de retrasar las cosas) dice que cuando nos enfrentamos a una decisión, debemos evaluar cuánto tiempo tenemos para hacerlo, y luego esperar hasta el último momento para tomarla.

¿Qué hacer ante esto? Pensar en las ventajas y los inconvenientes de la decisión que vayamos a tomar. Incluso después de este paso, es posible que necesite algo de tiempo para sentirse bien acerca de la decisión. Establezca una fecha límite tal y como se mencionó anteriormente en el punto número cuatro para que pueda mantenerse concentrado.

Es importante conocer la diferencia entre hacer un descanso que le permitirá relajarse y despejarse y uno que le hará perder toda la concentración. La autoconciencia es la cuestión de fondo de la procrastinación. Una vez que sea consciente de lo que está haciendo, se dará cuenta de que puede ser más productivo. Utilice esta herramienta de autoconocimiento para procrastinar de una forma que le ayude a rendir más.