Las normas de etiqueta del mundo de los negocios

Las normas de conducta en un ambiente de negocios son diferentes de las de otros ámbitos. ¿Cuál es entonces el comportamiento adecuado en el mundo empresarial?

Las situaciones profesionales sociales pueden ser extrañas y por desgracia muchos acaban poniéndose en ridículo porque no entienden que las normas de protocolo en los negocios difieren de las de otros contextos.

En el libro Etiqueta y estilo en los negocios, Barbara Pachter escribe acerca de las normas necesarias para que la gente sepa cómo comportarse y presentarse apropiadamente en contextos sociales profesionales.

A continuación, se exponen los consejos más importantes sobre cómo presentarse a uno mismo, cómo vestirse y qué pedir en los restaurantes, todo extraído del libro de Pachter.

Según Pachter, «Levantarse ayuda a imponer su presencia. Es más fácil que sea ignorado si no se levanta. Si le pillan desprevenido y no puede levantarse, inclínese hacia delante dejando claro que se levantaría si pudiese».

En una situación empresarial debería usar su nombre completo, pero también debería prestar atención a la forma en la que los demás quieren ser presentados.

Si tiene un nombre demasiado largo o difícil de pronunciar, Pachter le aconseja que considere cambiarlo o acortarlo o escribir la pronunciación de su nombre en una tarjeta de visita y repartirlo entre los demás.

Según la escritora, es la persona de mayor rango o el anfitrión el que dentro del contexto laboral actual debería extender la mano primero, independientemente del sexo al que pertenezca. «En caso de que el anfitrión o persona de mayor rango no extienda la mano inmediatamente (en ocasiones debido a la confusión por sexos), la persona de rango inferior debe extenderla sin dilación».

De cualquier forma, el estrechamiento de manos debe darse. «En Estados Unidos, el estrechamiento de manos es el saludo empresarial. Si quiere que se le tome en serio, tiene que estrechar la mano y hacerlo correctamente».

Según Pachter, «la vestimenta, que es una forma importante de comunicación no verbal, puede mejorar la reputación profesional de una persona o puede desmerecer su credibilidad. Querrá enviar un mensaje profesional a través de la elección de su vestimenta».

Averigüe siempre cuál es el código de vestimenta de cada evento, reunión o restaurante al que vaya y asegúrese de que su vestimenta siga las normas.

Según Pachter, «Solo hay que decir gracias una o dos veces dentro de la misma conversación. De lo contrario, acabará disminuyendo su impacto y usted acabará pareciendo inútil y necesitado».

Debería enviar notas de agradecimiento en las siguientes 24 horas y debería hacerlo por separado a todo aquel que quiera darle las gracias.

Según Pachter, «Antes de optar por un e-mail o una nota escrita a mano, piense que una carta corriente tarda varios días en llegar a su destino mientras que un correo electrónico lo hace casi de inmediato. Esta diferencia temporal puede ser importante tras una entrevista de trabajo si la decisión sobre el candidato se hace rápidamente».

Todo el mundo se lleva el teléfono a todas partes hoy en día, pero debería evitar sacarlo durante las reuniones.

Puede que se vea tentado a enviar un mensaje o un correo electrónico, pero no importa cuán hábil pretenda ser, ya que la gente se dará cuenta y es de mala educación.

Asimismo, no deje el teléfono encima de la mesa cuando esté reunido con alguien porque le está diciendo que está muy preparado para dejarle y conectarse con otra persona.

Está bien sostener la puerta abierta al invitado pero, según Pachter, no debería retirarle la silla a nadie independientemente del sexo al que pertenezca. En un contexto empresarial, debería de olvidar las reglas sociales de sexo.

«Tanto los hombres como las mujeres pueden apartar la silla para sentarse».

Tanto los hombres como las mujeres lo hacen pero puede ser motivo de distracción o incluso demasiado sexy para un contexto profesional, afirma Pachter.

Según Pachter, «Se señala con la palma abierta y los dedos juntos, ya que si se hace con el dedo índice parece agresivo. Tanto los hombres como las mujeres señalan, pero las mujeres tienden a hacerlo con más frecuencia que los hombres».

Preste atención cuando escriba un nombre de su agenda en la casilla de «para» de un e-mail. Es fácil seleccionar el nombre incorrecto, que es lo que realmente no quiere hacer.

Pachter afirma que no debería usar un cuchillo para cortar los panecillos en una cena de negocios.

«Parta el panecillo por la mitad o separe un trozo para ponerle mantequilla según se los vaya comiendo».

Según Pachter, si pide un filete o langosta demasiado caros, por ejemplo, parecerá que está aprovechándose de su anfitrión. «Sin embargo, si el anfitrión recomienda algo, puede elegir de entre cualquiera de sus sugerencias, aunque sigue siendo mejor no elegir la más cara». Lo mismo se aplica al vino.

Por lo tanto, tenga cuidado cuando pida un «especial». «Muchos camareros no mencionan el precio de los especiales de la noche y estos pueden costar entre un 10-40% más que los elementos habituales del menú, pero no se puede preguntar tranquilamente por el precio de un especial en una situación empresarial». Le irá mejor permaneciendo al margen.

«No es el camarero», dice Pachter. «Deje que el personal de servicio haga su trabajo». Además, si la persona o personas con las que esté cenando no han acabado, puede que se sientan apresuradas y puede que usted parezca maleducado.

Esto significa que si el invitado pide un entrante o un postre, usted debería hacer lo mismo.

Según Pachter, «No quiere incomodar a su invitado comiéndose un solo plato».

Según Pachter, «Usted está ahí por negocios y no por las sobras. Las bolsas para llevar son adecuadas para cenas familiares, pero no para ocasiones profesionales».

Recuerde que «left» (izquierda) consta de cuatro letras y «right» (derecha) de cinco.

Pachter escribe:

«La comida se coloca a la izquierda del plato principal. Las palabras "food" (comida) y "left" constan de cuatro letras. Si la mesa se ha preparado correctamente, el pan, la ensalada o cualquier otro plato de comida se habrán colocado a la izquierda del plato principal. Igualmente, las bebidas se colocan a la derecha del plato principal y las palabras "glass" (vaso) y "right" constan de cinco letras. Cualquier vaso o bebida se colocarán a la derecha del plato principal».

Las palabras right y left también funcionan para los utensilios. El tenedor (cuatro letras) se coloca a la izquierda mientras que el cuchillo y la cuchara (cinco letras respectivamente) se colocan a la derecha.

Asimismo piense en la palabra «BMW» cuando intente recordar dónde colocar los platos y los vasos. La regla nemotécnica con BMW se desglosa en «bread, meal, and water» (pan, comida y agua) y sirve para recordar que «el plato para pan y mantequilla queda a la izquierda, la comida en el medio y el vaso del agua a la derecha».

Según Pachter, «Si usted realizó la invitación, es usted el anfitrión y debería pagar la cuenta sin importar el sexo al que pertenezca. ¿Qué ocurre si el invitado varón quiere pagar? Una mujer tiene varias opciones. Puede decir: «No pago yo sino la empresa» o puede excusarse de la mesa y pagar la cuenta lejos de los invitados. Esta opción también es válida para los varones y es una forma muy refinada de pagar la cuenta».

«Pero, en conclusión, no se desea discutir por la cuenta. Si un invitado masculino insiste en pagar a pesar de los esfuerzos de la anfitriona, déjele pagar».

Pachter afirma que usted es el que tiene que hablar a medida que va hacia la salida. «Recuerde marcharse cuando esté hablando. En ese momento tiene el control de la situación y hace una salida mucho más fluida».

Debería tener preparadas algunas «frases de despedida» en caso de tener que abandonar una conversación. Puede decir: «encantado de conocerle» o «ha sido un placer hablar con usted» o «nos vemos en la reunión de la semana que viene».

También puede excusarse para ir al baño, a comprar comida o decir que quería ver a alguien antes de irse.