Cómo gestionar una avalancha de información

Estamos constantemente bombardeados con nueva información, lo que provoca estrés, falta de concentración y fatiga mental. ¿Qué estrategias podemos adoptar para hacer frente a esta realidad?

Para entender cómo el estar constantemente conectado por medio de ordenadores y dispositivos móviles ha invadido nuestra rutina de trabajo, fíjese en el experimento del sapo en una olla con agua hirviendo.

Un sapo en una olla con agua fría que se calienta poco a poco no va a percibir que está hirviendo hasta su muerte si el cambio se produce de forma progresiva. De la misma forma, la web ha afectado nuestra atención y nuestra productividad. Aunque haya sido de forma lenta, nuestro nivel de distracción ha aumentado sin duda, ya que la evolución de internet en las últimas décadas ha traído consigo el correo electrónico, páginas web, mensajería instantánea, foros, redes sociales y vídeos.

Esforzarnos por gestionar el uso de la tecnología de la mejor forma, o alejarnos de distracciones como lo pueden ser las actualizaciones en las redes sociales o correos electrónicos, puede ser muy difícil, si no imposible para algunos, ya que exige una verdadera fuerza de voluntad.

¿Cuál es la respuesta de las organizaciones actuales en relación al bloqueo y restricción del acceso a contenidos y servicios que pueden ser verdaderamente útiles? El bloqueo de ciertos contenidos de la web solo puede impedir el progreso y la innovación, y reaccionar de una forma lenta puede tener un impacto negativo en la adaptación tecnológica, como se ha comprobado con el sistema informático del servicio nacional de sanidad británico, especialmente ahora que en internet se pueden encontrar más cosas.

Si queremos avanzar hacia el conocimiento, es esencial tener acceso a toda la gama de contenido online. Siempre habrá algún contenido en la web que necesitaremos buscar. Los esfuerzos por censurar la pornografía online, por ejemplo, han llevado a hacer un uso demasiado estricto de filtros, algunos tan inútiles que han hecho que se bloqueen sitios web legales de educación sexual.

Procrastinar no es algo nuevo y las personas siempre encontrarán la forma de dar prioridad a otras cosas que no sean el trabajo. Existen medios para ayudar a combatir estas distracciones, aunque solo sea por un tiempo.

El problema de la distracción digital es que comienza a partir del momento en el que nos sentamos frente a la pantalla del ordenador, o incluso antes. Una vez que abrimos nuestra cuenta de correo nos dejamos llevar por conversaciones, preguntas y noticias. Cuantos más correos llegan, más nos sentimos obligados a responder.

Una solución útil incluye de nuevo la estrategia de la analogía del sapo. Todos tenemos tareas que ignoramos y retrasamos para darle vueltas a asuntos que tenemos en nuestro subconsciente. Tenemos que acabar esas tareas. ¿Por qué no comenzar el día haciendo exactamente eso y «tragándonos ese sapo?». En vez de mirar las actualizaciones frívolas de las redes sociales y los correos, enfréntese a una tarea importante que ha dejado pendiente desde primera hora de la mañana.

La famosa técnica Pomodoro propone concentrarse durante 30 minutos en una única tarea, a lo que le seguirá un descanso. Puede ser útil para dedicarle tiempo a proyectos específicos. Otra forma de evitar las distracciones es crear listas o utilizar aplicaciones de gestión del tiempo como la de 30:30 o una Wunderlist. Estas le ayudarán a crear una rutina estructurada para su jornada laboral, lo que es especialmente útil si necesita utilizar las redes sociales de forma profesional, pero a su vez precisa gestionar el tiempo para acabar otras tareas.

En los dos últimos años ha aumentado la atención que se presta a la meditación con programas como el famoso Headspace de Andy Puddicombe, que sigue ganando adeptos. En una oficina con mucho movimiento, estas herramientas ofrecen una buena solución al problema de pérdida de concentración. Tan solo cinco minutos de meditación pueden ayudar a calmar la mente y devolverle la concentración que necesita para acabar la tarea con la que esté trabajando. Varios estudios han destacado los beneficios de la meditación en la productividad de un trabajador digital y en su estado de felicidad general.

Aún se utilizan las agendas de papel, aunque su popularidad haya disminuido debido a la aparición de numerosas alternativas electrónicas. No obstante, esas alternativas no siempre funcionan, lo que puede resultar en un día repleto de tareas desorganizadas e incompletas. Una solución mejor se basa en crear un calendario personal online que incluya el calendario laboral. Al organizarlo todo, desde las redes sociales y correos electrónicos hasta el tiempo con la familia y los huecos libres, es posible hacer un mejor uso del tiempo del que dispone.

Llega un momento en el que tenemos que ir quitándonos de cosas que no nos benefician, ya sea comida, bebida o redes sociales. También tenemos que darnos cuenta de que buscar aquello que nos distraiga de nuestras actividades diarias no es sano, sobre todo si sabemos que podemos limitar ese comportamiento.

El profesor Steve Peters ha ayudado a muchas estrellas del deporte a controlar esta parte impulsiva y emocional del cerebro, algo a lo que denomina el «cerebro de chimpancé». La manera más fácil de hacerse con el control se basa en no alimentar esos impulsos, como por ejemplo, no abriendo el correo electrónico. No obstante, no es fácil encontrar un término medio entre la limitación y el uso necesario.

Hay quien ha intentado limitar la dependencia del correo electrónico y los efectos que tiene en los trabajadores desconectando su cuenta durante ciertos periodos de tiempo. En Alemania se han hecho llamamientos para impedir que las empresas contacten con sus empleados fuera de su horario de trabajo. Aunque esto esté bien para los que trabajan de nueve a cinco, no se puede aplicar a todo el mundo, ya que dependerá de las circunstancias personales o del tipo de trabajo de cada uno.

Las herramientas de autogestión constituyen una opción mejor. Para los usuarios de Google existe una aplicación llamada Inbox Pause que impide que aparezcan nuevos correos electrónicos durante un cierto periodo de tiempo. También existen limitaciones para el correo electrónico en dispositivos móviles para que solo se actualice cuando estos estén conectados a las redes de trabajo o a las de casa, lo que significa que habrá menos probabilidad de que esté comprobando su correo a todas horas mientras vaya por la calle o esté de vacaciones.

No obstante, todo esto requiere un compromiso de nuestra parte, como cualquier otro cambio en nuestro estilo de vida, ya que está relacionado con nuestra voluntad de cambiar. La tecnología continuará integrándose en nuestras vidas cuando estemos en casa o en el trabajo, sobre todo con el uso de los smartphones. Por lo tanto, para controlar las distracciones, aparte de cualquier aplicación o técnica que utilicemos para ayudarnos, debemos confiar en nuestra propia autodisciplina.