Buscamos en internet interesantes preguntas y discusiones, y te presentamos las mejores. Hemos encontrado en el popular sitio de preguntas y respuestas Quora cómo podemos aumentar al máximo nuestra productividad. Nos lo cuenta Justin Rosenstein, cofundador de Asana.
Soy desarrollador de software, diseñador y empresario. Soy cofundador de Asana, un software de productividad de equipo que muchas grandes empresas (como Uber, Pinterest y Dropbox) utilizan para llevar sus negocios. Hace tiempo, cuando era director de ingeniería en Facebook, diseñé la herramienta interna de productividad de equipo en la que la empresa todavía se basa.
Baste decir que, durante mucho tiempo, he estado obsesionado con la productividad.
Estos son los consejos que considero han sido fundamentales para mi experiencia creativa. Cada consejo tiene que ver con optimizar una de estas tres áreas: tu entorno, tu mente y tus procesos.
Optimizar tu entorno
Elimina todas las distracciones
El veredicto es claro: la «multitarea» hace que la gente se sienta más productiva, pero las investigaciones demuestran que en realidad nos hace ser menos productivos. Las tentaciones del correo electrónico son poderosas, pero las interrupciones frecuentes nos hacen despistarnos más y se tarda mucho más de lo esperado en poder volver a centrarse en la tarea. Por lo tanto, cuando sea momento de centrarse:
- Pon tu teléfono en modo «No molestar». En tu iPhone: desplázate desde la parte inferior del teléfono y pulsa sobre el icono de la Luna.
- Cierra todas las ventanas del navegador que no estén directamente relacionadas con la tarea que tienes entre manos.
- Si parte de tu trabajo consiste en escribir emails, entonces trata de escribirlos de tal forma que no veas los nuevos que entran. En Gmail, marca Gmail (filtrar para no mostrar nada).
- Desactiva las notificaciones push de correo entrante en tu ordenador.
- Desconéctate del chat.
Encuentra tu propio ritmo
Si tu jornada laboral se ve constantemente interrumpida por reuniones, es muy difícil encontrar un ritmo de trabajo, un estado en el que realmente te sumerges y profundizas en tareas complejas.
- Añade a tu calendario 3 horas de «reuniones» en las que seas el único asistente. Tus compañeros planificarán el trabajo en torno a esas horas punta y tú podrás trabajar de forma ininterrumpida.
- Si es posible, consigue que toda tu empresa acuerde un día a la semana libre de reuniones. En Asana, tenemos los miércoles sin reuniones.
- Averigua qué momentos del día te van mejor para llevar a cabo distintas actividades. Haz el trabajo más duro durante el «tiempo de Superman». Este es el proceso que yo seguí para determinar que el mío va de las 10:00 a las 12:00: encontrar tu tiempo de Superman.
Domina tus herramientas
Si utilizar el ordenador durante todo el día, cada vez que vas a coger el ratón pierdes unos segundos y pierdes un poco el ritmo. Lo que te gustaría es interactuar con tu ordenador a la misma velocidad a la que piensas. Hacer esto requiere aprenderte los métodos abreviados del teclado del software que más utilices.
- Cada vez que te veas utilizando el ratón, mira a ver si existe un atajo con el teclado.Por lo general, aparecerá junto al elemento de menú o en la pequeña nota de consejo que aparece al poner el cursor del ratón sobre un botón. En un Mac: ⌘ significa Comando, ⌥ significa Opción, ⇧ significa Shift y ⌃ significa Control.
- Utiliza SizeUp para reorganizar rápidamente tus ventanas sin usar el ratón.
Optimiza tu mente
Uno de mis libros preferidos sobre optimizar la mente es The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, is the Key to High Performance and Personal Renewal de Tony Schwartz. Hasta el título del libro es un poderoso recordatorio.
Haz pausas regulares
El sentido común nos dice que cuánto más tiempo pasemos trabajando, más trabajo sacaremos adelante. Pero esto no es exactamente así. Las personas no somos robots, nuestra mente necesita un tiempo para recargarse. Las investigaciones sugieren que una pausa de 15 minutos cada hora y media es una buena norma para lograr más haciendo menos.
Medita y cuida de tu cuerpo
- Hidrátate: al empezar el día, coloco 5 vasos grandes de agua en mi mesa. Al final del día me los he bebido todos. Verlos ahí encima en un buen indicador de progreso.
- Come bien: una comida rica en carbohidratos es, por lo general, un desastre para la energía de la tarde.
- Haz ejercicio: el ejercicio cardiovascular al menos dos veces por semana está relacionado con la productividad.
- Deprisa: un día a la semana en vez de un día al mes.
- Resumiendo, asegúrate de utilizar tu tiempo fuera del trabajo para nutrirte, de forma que puedas dar el máximo de ti en el trabajo.
Supera el aplazamiento de las tareas haciendo frente al malestar
Yo no aplazo mis tareas porque sea vago; las aplazo porque la tarea que tiene mayor prioridad me hace sentir ligeramente (o no tan ligeramente) molesto. Cuando esto ocurra, deberías:
- Ser honesto sobre lo que hace que sea molesta. Escribe de forma explícita y comprensiva (o comparte con un amigo) la causa para que te genere un malestar. ¿Por qué se hace tan cuesta arriba?
- Identifica un paso posterior más llevadero. He escrito más sobre esta técnica en Cómo superar el aplazamiento de las tareas haciendo frente al malestar.
- Si no tienes suficiente energía para hacer frente al miedo en estos momentos, entonces comienza al menos con la segunda tarea en importancia de tu lista, en lugar de conectarte a Facebook. El prolífico profesor de Stanford John Perry lo llama un «aplazamiento estructurado de las tareas» y atribuye la mayor parte de su éxito a este tipo de aplazamiento.
Optimiza tus procesos
Consigue claridad para planificar
Mucha falta de productividad deriva de no tener marcadas unas prioridades, de no tener claro lo que tienes que hacer para conseguir tu objetivo y cuál es tu mayor prioridad.
- No hagas nada más hasta que no estés 100% seguro de cuáles tienen que ser tus siguientes pasos y lo hayas acordado con todos los miembros de tu equipo.
- Empieza centrándote: ¿cuál es nuestro objetivo? ¿Por qué queremos lograrlo? ¿Cuáles son los pasos necesarios para lograrlo? ¿Quién es el responsable de cada paso? ¿En qué orden tienen que llevarse a cabo? Aquí podrás encontrar más sobre cómo conseguir claridad para planificar.
Crea equipo
algunas personas les encanta trabajar solas pero, para las tareas más complejas, pienso que es más pesado y que predispone a las distracciones.
- Encuentra un compañero de equipo al que le apetezca colaborar. Algunas veces, algunas tareas que habría tardado 2 días en finalizar, pueden estar listas en 2 horas con el compañero adecuado. La «programación en pareja» es habitual en ingeniería de software, pero no sirve para nada.
- Otra alternativa es tener una conversación contigo mismo formando equipo con un editor de texto o un diario: empieza preguntándote las cosas más importantes y escribe las respuestas. Yo he tenido largos y productivos diálogos estratégicos con mi ordenador escribiendo simplemente preguntas y sus respuestas de forma libre y sin presiones.
Comprométete públicamente a una fecha límite
Utiliza la presión de grupo para tu beneficio. Si una tarea importante no tiene una fecha límite natural, yo le digo a la gente con seguridad «enviaré una copia el viernes al final del día». Como no quiero quedar mal delante de mis compañeros de equipo, me aseguro hasta la saciedad de que esté lista para el viernes.
Utiliza un programa para hacer un seguimiento de tu trabajo
Como era de esperar, creo que Asana es el mejor sitio para esto. No solo hace un seguimiento de tu propia lista de tareas por hacer, sino que también gestiona el flujo de trabajo en todo el equipo, por lo que no son necesarias reuniones interminables para mantenerse al día. También guarda las conversaciones junto al trabajo, por lo que no tienes que estar constantemente consultando emails para conseguir la información que necesitas.