Buscamos en internet interesantes preguntas y discusiones, y te presentamos las mejores. Hemos encontrado en el popular sitio de preguntas y respuestas Quora cómo podemos aumentar al máximo nuestra productividad. Nos lo cuenta Justin Rosenstein, cofundador de Asana.
Soy desarrollador de software, diseñador y empresario. Soy cofundador de Asana, un software de productividad de equipo que muchas grandes empresas (como Uber, Pinterest y Dropbox) utilizan para llevar sus negocios. Hace tiempo, cuando era director de ingeniería en Facebook, diseñé la herramienta interna de productividad de equipo en la que la empresa todavía se basa.
Baste decir que, durante mucho tiempo, he estado obsesionado con la productividad.
Estos son los consejos que considero han sido fundamentales para mi experiencia creativa. Cada consejo tiene que ver con optimizar una de estas tres áreas: tu entorno, tu mente y tus procesos.
Optimizar tu entorno
Elimina todas las distracciones
El veredicto es claro: la «multitarea» hace que la gente se sienta más productiva, pero las investigaciones demuestran que en realidad nos hace ser menos productivos. Las tentaciones del correo electrónico son poderosas, pero las interrupciones frecuentes nos hacen despistarnos más y se tarda mucho más de lo esperado en poder volver a centrarse en la tarea. Por lo tanto, cuando sea momento de centrarse:
Encuentra tu propio ritmo
Si tu jornada laboral se ve constantemente interrumpida por reuniones, es muy difícil encontrar un ritmo de trabajo, un estado en el que realmente te sumerges y profundizas en tareas complejas.
Domina tus herramientas
Si utilizar el ordenador durante todo el día, cada vez que vas a coger el ratón pierdes unos segundos y pierdes un poco el ritmo. Lo que te gustaría es interactuar con tu ordenador a la misma velocidad a la que piensas. Hacer esto requiere aprenderte los métodos abreviados del teclado del software que más utilices.
Optimiza tu mente
Uno de mis libros preferidos sobre optimizar la mente es The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, is the Key to High Performance and Personal Renewal de Tony Schwartz. Hasta el título del libro es un poderoso recordatorio.
Haz pausas regulares
El sentido común nos dice que cuánto más tiempo pasemos trabajando, más trabajo sacaremos adelante. Pero esto no es exactamente así. Las personas no somos robots, nuestra mente necesita un tiempo para recargarse. Las investigaciones sugieren que una pausa de 15 minutos cada hora y media es una buena norma para lograr más haciendo menos.
Medita y cuida de tu cuerpo
Supera el aplazamiento de las tareas haciendo frente al malestar
Yo no aplazo mis tareas porque sea vago; las aplazo porque la tarea que tiene mayor prioridad me hace sentir ligeramente (o no tan ligeramente) molesto. Cuando esto ocurra, deberías:
Optimiza tus procesos
Consigue claridad para planificar
Mucha falta de productividad deriva de no tener marcadas unas prioridades, de no tener claro lo que tienes que hacer para conseguir tu objetivo y cuál es tu mayor prioridad.
Crea equipo
algunas personas les encanta trabajar solas pero, para las tareas más complejas, pienso que es más pesado y que predispone a las distracciones.
Comprométete públicamente a una fecha límite
Utiliza la presión de grupo para tu beneficio. Si una tarea importante no tiene una fecha límite natural, yo le digo a la gente con seguridad «enviaré una copia el viernes al final del día». Como no quiero quedar mal delante de mis compañeros de equipo, me aseguro hasta la saciedad de que esté lista para el viernes.
Utiliza un programa para hacer un seguimiento de tu trabajo
Como era de esperar, creo que Asana es el mejor sitio para esto. No solo hace un seguimiento de tu propia lista de tareas por hacer, sino que también gestiona el flujo de trabajo en todo el equipo, por lo que no son necesarias reuniones interminables para mantenerse al día. También guarda las conversaciones junto al trabajo, por lo que no tienes que estar constantemente consultando emails para conseguir la información que necesitas.