Max Levchin concilia la dirección de varias startups con el papel de padre de dos niños pequeños. ¿Cuál es la metodología para mantener una alta productividad incluso con esta sobrecarga de tareas?
Hace diecisiete años, Max Levchin cofundó (junto a Elon Musk, Peter Thiel y otros más) lo que más tarde se convertiría en Paypal. Desde entonces, Levchin, empresario e inversor de 39 años nacido en Ucrania, ha creado unas cuantas empresas, incluyendo a Slide, una red social de intercambio para medios de comunicación que vendió a Google por más de 200 millones de dólares.
La última apuesta de Levchin, HVF (Hard Valuable Fun), ha dado lugar, por el momento, a dos empresas: Glow, una página web y una aplicación de seguimiento de la fertilidad y Affirm, una nueva empresa financiera que está pisando fuerte en el sector bancario. Pero ¿cómo hace Levchin, padre de dos niños de 3 y 5 años, para lidiar con varias empresas de nueva creación (junto con sus puestos en la junta directiva de Yahoo, Evernote, Yelp y otras más)? Gracias a un disciplinado uso del correo electrónico, una oficina comunitaria y un ritual matutino, consigue un sentido anticipado de logro.
Para mí, un día productivo es cuando me voy a dormir pensando «Hoy he tenido el control absoluto de mi trabajo; no me ha controlado el trabajo a mí».
Normalmente me levanto a las 5:30 de la mañana. Dedico la siguiente hora a ponerme al día con lo que ha pasado durante la noche, sobre todo emails de China. Glow, la empresa de la aplicación de fertilidad que cofundé, tiene su sede en Shanghái. Cuando los mercados financieros de Norteamérica abren, reviso las noticias. Después, esbozo una breve lista de tareas con las «5 cosas principales» para hacer. Algunas serán del día anterior, por lo que suelo empezar copiando la lista de tareas del día anterior en mi Evernote. No soy un obseso de las listas, pero hago esto todos los días para saber exactamente lo que tengo que hacer.
Luego, cojo la bici o, si hace frío o llueve, hago ejercicio con mi bicicleta estática que, de hecho, es más eficaz porque no paro de pedalear durante 90 minutos. Mi objetivo con la bici es llegar al punto en el que mi cerebro reptiliano se haga con el control: no pienso, solo pedaleo. Me gusta tener esta experiencia súper intensa temprano por la mañana; me anima y me llena de energía. Pero otro motivo es psicológico: me da una enorme sensación de logro. Así que, aunque haya sido un día muy malo en el trabajo, al menos he pedaleado muy duro.
Me voy a la oficina alrededor de las 8:00. Me gusta entrar temprano, que es cuando el frenesí de actividad está en su punto álgido. Viajo mucho, por lo que cuando estoy aquí, me gusta estar disponible. Tengo dos escritorios en sitios distintos de la oficina, pero es muy raro que me siente en ellos. En su lugar, suelo sentarme justo en medio de la oficina, en la zona de la cafetería, en un banco, y enfrente de los aseos. La gente sabe que, si no estoy hablando por teléfono, pueden venir a hablar conmigo. Me he obligado a hacer esto después de haber enviado el año pasado una encuesta anónima de feedback a los empleados. Muchos de ellos decían «No sabemos dónde está Max la mayor parte del tiempo. Sabemos que está ocupado, pero sería estupendo saber dónde está».
El trabajo de un director ejecutivo es hallar continuamente formas de que los demás den lo máximo de sí mismos en el trabajo en aras de un objetivo común. Para lograrlo, tienes que estar disponible. Soy introvertido y hablar con otras personas todo el rato es agotador para mí. Prefiero largos ratos de intenso trabajo y enfoque, pero ser director ejecutivo significa que te interrumpan constantemente y te lancen a cualquier otro desafío. Así que la decisión de estar disponible en la zona de la cafetería llegó al darme cuenta de que ya me distraen todo el tiempo. La distracción añadida de personas haciéndome preguntas no va a ser tan costosa para mí, pero sí muy valiosa para ellos.
«El trabajo de un director ejecutivo es hallar continuamente formas de que los demás den lo máximo de sí mismos en el trabajo» Max Levchin, HVF
Sentarme enfrente de los aseos fue una decisión estratégica, porque todo el mundo tiene que ir al baño en algún momento. Siempre hay alguien que pasa por delante y dice «¡Ah, sí! Quería preguntarte una cosa». Esto también ha ayudado a reducir el número de emails. En lugar de cuatro o cinco intercambios de email, la gente puede sentarme a mi lado y tener una conversación.
Hago una reunión ejecutiva tres veces a la semana, de 30 o 40 minutos, en la que todos mis ejecutivos exponen las dificultades que estamos experimentando. Para estas reuniones uso una sala privada. Pero si la conversación no es secreta, prefiero tenerla en un lugar abierto. Hace poco, hablaba con nuestro director de tecnología sobre la hoja de ruta de Affirm y tuvimos esta conversación en la cafetería. En Affirm, hemos estado fomentando la noción de finanzas transparentes; estamos intentando construir un banco para el futuro. La transparencia sin límites es clave para una institución financiera de éxito que dé servicio a personas jóvenes, a las que no les gusta el reservado y complejo mundo de la banca. Así que, debatir opciones sobre qué productos se construyen y cuáles no se hace siempre en espacios abiertos. Algunas veces, el ambiente puede caldearse, pero es bueno que la gente vea cómo se toman las decisiones.
Si de verdad tengo que concentrarme en el trabajo creativo, entonces voy a una cafetería. Me gusta el anonimato, con toda esa gente entrando y saliendo, pidiendo bebidas y viviendo sus vidas. Además, bebo mucho café. Todos los días, dedico un par de franjas de tiempo de dos horas a desconectar de todo el mundo y hacer lo que tengo que hacer. A menos que sea mi mujer, tampoco cojo el teléfono. No reviso los emails y apago mis aplicaciones de mensajería instantánea. Esto ayuda de verdad a mi productividad.
He probado algunas formas de medir mi productividad. Por ejemplo, hago un seguimiento de la duración de las reuniones y de cuántos asuntos puedo tratar en cada una. También hago un seguimiento obsesivo de mi velocidad de lectura y sé decir cuál es el nivel de mi bandeja de entrada de los últimos 20 a 30 días.
Mi objetivo es reducir mi bandeja de entrada a cero, pero en un día cualquiera, recibo unos 800 emails. Si solo quedan 100 emails sin responder al final del día, entonces ese ha sido un día productivo. Si son más de 200, entonces no me voy a dormir hasta haberlos revisado. He probado un sinfín de programas para gestionar el correo, pero en mi caso, solo dan más trabajo. Así que, simplemente trato de abrirme paso a través de mi bandeja de entrada.
Para ello, incito a la gente con la que trabajo a escribir emails muy cortos y sobre un solo tema. Y yo también lo hago. Si tienes que enviar un email largo, entonces tienes que introducirlo con una frase de asunto como «Es largo. No espero respuesta». Los emails que requieren una respuesta inmediata solo pueden tratar un asunto. Y si estoy dentro de un grupo de correo electrónico y no creo que mi participación sea necesaria, entonces no respondo.
Una cosita que hago que es tremendamente útil es fijar pequeños objetivos a lo largo del día. Por ejemplo, digo «Voy a quitar 50 mensajes de mi bandeja de entrada en la próxima hora». Siempre hay otras cosas que hacer (la lista es larga), pero siempre es reconfortante quitarse de encima las cosas más pesadas.
He aprendido que el mayor bloqueo para mi productividad es cambiar de tema o ir saltando de un tema a otro. No importa lo rápido o listo que seas, sumergirse en una tarea tiene un coste enorme. Trato de organizar el día en bloques, con pausas naturales entre ellos. Por lo tanto, si tengo que hacer un montón de cosas para Affirm y después tengo que empezar a pensar en algo para Glow, trato de organizar mi calendario de tal manera que el cambio se produzca, por ejemplo, en la hora de la comida. De este modo, no tengo un corte brusco en el que tengo que vaciar mi cabeza por completo para dedicarme a otra cosa.
Mi mantra principal es «mantén la concentración». Si estás preocupándote por la competencia, por la recaudación de fondos o por cualquier otra cosa, la productividad se va de un plumazo. Siempre que algún compañero dice «Esta empresa está en nuestro espacio» o «Me preocupa este producto de la competencia», mi respuesta es siempre «Mantén la concentración». Si yo no me paso el tiempo preocupándome por la competencia, ¿por qué tendrían que preocuparse ellos?