13 hábitos que interfieren con la productividad

Desde la multitarea hasta el síndrome del perfeccionismo: qué cambiar para dejar de trabajar durante todo el día.

Ser más productivo consiste en trabajar de forma más inteligente, y no de forma más complicada, y sacarle el máximo partido a los días. Si bien esto no es tarea fácil, hacer más cosas en menos tiempo es un objetivo mucho más alcanzable si no se lo está impidiendo usted mismo con malos hábitos.

Estos 13 trucos le ayudarán a ser más productivo.

Dado que la mayoría de nosotros tenemos acceso a Internet en el trabajo, es fácil desviar nuestra atención buscando la respuesta a una pregunta al azar que se nos viene a la cabeza. Por eso el usuario de Quora Suresh Rathinam recomienda escribir estas preguntas en una libreta para buscar la información más tarde, cuando no estemos trabajando.

Muchas personas creen que pueden hacer dos cosas a la vez, pero estudios científicos han revelado que solo el 2% de la población es capaz de realizar múltiples tareas de forma eficaz.

Para el resto, la multitarea es un mal hábito que disminuye nuestra capacidad de atención y nos hace menos productivos a largo plazo.

El acceso constante a internet puede hacer que la gente consulte el correo electrónico todo el día, lo que hace que se pierda hasta 25 minutos de tiempo de trabajo. Además, consultar de forma continua el correo electrónico nos hace más tontos.

El consultor de estrategia Ron Friedman recomienda salir de Outlook, cerrar las pestañas de correo electrónico, y apagar el teléfono durante periodos de 30 minutos de trabajo.

Ya se trate de una nueva dieta, rutina de ejercicios u horario de trabajo, una de las cosas más difíciles de adoptar un nuevo hábito es el impulso de saltárnoslo como recompensa por seguir una rutina durante un tiempo. Esta idea de que «merecemos» darnos un atracón después de reprimirnos durante una semana se denomina «licencia moral», y limita muchos planes de automejora. Lo que puede hacer para evitar esta situación es convertir el objetivo en parte de su identidad, de tal manera que empiece a considerarse el tipo de persona que ahorra dinero o trabaja con regularidad, y no como alguien que está trabajando en contra de su propia voluntad para hacer algo nuevo.

La gente a menudo comienza el día con las tareas fáciles para coger rodaje y dejan lo más difícil para más adelante. Esto es una mala idea y lo que a menudo ocurre es que lo más difícil termina por no hacerse.

Tal y como se ha demostrado científicamente, tenemos una cantidad limitada de fuerza de voluntad que disminuye a lo largo del día. Por lo tanto, lo mejor es completar las tareas más difíciles al principio de la jornada.

Nada interrumpe más el flujo de la productividad que una reunión innecesaria. Y con herramientas como el correo electrónico, mensajería instantánea, chat de vídeo al alcance de su mano, lo mejor es utilizar las reuniones para las presentaciones y discusiones serias que solo pueden hacerse de manera presencial.

El fundador de BlueGrace Logistics Bobby Harris recomienda que las personas no acepten asistir a una reunión a menos que la persona que la haya organizado presente un orden del día claro y haya indicado exactamente la duración. Incluso en estos casos, Harris recomienda dar a la persona la mitad del tiempo de lo que hayan solicitado.

Nilofer Merchant, consultor de negocios y autor de The New How: Creating Business Solutions Through Collaborative Strategy Paperback (El nuevo cómo: crear soluciones empresariales a través de la estrategia de Colaboración de bolsillo), comparte con el público TED cómo ayudó a varias empresas importantes a desarrollar con éxito nuevas ideas: reuniones caminando.

Recomienda renunciar al café o a reuniones en salas de conferencias con luces fluorescentes y cambiarlo por un paseo.

«Se sorprenderá de cómo el aire fresco le aportará nuevas ideas y, según cómo lo haga, podrá traer a su vida un nuevo conjunto de ideas», indicó.

Podría pensar que darle al botón de repetición de la alarma por la mañana le concede un poco de descanso extra para empezar el día, pero la verdad es que le hace más mal que bien.

Eso es porque la primera vez que se despierta, su sistema endocrino comienza a liberar hormonas en estado de alerta para ayudarle a prepararse para el día. Si se vuelve a dormir, lo que hace es que ralentiza el proceso. Además, nueve minutos de más no le dan a su cuerpo el tiempo que necesita para lograr el sueño reparador y profundo que necesita.

Esto no quiere decir que necesite dormir menos. Como Arianna Huffington explica en su charla TED, una buena noche de sueño le permitirá ser más productivo, más inteligente en la toma de decisiones, y desbloquear grandes ideas. El truco para dormir lo suficiente es la planificación por adelantado y empezar a relajarse a una hora razonable.

Algunas personas piensan que tener muchas metas es la mejor manera de asegurarse el éxito, es decir, que si una idea no funciona habrá muchas otras a las que poder recurrir. Por desgracia, esto puede ser muy poco productivo.

Warren Buffett tiene el antídoto perfecto. Al ver que su piloto personal no estaba logrando sus metas, Buffett le pidió que hiciera una lista de 25 cosas que quería que hacer antes de morir. En lugar de dar pequeños pasos para conseguir cada una de estas cosas, Buffett aconsejó al piloto que escogiera las cinco cosas que pensaba que eran las más importante e ignorar el resto.

Muchas personas ambiciosas y organizadas tratan de maximizar su productividad mediante una meticulosa planificación de todas las horas del día. Por desgracia, las cosas no siempre salen como se espera, y el hecho de que su hijo caiga enfermo o le surja un proyecto inesperado puede echar por la borda toda su planificación del día. En estos casos, es mejor planificar solo cuatro o cinco horas de trabajo cada día, para así poder ser más flexible el resto del tiempo.

Dicho esto, también tiene que dedicar tiempo a elaborar una estrategia antes de tratar de lograr cualquier meta a largo plazo. Tratar de llegar a la fase final de un proyecto en mitad del proceso puede ser muy frustrante y le hará perder una gran cantidad de tiempo. El profesor de Harvard Robert Pozen recomienda que determinar primero el resultado final y a partir de ahí establecer los pasos a seguir. Una vez que esté a medio camino, deberá revisar su trabajo para asegurarse de que va por el buen camino y actuar en consecuencia.

Las pantallas LED de nuestros smartphones, tablets y portátiles emiten lo que se llama la luz azul, que estudios científicos han demostrado que puede dañar la visión y reducir la producción de melatonina, una hormona que ayuda a regular el ciclo del sueño. Otros estudios de investigación también sugieren que las personas con bajos niveles de melatonina son más propensas a la depresión.

A menudo, más que pereza lo que nos lleva a retrasar la entrega de un trabajo es el miedo a no hacerlo bien, dice el filósofo y escritor británico Alain de Botton en su página web The Book of Life (El Libro de la Vida).

«Comenzamos a trabajar solo cuando el temor de no hacer nada en absoluto supera al miedo de no hacerlo muy bien... Y eso puede llevar tiempo», escribe.

La única manera de superar la procrastinación es abandonar el perfeccionismo y no preocuparse tanto por los detalles a medida que avanza. Pretender que la tarea no es tan importante y que no pasa nada por liarla le podría ayudar a ponerse manos a la obra antes.