Cómo escribir correos electrónicos profesionales

Para conseguir que tus correos sean lo más profesionales posibles, te ofrecemos 10 consejos sobre lo que se debe y lo que no se debe hacer.

Cuando el uso del correo electrónico se generalizó a principios de la década de los 90, el mundo de los negocios cambió por completo. A día de hoy, los correos electrónicos ocupan una parte significativa de nuestra jornada laboral. Según un estudio llevado a cabo por la Corporación Internacional de Datos (IDC por sus siglas en inglés), los trabajadores pasan el 28% de su semana laborable leyendo o respondiendo correos.

Aunque intentamos trabajar de manera rápida y eficaz, no debemos olvidar las normas sociales que acompañan a cualquier forma de comunicación. Aquí te mostramos algunas de las cosas que se deben y no se deben hacer según las reglas de etiqueta de los correos electrónicos.

La mayoría de nosotros tiene que lidiar con cientos de correos obstruyendo nuestra bandeja de entrada cada día, de modo que mientras más claro sea tu asunto, más posibilidades tendrás de que lean tu mensaje. Por ejemplo, si le vas a enviar una propuesta a alguien, sé específico y escribe: “La propuesta de Fitch está adjunta”.

Cada correo debería incluir una firma que le diga al destinatario quién eres y cómo contactar contigo. Configúralo para que aparezca automáticamente al final de cada correo. Incluye toda tu información de contacto para que el destinatario no tenga que buscar tu dirección, correo o número de teléfono.

Usar “¡Hola!”, “Eh, ¿qué pasa?” o “Buenas” no es profesional, no importa lo bien que conozcas al destinatario. En su lugar, usa “Hola” sin ningún signo de exclamación, y para hacerlo más formal escribe “Estimado/a (inserte el nombre)”. Usar el nombre de la persona en la fórmula de encabezamiento —“Hola Roberto”— es muy apropiado, pero recuerda que no debes acortar el nombre de la persona a menos que te hayan dado permiso para hacerlo.

El humor no se traduce bien en un correo electrónico. Lo que tú piensas que es gracioso, tiene muchas posibilidades de ser malinterpretado por la otra parte, o tomado como sarcasmo, ya que esta no puede oír el tono de tu voz ni ver tus expresiones faciales.

No te sorprendas si te juzgan por la forma en que escribes un correo. Por ejemplo, si tu mensaje está lleno de palabras mal deletreadas y con errores gramaticales, puede que te vean como alguien descuidado, poco riguroso e incluso un poco ignorante. Comprueba tu ortografía, gramática y mensaje en general antes de pulsar “Enviar”.

Crea tu mensaje como una nota independiente, incluso si es una respuesta a una cadena de correos. Y esto significa que debes evitar escribir una sola línea. Incluye el asunto y cualquier otra referencia a los correos anteriores, búsquedas o conversaciones. El hecho de volver atrás en la cadena para repasar el contexto puede ser frustrante y tomar mucho tiempo. Puede que tu destinatario tenga cientos de correos entrando cada día y lo más probable es que no recuerde la cadena de eventos que llevan a tu correo.

Intenta dar una respuesta educada, en el momento apropiado, a cada correo legítimo que te han dirigido. Aunque no tengas una respuesta en ese momento, tómate unos segundos para escribir un mensaje que le haga saber al destinatario que has recibido su correo. Asimismo, infórmalo si tu correo ha sido enviado a alguien equivocado.

Nunca envíes un correo enfadado, ni des una respuesta deprisa y sin pensar. Dedícale un poco de tiempo a tu mensaje antes de enviarlo. Si estás de mal humor, deja el mensaje en la carpeta de “borradores”, y revísalo otra vez más adelante, estés más calmado y tengas tiempo para formular una respuesta apropiada.

Es muy fácil compartir correos, incluso sin darse cuenta. Si tienes que compartir información muy personal o altamente confidencial, hazlo en persona o por teléfono. Asimismo, pide permiso antes de enviar material delicado ya sea en el cuerpo del mensaje o como archivo adjunto.

Los signos de exclamación y otras formas de mostrar emoción, como los emoticonos, abreviaturas informales y LAS LETRAS EN MAYÚSCULA, no son apropiadas en el contexto de una empresa. Olvídate de estas técnicas a menos que conozcas al destinatario extremadamente bien. ¡¡¡¡¡Tampoco es profesional usar una fila de signos de exclamación!!!!!

Puede que requiera algo de práctica hacer que tus correos parezcan los más profesionales posibles, pero con el paso del tiempo conseguirás que tengan un aspecto más pulido y organizado.