El empresario, entrenador y científico James Clear explica cómo mejorar nuestra eficiencia.
En 1918, Charles M. Schwab era uno de los hombres más ricos del mundo. Fue el presidente de Bethlehem Steel Corporation, el mayor constructor naval y segundo mayor productor de acero de Estados Unidos en ese momento. El famoso inventor Thomas Edison una vez se refirió a Schwab como el “maestro estafador”, puesto que constantemente estaba en busca de una ventaja sobre sus competidores.
Un día en 1918, en un intento por mejorar la eficiencia de su equipo y encontrar mejores maneras de hacer las cosas, Schwab organizó una reunión con un consultor sobre productividad muy respetado llamado Ivy Lee.
Lee era un hombre de negocios con éxito por derecho propio y es ampliamente recordado como un pionero en el campo de las relaciones públicas. Según cuenta la historia, Schwab trajo Lee a su oficina y le dijo: “Muéstreme una manera de hacer que la producción sea más eficiente”.
“Deme 15 minutos con cada uno de sus ejecutivos”, respondió Lee.
“¿Cuánto me va a costar?”, preguntó Schwab.
“Nada”, dijo Lee. “A menos que funcione. Después de tres meses, me puede enviar un cheque con la cantidad que usted considere justa”.
El Método de Ivy Lee
Durante sus 15 minutos con cada ejecutivo, Lee explicó su sencillo método para lograr el máximo rendimiento:
- Al final de cada jornada de trabajo, anota las seis cosas más importantes que necesita realizar mañana. No escribas más de seis tareas.
- Dale prioridad a esos seis puntos según su verdadera importancia.
- Cuando llegue el día siguiente, concéntrate sólo en la primera tarea. Trabaja hasta que la primera tarea esté terminada antes de pasar a la segunda.
- Enfoca el resto de tu lista de la misma manera. Al final del día, mueve cualquier tarea sin terminar a una nueva lista de seis puntos para el día siguiente.
- Repite este proceso todos los días laborables.
La estrategia parecía simple, pero Schwab y su equipo ejecutivo de Bethlehem Steel decidieron probarla. Después de tres meses, Schwab estaba tan encantados con el progreso que había hecho su empresa, que llamó a Lee a su oficina y le firmó un cheque por 25.000 $.
Un cheque de 25.000 $ en 1918 es el equivalente a un cheque de 400.000 $ en 2015.
El Método de Ivy Lee de darle prioridad a tu lista de tareas parece demasiado simple. ¿Cómo es posible que algo tan sencillo valiera tanto? ¿Qué lo hace tan eficaz?
Es lo suficientemente simple para que funcione.
La crítica principal de métodos como éste es que son demasiado básicos. No tienen en cuenta todas las complejidades y matices de la vida. ¿Qué pasa si surge una emergencia? ¿Por qué no usar las últimas tecnologías en nuestro beneficio? La complejidad es a menudo una debilidad, ya que hace que sea más difícil volver al buen camino. Sí, surgirán situaciones de emergencia y distracciones inesperadas. Ignóralas siempre que sea posible, lidia con ellas cuando sea necesario, y vuelve a tu lista de tareas prioritarias tan pronto como sea posible. Utiliza reglas simples para generar un comportamiento complejo.
Te obliga a tomar decisiones difíciles.
No hay nada mágico en el número de tareas que escogió Lee para hacer en el día. Podrían ser simplemente cinco. Sin embargo, hay algo mágico en imponerse límites sobre sí mismo. Lo mejor que se puede hacer cuando tienes demasiadas ideas (o cuando te sientes abrumado por todo lo que hay que hacer) es podar tus ideas y recortar todo lo que no es absolutamente necesario. Las restricciones pueden hacerte mejor. El método de Lee es similar a la Regla 25-5 de Warren Buffet, que te obliga a centrarte en sólo 5 tareas críticas e ignorar todo lo demás. Básicamente, si no te comprometes con nada, te distraes con todo.
Es más fácil para empezar.
El mayor obstáculo para acabar la mayoría de las tareas es empezarlas. (Levantarse del sofá puede ser difícil, pero una vez que empiezas a correr de verdad, es mucho más fácil terminar tu ejercicio). El método de Lee te obliga a decidir sobre tu primera tarea la noche antes de ir a trabajar. Esta estrategia ha sido increíblemente útil para mí: puedo perder tres o cuatro horas debatiendo sobre lo que debería escribir en un día determinado. Sin embargo, si lo decido la noche anterior, puedo despertarme y empezar a escribir inmediatamente. Es simple, pero funciona. Al principio, empezar es tan importante como tener éxito.
Requiere que realices una sola tarea.
A la sociedad moderna le encanta hacer varias tareas a la vez. El mito de la multitarea es que estar ocupado es sinónimo de ser mejor. La verdad es exactamente lo opuesto.
Tener menos prioridades conduce a un mejor trabajo. Los expertos de clase mundial en casi cualquier campo – atletas, artistas, científicos, maestros, directores – y descubrirá una característica común: son capaces de centrarse en una cosa. La razón es simple. No se puede ser muy bueno en una tarea si estás constantemente dividiendo tu tiempo de diez maneras diferentes. El dominio requiere concentración y constancia.
¿La conclusión? Haz lo más importante primero cada día. Es el único truco sobre productividad que necesitas.