Pasar menos tiempo en el correo electrónico tiene una serie de beneficios a nivel de salud y productividad. Estas son algunas directrices que podrían ayudarnos a la hora de redactarlos para ahorrar tiempo y energía.
No escribas frases de despedida
¿Un saludo? ¿Gracias?
Nada de lo anterior es necesario. Puedes escribir tu nombre si parece demasiado brusco o simple no escribir algo al final. Pero no debería, y no lo parecería si se convirtiera en la norma.
No escribas saludos
No pierdas el tiempo considerando si es más apropiado escribir “Estimado” u “Hola” o “[nombre]”. Ve al grano. Escribe el nombre del destinatario si es necesario. Sin embargo, la mayoría de la gente ya sabe sus nombres. Al igual que conocen tu nombre.
Los saludos y las despedidas son reliquias de la misiva escrita a mano, que persisten sólo como una cuestión de formalidad, aparentemente. Renunciar a ello puede parecer cortante o descortés. Pero es todo lo contrario. Es de mala educación escribir correos electrónicos largos y llenos de palabras formales.
Los mensajes de texto y las plataformas de chat como Gchat y Slack no requieren tanta formalidad, así que ¿por qué debería parecer grosero no ser formal en un correo electrónico? Es una cultura que necesita un cambio desde hace tiempo.
La mayoría de las personas mayores de 70 años o así, ya han descartado esta forma de escribir, son los más jóvenes los que han sido lentos a la hora de adaptarse, insistiendo en concederle demasiada importancia a todas estas palabras y frases vacías.
La brevedad es una señal de respeto. Tres frases o menos deberían ser suficientes
Un correo electrónico le quita tiempo a otra persona. Escribirle a alguien es decirle que sabes que tiene una cantidad finita de tiempo y atención, y vas a quitarle parte de ellos.
Una formalidad excesiva sólo desperdicia más tiempo. Y hace que el que escribe pierda tiempo preocupándose por el grado de formalidad que tiene que usar.
Muy pocas veces un correo electrónico requiere más de tres frases. De ser así, considera mejor llamar o quedar en persona. La interacción social es saludable, y pasar más tiempo en la bandeja de entrada probablemente no lo sea.
No dejes que la bandeja de entrada se convierta en una lista de tareas pendientes
Nuestros cerebros impulsados por la novedad tienden a dar prioridad a los correos que están sin leer en la parte superior de la lista. Incluso si es algo cotidiano. Mientras tanto, dejamos conversaciones importantes sin atender (u otras tareas que no son del correo electrónico).
Recuerda siempre que la novedad no es señal de prioridad.
Aspirar a tener una bandeja de entrada vacía, perfectamente limpia y organizada, es un sueño para la mayoría de la gente. El mundo parece estar conspirando para evitar que esto ocurra. Y obsesionarse con ello puede ser totalmente contraproducente, si significa que le das prioridad a los mensajes de correo electrónico que no merecen tu atención en ese momento.
Pero una bandeja de entrada vacía es totalmente posible si añades mensajes de correo electrónico a una lista de tareas pendientes, junto con todas las demás tareas mundanas, que puedes guardar como prioritarias de acuerdo con lo que es importante y lo que no es. Lo que realmente quieres cualquier día, semana o toda tu vida. Lo cual no suele estar unido a los caprichos de una bandeja de entrada.
Comprueba el correo sólo dos o tres veces al día
Si tu trabajo lo permite, por supuesto.
Muchos trabajadores estadounidenses pasan un total de seis horas al día en su bandeja de entrada, según un cálculo. Otros dicen que son cerca de dos horas, aunque eso no tiene en cuenta el tiempo perdido para cambiar de una tarea a otra. Cada vez que compruebas tu correo electrónico, pierdes 30 segundos adicionales o así, lo cual requiere que vuelvas a centrar tu atención en lo que estabas haciendo.
Cuando compruebes, sigue adelante con esa bandeja de entrada.
Las personas que puede que te necesiten con más urgencia deberían llamarte o enviarte un mensaje.