No permitas que los malentendidos arruinen tus relaciones privadas y profesionales.
La tecnología permite comunicarnos más rápidamente, pero eso también significa que es resulta más fácil decir algo que no pretendías decir.
Los problemas de comunicación suelen ocurrir en la vida y el trabajo, en parte porque la tecnología nos permite comunicarnos más rápido, pero no necesariamente mejor. Aunque algunos malentendidos son molestos, otros pueden dar lugar a conflictos o influir negativamente en las relaciones.
Basándonos en si eres el emisor o el receptor de meteduras de pata a la hora de comunicarte, aquí te presentamos cinco razones por las que posiblemente ocurren, y cómo evitarlas en el futuro.
1. Lo que dices solo tiene sentido para ti
Escribir o verbalizar lo que estamos pensando puede ser un reto, especialmente si estamos haciendo varias cosas al mismo tiempo cuando no deberíamos.
Mi equipo sufre mucho de esto cuando delego una tarea y espero que sepan exactamente lo que está pasando en mi cerebro.
La solución consiste explicar bien a los demás lo que estás pensando, incluso aunque ni tu lo tengas claro del todo. La idea es que compartas tus ideas con los demás para así poder conseguir el mejor resultado. También me gusta verbalizar mis instrucciones y anotarlas para que los demás comprendan exactamente lo que quiero decir. A lo largo de los años esta estrategia me ha ayudado a evitar parecer un idiota en muchas ocasiones.
2. Hablas demasiado y complicas las cosas
En mi primera asociación empresarial, hablé demasiado y llegué a decir cosas que no debería haber mencionado. Esto no solo provocó que nos entendiéramos bien, sino que dio lugar al final de nuestra relación empresarial.
También me he percatado de que esto ocurre con las personas creativas suelen adornar sus ideas con un montón de palabras que complican el mensaje.
Para dominar el arte de explicarte bien, anota lo que quieras decir, a continuación, empieza a recortar hasta que puedas lo más simple posible manteniendo la idea principal. Lo más probable es que no necesites adjetivos o frases exclamativas para explicar tus ideas.
3. No controlas el tono de tu mensaje
Aunque pensar demasiado lo que vas a decir no suele ser bueno para una buena comunicación, es de vital importancia ser consciente de que no se ejerce ningún tipo de control sobre el receptor del mensaje. Si esa persona ya está de mal humor, es posible que interprete el mensaje de una forma completamente diferente a la que esperabas. Aunque es imposible controlar la reacción del receptor, puedes esforzarte para eliminar cualquier emoción de la comunicación y mantener un tono profesional en todas las comunicaciones de negocios.
Yo personalmente siempre recuerdo: "Puedes decirle cualquier cosa a otra persona, pero la forma en la que lo dices determinará si consigues una reacción positiva o negativa".
4. Utilizas atajos o emojis para reemplazar palabras
Suelo utilizar una cara sonriente para informar a la otra persona que estoy satisfecho con el mensaje recibido. Sin embargo, cuando empiezo a ver atajos de texto y emojis con los que no estoy familiarizado, no sé cómo reaccionar ante lo que la otra persona me está diciendo, y en realidad no tengo tiempo para investigar qué quiere decir realmente.
Un día estaba enfadado con un empleado. Más tarde ese mismo día, cuando pensé que todo ya estaba arreglado, me envió un texto con una cadena de emojis de un bebé, un biberón, un hospital y un arco rosa. Pensé: "¡Oh, así que el mocoso me está llamando bebé! ¡Debería saber que llamar bebé a tu jefe no es una buena idea!"
En otra conversación por teléfono, alguien me dijo que ese empleado estaba muy feliz porque acababa de saber que yo había tenido una hija. Casi la despido por un mensaje con el que pretendía darme la enhorabuena.
Aunque entiendas bastante sobre los emoji, no debes dar por sentado que todo el mundo conoce la intención y el significado de todas las abreviaturas y gráficos. Cíñete al lenguaje profesional y guarda los atajos para las conversaciones con tus amigos.
5. Das demasiadas cosas por sentado
Hay momentos en que la gente simplemente no escucha porque cree que ya sabe lo que la otra persona va a decir, o están ocupados preparando su propia respuesta. La misma idea se aplica cuando das por sentado lo que otra persona quiere decir su e-mail o su mensaje sin realmente leerlo teniendo en cuenta el contexto. Es posible que estés cansado, emocionado, o distraído, o que los mensajes hayan sido enviados por un compañero de trabajo que no te cae demasiado bien.
No vayas tan rápido y lee el mensaje más de una vez mientras despejas tus suposiciones. Céntrate, reflexiona y luego léelo de nuevo antes de sacar conclusiones. Si todavía no estás seguro, pregunta para asegurarte de que entiendes correctamente el mensaje. En mi opinión, las personas con esta habilidad podrían ser unos líderes ocultos en mi empresa.
La comunicación efectiva requiere práctica. Sé que todavía no ha he perfeccionado. Analizo los mensajes que me cabrean dos veces para darle a la gente el beneficio de la duda. Y tengo en cuenta estas 5 cosas sobre los problemas de comunicación para tener más cuidado cuando leo, escribo, y verbalizo lo que estoy enviando o recibiendo.