El empresario y escritor Kevin Kruse nos habla sobre un hábito que nos ayudará a ser productivos.
¿Piensas realmente que Richard Branson y Bill Gates elaboraban largas listas de tareas pendientes en orden de prioridad como A1, A2, B1, B2, C1, y sucesivos?
En mi estudio sobre cómo gestionar el tiempo y cuáles son las mejores prácticas para la productividad, he entrevistado a más de 200 multimillonarios, deportistas olímpicos, estudiantes brillantes y empresarios. Siempre les pido que me den su consejo sobre cómo gestionar el tiempo y la productividad, y ninguno de ellos ha mencionado nunca un listado de tareas pendientes.
Hay tres grandes problemas relacionados con los listados de tareas pendientes.
Una lista de tareas pendientes no tiene en cuenta el tiempo. Cuando tenemos una larga lista de tareas, solemos abordar aquellas que se pueden realizar rápido, dejando las tareas más extensas sin hacer. Un estudio de la compañía iDone indica que el 41% de los registros de tareas pendientes nunca se completan.
Un listado de estas tareas no distingue entre lo que es urgente y lo que es importante. Una vez más, nuestro impulso es anteponer lo urgente a lo importante. (¿Tienes pendiente aún tu próxima colonoscopia o mamografía?).
Los listados de tareas pendientes provocan estrés. En lo que se conoce en psicología como el efecto Zeigarnik, las tareas inacabadas provocan pensamientos incontrolables e invasivos. No es de extrañar que nos sintamos tan desbordados por el día y aun así tengamos que luchar contra el insomnio por la noche.
En todo mi estudio, siempre surge un tema constante:
Las personas ultraproductivas no trabajan en función de una lista de tareas pendientes, sino que viven y trabajan según su agenda.
Shannon Miller ganó siete medallas olímpicas cuando pertenecía al equipo olímpico de gimnasia de EE. UU. en 1992 y 1996. Hoy en día es una activa empresaria y autora de su nuevo libro, It’s Not About Perfect, que afirmaba en una reciente entrevista:
Durante los entrenamientos compaginé la vida familiar, las tareas domésticas, el colegio, los entrenamientos para las olimpiadas, las apariciones en público y otras obligaciones trazando una agenda muy pormenorizada. Me vi obligada a priorizar... Hasta el día de hoy, mantengo un horario casi al minuto.
Dave Kerpen es cofundador de dos startups de éxito y autor de bestsellers del New York Times. Cuando le pedí que me revelara su secreto para poder llevar a cabo sus tareas, respondió:
"No realizo tareas que no están incluidas en mi agenda, pero llevo a cabo todas las que están. Planifico en mi agenda 15 minutos todos los días para mantener reuniones, revisar material, escribir, y realizar las tareas que debo acabar. Y aunque mantengo reuniones con todo el mundo que lo desee, reservo solo una hora a la semana para estas horas de oficina".
Chris Ducker compagina con éxito múltiples funciones como empresario, autor de bestsellers y anfitrión de The New Business Podcast. ¿Cuál dijo que era su secreto?
Simplemente lo incluyo todo en mi agenda. Eso es todo. Esta abarca todas mis tareas diarias. Planifico en mi agenda 30 minutos para dedicar a las redes sociales, 45 minutos para la administración del correo electrónico, ponerme al día con mi equipo virtual... En pocas palabras, lo que no se programa no se hace.
Hay varios conceptos clave que ayudan a gestionar nuestra vida mediante una agenda en lugar de elaborar un listado de tareas pendientes:
Asegurarse de que la duración prevista del evento en la agenda no supere los 15 minutos. Si utilizamos Google Calendar o el calendario de Outlook, es probable que cuando añadamos un evento a la agenda esta lo planifique por defecto para una duración de 30 o incluso 60 minutos. Las personas ultraproductivas solo invierten el tiempo necesario en cada tarea. La ex directora ejecutiva de Yahoo, Marissa Mayer, es famosa por dirigir reuniones con sus colegas de tan solo 5 minutos de duración. Si la previsión del tiempo por defecto es de 15 minutos, automáticamente descubrirá que puede planificar más tareas cada día.
Se debe bloquear primero el tiempo necesario para las cosas más importantes de nuestra vida. No hay que dejar que la agenda se llene al azar aceptando cada cosa que nos pidan sobre la marcha. Ante todo, se deben tener claras las prioridades en la vida y en el trabajo y preprogramar los bloques de tiempo de forma inamovible para estos asuntos. Esto puede incluir dos horas cada mañana para trabajar en el plan estratégico que nos pidió nuestro jefe, pero la agenda también debe incluir espacios definidos de tiempo para cuestiones como el ejercicio, una cita por la noche, u otros asuntos relacionados con los principales valores de nuestra vida.
Se debe planificar todo. En lugar de verificar el correo electrónico cada pocos minutos, se deben establecer tres momentos en el día para actualizarlo. En lugar de escribir "Llamar a mi hermana" en el listado de tareas pendientes, se debe dar un paso más y anotarlo en la agenda, o, mejor aún, bloquear un espacio de tiempo repetitivo todas las tardes para "devolver llamadas de teléfono".
Lo que se programa al final siempre se termina llevando a cabo.
¡Cuánto se disminuiría el estrés y aumentaría la productividad si se rompiera con la lista de tareas pendientes y se trabajara con una agenda!