4 reglas de Elon Musk para las reuniones

“How does Elon Musk run his famously efficient meetings?” (¿Cómo dirige Elon Musk sus eficaces reuniones que todo el mundo conoce?), fue publicado originalmente en Quora. La respuesta en Quora de Isabelle Daigle, comercial de Hello Focus, fue muy original:

Los directores ejecutivos que son tan deslumbrantemente eficaces, están provistos de una serie de capacidades, y la habilidad de organizar reuniones de forma eficaz es una de sus competencias fundamentales. Las reuniones improductivas les cuestan a las compañías americanas alrededor de 37.000 millones de dólares anuales, y son una gran parte de los 11.000 millones de reuniones a las que asisten los empleados estadounidenses cada año. Las reuniones mal organizadas disminuyen la energía de todos y hacen malgastar a los empleados su valioso tiempo, disipando la iniciativa y disminuyendo la productividad.

Elon Musk plantea las reuniones del mismo modo en que dirige todos los aspectos de su vida. Con su estilo personal ferozmente impulsivo, ha elevado la práctica de las reuniones eficaces a una ciencia que sigue estas cuatro pautas principales:

No tiene sentido programar reuniones hasta que todos los participantes hayan estudiado y preparado al detalle su contribución para el momento del desafío. Las reuniones cara a cara deben basarse totalmente en la preparación proactiva, en lugar de sólo cumplir un calendario preestablecido de reuniones rutinarias. La fuerza de la personalidad de Elon Musk hace que sea muy difícil que un empleado responda a una pregunta de seguimiento o demuestre que ha hecho su tarea, si no se ha preparado lo suficiente.

Elon Musk articula su paradigma de “Principios Fundamentales”, por muchos conocido. El término se basa en su confianza en las verdades y en los hechos esenciales, y no en comparaciones con lo que ya está hecho. Cuando Musk celebra reuniones, espera que su equipo desgrane un tema en los hechos más diminutos que lo componen, y que después los presente de forma coherente. Cuenta con que su equipo no solo piense más allá de lo establecido, sino que también desmonte y analice el absoluto entramado de las cosas.

Según una publicación detallada de su perfil en GQ, “El liderazgo de Elon Musk, su habilidad de inspirar y motivar a la gente que trabaja con él, se deriva única y completamente de su conocimiento. El conocimiento - los millones y millones de conceptos que no ha olvidado - son una forma de carisma, ese aspecto contagioso "que no podemos identificar", que normalmente esperamos visualizar en forma de "estrella de poder".

El camino hacia el éxito puede estar lleno de fracasos durante el transcurso del mismo, y los miembros del equipo pueden sentirse desanimados si no se ven conectados a una perspectiva de potencial éxito.

La compañía de Musk, SpaceX, hizo tres lanzamientos fallidos de su cohete Falcon 1, por lo que el equipo se sintió profundamente desalentado. La respuesta de Musk fue la siguiente: "Por mi parte, nunca me rendiré, y nunca significa nunca". Su clara determinación ayudó a renovar el enfoque del equipo para encontrar soluciones.

Un empleado de SpaceX comentó sobre el poder de la declaración de Musk: "Creo que después de eso, la mayoría de nosotros le hubiéramos seguido hasta las puertas del infierno y nos hubiéramos puesto crema solar. Fue la demostración más impresionante de liderazgo que nunca he presenciado. La energía en el edificio pasó de la desesperación y la derrota a un murmullo masivo de determinación, cuando todos decidimos concentrarnos en seguir hacia adelante en vez de mirar hacia atrás”.

"No importa todo lo que uno trabaje, siempre hay alguien que hace más." Esta es una afirmación en SpaceX que se compartía en las reuniones para mantener a todo el mundo activo.

Un empleado de Tesla afirma: "Si creemos que una tarea va a durar un año Elon querrá que se haga en una semana". El alto nivel de expectativas de Musk puede resultar incómodo, pero todos sus empleados saben que da ejemplo de la misma dedicación que exige a su personal.

Muchos directivos reconocen que el estilo impulsivo e intenso de Musk a la hora de dirigir reuniones, o de gestionar compañías, no es precisamente el que querrían imitar íntegramente.

Si bien deberíamos ser capaces de mejorar la eficacia de nuestras reuniones adoptando alguna de las técnicas de Musk, también deberíamos saber que tratar de copiar completamente su estrategia puede tener un resultado negativo.

Rick Wartzman, director ejecutivo del Drucker Institute, en la Claremont Graduate University, explica esta precaución en un artículo publicado en la revista Fortune, que se tituló "Admire Elon Musk all you want, but please don't manage like him" (Admire a Elon Musk todo lo que quiera pero, por favor, no dirija sus empresas como él).

Wartzman observó cómo el estilo de microgestión de Musk y el menosprecio explícito regularmente hacia las necesidades personales de sus empleados, hace finalmente que estos se quemen. Wartzman cita un estudio que refleja que los empleados en ambientes de alta confianza, son un 19 por ciento más productivos que los que trabajan en entornos donde casi no existe la confianza (como en las compañías de Musk), y además pone énfasis en lo importante que es para los empleados “tener la libertad necesaria para encargarse de los proyectos como ellos decidan”.

Tipificando su estilo de liderazgo exigente, Musk comentó en una ocasión:

Es evidente que su intensa exigencia a los trabajadores para que empleen el tiempo necesario en preparar los asuntos, refleja sus esfuerzos por maximizar la productividad de las reuniones que no puede evitar. CBS MoneyWatch informa que "el 73 por ciento de los profesionales admiten que hacen trabajos en las reuniones no están relacionados, y el 39 por ciento incluso se quedan dormidos".

Para evitar formar parte de estas estadísticas, debemos canalizar el estilo de Elon Musk de exprimir cada gota de productividad de la gente, y equilibrar esa intensidad con un estilo de gestión basado en un mayor apoyo.

Es probable que esta sinergia dé lugar a reuniones productivas, innovadoras y atractivas al máximo.