Cinco voluntarios han probado diferentes métodos y han compartido los resultados de sus experimentos. Extra: algunos trucos sirven para mejorar el estado de ánimo y el bienestar.
Decidir ser más productivo es fácil. Descubrir por dónde empezar no lo es tanto. Con el fin de averiguar cuánto tiempo (y dinero) se puede ahorrar poniendo en práctica los consejos de productividad más populares, hemos pedido a unos investigadores voluntarios que prueben cada uno de estos trucos.
Sin embargo, antes de sumergirnos en los resultados, es importante recordar una cosa: estos trucos son hábitos, no algo mágico que cambiarán tu productividad de la noche a la mañana.
Los buenos hábitos tardan un tiempo en desarrollarse. Si buscas un botón mágico que añada tres horas a tu jornada laboral, pronto descubrirás que este no existe. ¿Recuerdas la primera vez que te montaste en bicicleta sin ruedas de seguridad? ¿Estabas listo para montarte en ese momento? No.
Los consejos de productividad son inversiones a largo plazo que requieren fuerza y persistencia, así que no te desanimes si los resultados no son inmediatos.
Estos son los 5 trucos.
Meditación: La más fácil de poner en práctica
La meditación no es solo una interrupción en el trabajo, sino una práctica de respiración que aumenta la concentración y mejora la neuroplasticidad. Por encima de todo, mejora la interacción entre la corteza prefrontal - también conocida como el Centro de Evaluación - y otras áreas del cerebro, que te ayudan a evaluar de manera más racional y cuidadosamente lo que está sucediendo a tu alrededor. La meditación también puede reducir la presión arterial, aumentar la atención e incluso afectar a nuestros genes. Un estudio llevado a cabo por la Universidad de Harvard demostró que la meditación puede desactivar los genes que causan la inflamación en cuestión de minutos.
En resumen, con el enfoque correcto, la meditación produce excelentes resultados, tanto a corto como a largo plazo. Con su ayuda, podemos tomar mejores decisiones, mantener la calma y desarrollar la memoria.
El investigador voluntario de The Simple Dollar probó tres técnicas de meditación diferentes durante cuatro horas de trabajo (de 13.00 a 17.00). El objetivo de cada sesión era aumentar la concentración y conseguir nuevas fuerzas.
En general, nuestra investigadora quedó más impresionada con lo refrescada que se sentía después de cada sesión de meditación. Los resultados también fueron bastante buenos: cuando la investigadora comparó el mismo período de cuatro horas de un día de trabajo anterior con su prueba, se dio cuenta de que terminó 41 minutos antes. Esto coloca a la meditación como el segundo truco de productividad que hemos probado con mayor ahorro de tiempo. (Deshacerse de las listas de tareas pendientes nos ha ayudado a ahorrar 72 minutos).
Conclusión: La meditación ahorra 41 minutos al día
Tiempo requerido para realizar el trabajo en condiciones normales: 240 minutos
Tiempo requerido para realizar el trabajo tras aplicar el truco: 199 minutos
Sustituir las listas de tareas pendientes por un horario: Este es el truco que más tiempo ayuda a ahorrar
Las listas de tareas pendientes presentan un importante problema: no tienen en cuenta el tiempo. El tiempo juega un papel importante en la productividad.
Programar tu día, en lugar de organizarlo para hacer las cosas sin plazos, sirve para dos cosas. Primero, empiezas a aprender más acerca de ti mismo - y sin esa conciencia de ti mismo, no serás capaz de seguir avanzando. ¿Puede un corredor entrenar sin un cronómetros? Los horarios también proporcionan un sentido de urgencia que no se consigue con una estructura basada en prioridades. La sensación de "Solo tengo 45 minutos para hacer esto" es más motivadora y menos estresante que tener tres tareas de "alta prioridad" en tu lista de tareas.
Para probar esta teoría, el voluntario de The Simple Dollar (un redactor de contenido a tiempo completo) programó cada minuto del día de 8 de la mañana a 5 de la tarde, nueve horas en total. El programa incluía un almuerzo de 30 minutos y dos descansos de 10 minutos para caminar - además de 30 minutos dedicado a revisar correos electrónicos y otras notificaciones. Nuestro objetivo era que el investigador viera una mejora drástica en el enfoque y la conciencia de sí mismo a lo largo del día. Los resultados fueron increíblemente prometedores.
Nuestro investigador se sintió sorprendentemente satisfecho con la cantidad de trabajo que había realizado. También estaba un poco más agotado de lo habitual a las 5 de la tarde. Recuerda: Al igual que durante tu primer día de una nueva rutina de entrenamiento, tu mente y cuerpo tienen que pasar por un período de ajuste cuando haces cambios en tu flujo de trabajo.
Para la preparación de este truco durante la noche anterior tan solo fueron necesarios 15 minutos de concentración. Pero valió la pena: el truco eliminó una media de 10 minutos de cada tarea relacionada con el trabajo en comparación con el tiempo asignado para cada una de las tareas del calendario. En total, se ahorraron 72 minutos (entre 8 tareas). Resta la inversión de 15 minutos de la noche anterior, y el investigador “ganó” 57 minutos de tiempo.
Conclusión: La eliminación de las listas de tareas pendientes le ayudó a ahorrar una media de 10 minutos en cada tarea (72 minutos en total)
Tiempo requerido para realizar el trabajo en condiciones normales: 490 minutos
Tiempo requerido para realizar el trabajo tras aplicar el truco: 418 minutos
Limitar el uso de aparatos electrónicos antes de acostarte: mejores resultados a largo plazo
La tecnología es un vehículo para conseguir una gran productividad. También es una de las cosas que nos hace perder más tiempo. Por ejemplo, según los datos disponibles de en marzo de 2017, los estadounidenses adultos pasan casi tres horas diarias utilizando su smartphone. Establecer límites para el uso de la tecnología es un gran paso para ayudar a centrarte.
Una de las maneras más comunes en que la tecnología afecta negativamente a la productividad es manteniéndonos despiertos por la noche. No trabajas bien cuando tienes sueño (tu cerebro se recupera mientras duermes), así que nos hemos centrado en conseguir una buena noche de descanso. Nuestra prueba prohibió el uso del portátil, el smartphone y otros dispositivos de pantalla azul después de las 7 de la tarde, ya que la luz emitida por las pantallas puede reducir la producción de melatonina y dislocar tu ritmo circadiano. El objetivo era dormir mejor y despertarse antes con el fin de que nuestro voluntario pudiera aumentar su productividad en el trabajo. Y funcionó.
Limitar el uso de tecnología antes de acostarse sirvió para ahorrar 30 minutos gracias al aumento de la concentración por la mañana.
El investigador de The Simple Dollar se sorprendió de la gran diferencia que supuso el hecho de acostarse temprano. En un día normal, solía quedarse dormido a alrededor de las 11 de la noche, y podría tardar una hora más o menos en conciliar el sueño. Sin la estimulación añadida de la luz azul y la distracción de las notificaciones, Netflix, y las redes sociales, consiguió acostarse a alrededor de las 10 de la noche y se durmió en apenas 30 minutos.
Gracias a haber dormido mejor y haberse despertado más temprano (6 de la mañana), realizó la misma cantidad de trabajo desde las 7 de la mañana hasta las 9:26 de la mañana que normalmente realiza en un intervalo de tres horas desde las 9 de la mañana hasta las 12, lo que representa un aumento de eficiencia cercano al 20%.
Conclusión: Limitar el tiempo delante de un PC o smartphone ahorra unos 30 minutos
Tiempo requerido para realizar el trabajo en condiciones normales: 180 minutos
Tiempo requerido para realizar el trabajo tras aplicar el truco: 146 minutos
Descansos: lo mejor para la salud y el estado de ánimo
Este truco es bastante simple: nuestros cerebros están diseñados para concentrarse en intervalos. Después de unos noventa minutos, por naturaleza necesitamos un descanso rápido para refrescar la mente. Si no lo hacemos, nuestra concentración empieza a disminuir. Existen todo tipo de estrategias que puedes utilizar para aprovechar el tiempo de descanso, pero el factor más importante es que desconectes completamente de los pensamientos y tareas relacionadas con el trabajo el rato que estés descansando.
El experimento dividió las horas de trabajo matutino y vespertino con una actividad física de 15 minutos (nos decantamos por el yoga, pero las posibilidades son infinitas). Los descansos ayudaron a ahorrar unos 15 minutos, pero mejoró enormemente el estado de ánimo del investigador.
Lo que aprendimos es que resulta difícil cuantificar los efectos de un truco de productividad como este en un ensayo, pero en comparación con los 490 minutos normales de trabajo de nuestro investigador, tan solo le sirvió para ahorrar 15 minutos. Lo que sí fue notable es la diferencia en el estado de ánimo de nuestro investigador y el nivel general de energía a lo largo del día.
Esto no debe sorprendernos, ya que el ejercicio regular, entre un mundo de otros beneficios, ayuda a reducir la fatiga. Cualquier descanso para hacer ejercicio es una medida proactiva contra el dolor de cuello, la tensión ocular provocada por las pantallas y otras dolencias que pueden reducir tu productividad. Así que al priorizar las pausas en tu agenda, ahorrarás tiempo y te sentirás mejor.
Conclusión: Los descansos permiten ahorrar 15 minutos
Tiempo requerido para realizar el trabajo en condiciones normales: 490 minutos
Tiempo requerido para realizar el trabajo tras aplicar el truco: 418 minutos
Otros tipos de descansos que debes tener en cuenta:
- Tomar un aperitivo saludable que te dará un impulso de energía muy necesario a lo largo del día.
- Leer algo o escuchar un podcast.
- Pasar tiempo conversando con un amigo o familiar.
- Masajearse el cuello o las manos.
Bloqueo de tiempo: la curva de aprendizaje más grande
Al igual que las pausas, el bloqueo del tiempo se basa en la idea de que nuestros cerebros funcionan mejor en intervalos focalizados. La idea es que la jornada de trabajo se divide en intervalos de tiempo iguales, que se entremezclan con pausas cortas. Después de haber encontrado ese segmento durante el cual logras mantener la concentración de la atención (cada persona tiene la suya), podrás trabajar a un ritmo óptimo para ti mismo y así aumentar tu productividad.
Nuestro investigador dividió un período de tres horas en fragmentos de 25 minutos, aumentando gradualmente la duración del periodo de descanso. Así es cómo lo hizo:
- Sesión de trabajo 1 - 25 minutos
- Descanso 1 - 5 minutos
- Sesión de trabajo 2 - 25 minutos
- Descanso 2 - 10 minutos
- Sesión de trabajo 3 - 25 minutos
- Descanso de 3 a 15 minutos
Si no te gusta la presión, este truco no es el más adecuado para ti. Nuestro investigador se sintió bastante bien después del primer descanso, pero empezó a retrasarse después de la segunda sesión. Se sitió bastante presionado durante la tercera sesión y de hecho su productividad empeoró. En comparación con una tarde normal, perdió 28 minutos.
El bloqueo de tiempo le supuso 28 minutos adicionales
Tiempo requerido para realizar el trabajo en condiciones normales: 180 minutos
Tiempo requerido para realizar el trabajo tras aplicar el truco: 208 minutos
No abandones inmediatamente el bloqueo de tiempo.
La regla general es que el cerebro funciona mejor en intervalos de 90 minutos, pero siempre hay excepciones. El éxito de este truco de productividad depende en gran medida de cómo trabajas. Veinticinco bloques de cinco minutos no resultaron tan bien para nuestro investigador en su primer intento, pero los intervalos de 40 ó 90 minutos con descansos más largos podrían haber tenido un éxito mayor. Prueba diferentes opciones para encontrar la que sea más efectiva para ti.
Utiliza esta investigación como punto de partida para encontrar un estilo de vida más productivo. Empieza con el truco de productividad que más te beneficie y no tengas miedo de experimentar.