7 señales de que estás administrando mal tu tiempo

El hecho de que tu agenda esté llena no es sinónimo de que sepas gestionar bien el tiempo. Solo significa que tienes muchas cosas que hacer. Como resultado, lo más probable es que estés estresado y vayas corriendo de una lado a otro como un loco. Te contamos las señales que indican que indican que no lo estás haciendo bien y cómo solucionarlo.

¿Eres el tipo de persona que siempre llega tarde a las citas o no cumple con las fechas de entrega? Probablemente se deba a que te has comprometido con demasiadas tareas o a que eres incapaz de organizarte el tiempo.

Puesto que la falta de puntualidad suele afectar a todas las personas que te rodean, puede tener un impacto negativo en la calidad de tus relaciones. De hecho, la puntualidad suele ser considerada como un signo de respeto.

Por ejemplo, el mal hábito de llegar tarde a las reuniones demuestra que no respetas a la otra persona lo suficiente como para llegar a tiempo. "Llegar tarde siempre suele estar relacionado con la ansiedad o la afición a la búsqueda de emociones", dice Diana DeLonzor, autora de "Never Be Late Again: 7 Cures for the Punctually Challenged". "Algunas personas se sienten atraídas por la adrenalina del sprint de última hora para llegar a la meta. Otras reciben un subidón de ego gracias al exceso de programación y llenar cada momento de su vida con una actividad".

Si quieres ser más puntual, DeLonzor sugiere que trabajes en el desarrollo de estos cuatro hábitos:

"Si hace 10 años eran capaces de hacerlo en 20 minutos, creen que ahora debería ser igual", dice. "Olvidan el 99% de las veces que tardaban 30 minutos".

Con el fin de desarrollar unos hábitos realistas, debes volver a aprender cuánto tiempo tardas en hacer las cosas. Empieza anotando cuánto tiempo crees que tardarás en ducharte y prepararte por la mañana. Luego, ¿cuánto tiempo tardas en ir al trabajo? Haz un seguimiento durante una semana del tiempo que realmente tardas en llevar a cabo estas tareas.

Las personas puntuales suelen llegar temprano, dice DeLonzor. "Llegar tarde les estresa y no les gusta sentirse apurados", dice. "Las personas que llegan tarde también se estresan por llegar tarde, pero no se esfuerzan por llegar a tiempo; tienden a cronometrar las cosas al minuto".

Por ejemplo, si una reunión empieza a las 9 de la mañana, una persona puntual estará allí a las 8:45. De esta manera no se retrasarán en el caso de que surja una situación imprevista, como un accidente de tráfico o que se les averíe el coche de camino al trabajo.

DeLonzor afirma que el 45% de las cosas que hacemos todos los días es automático. "Nuestras vidas están llenas de hábitos, desde la forma en la que te cepillas los dientes hasta cómo te vistes y vas al trabajo", dice, añadiendo que son necesarias. "Si no hiciéramos las cosas automáticamente, tardaríamos una eternidad en hacer todo lo que tenemos que hacer a lo largo del día".

Las personas puntuales analizan sus actividades diarias, establecen rutinas y las siguen.

Puesto que las personas puntuales suelen llegar temprano, suelen disponer de cierto tiempo de inactividad. Por ejemplo, llegar a una reunión con quince minutos de antelación les permite ponerse al día con sus correos electrónicos, revisar sus notas o simplemente disfrutar de la soledad.

"Necesitas ser proactivo en vez de reactivo a tu calendario. Programa tu tiempo primero y solo después acepta las solicitudes de los demás", sugiere Craig Jarrow, autor de "Time Management Ninja".

"Si cometes el error de no organizar tu calendario por adelantado, te darás cuenta de que acaba llenándose con las prioridades de los demás, no con las tuyas".

"Las listas de tareas pendientes pueden ser una excelente forma de ayudarte a recordar las tareas y mantenerte organizado para que puedas aprovechar el día al máximo. Su único inconveniente es que pueden acabar llenándose fácilmente con tareas que probablemente no serás capaz de completar en un solo día", escribe Angela Ruth de Due en Business Insider.

"Cada mañana debes revisar tu lista de tareas pendientes e identificar las dos o tres tareas más importantes del día. Estas son las tareas más esenciales que que debes completar antes de que acabe el día".

"Esto puede incluir tareas como publicar un post en tu blog o mantener una llamada telefónica con un posible cliente. Una vez que estas tareas estén terminadas, puedes empezar a trabajar en las demás - aunque no sea necesario que las acabes hasta el día siguiente".

Siempre que "taches tus tareas más importantes habrás tenido un día fructífero".

"Está demostrado que aunque planificar las cosas requiere tiempo, siempre acaba ayudándote a ahorrar tiempo al final. Sé sincero contigo mismo, ¿cuántas veces te encuentras diciendo ‘No tengo tiempo’?", escribe Kirstin O'Donovan para Addicted2Success. Recuerda, todos y cada uno de nosotros tenemos 24 horas al día. Así que, "no es que te falte tiempo, es que no sabes gestionarlo con eficacia".

"Es verdad que las personas de éxito siempre encuentran una forma de hacerlo. Nunca utilizan la excusa de ‘no tengo tiempo’, siempre acaban encontrándolo". "Entonces, ¿qué necesitas cambiar? ¿Qué debes cambiar para tener más tiempo?".

"Empieza por identificar lo que te roba más tiempo y lo que puedes hacer para eliminarlo. Nada nos hace perder más tiempo que poner excusas".

¿Qué sucede cuando tienes múltiples opciones? Es probable que no seas capaz de tomar una decisión y mantenerla. En vez de eso, barajas todas las opciones sin llegar a una conclusión, lo que te hace perder tiempo.

Recuerda que la mayoría de las decisiones no son tan importantes. Siempre puedes cambiar de dirección si es necesario. Esa es la razón por la que Mark Zuckerberg usaba la misma ropa durante los comienzos de Facebook - así tenía una decisión menos que tomar todas las mañanas.

Aunque no deberías sobrecargar tu calendario, utilizarlo correctamente estructura tu agenda diaria para que no tengas que enfrentarte a múltiples opciones todos los días.

Esto no es solo una señal de que no estás gestionando tu calendario o tiempo de manera efectiva, también es un claro indicador de que estás sobrecargado de trabajo.

Piensa en ello. Has superado los límites de tu rendimiento máximo. Como resultado, tardas más tiempo en completar las cosas de tu lista de tareas pendientes.

Hacer un seguimiento de tu tiempo es un buen punto de partida. Esto te permite darte cuenta de cuánto tiempo tardas en completar determinadas tareas. Por ejemplo, si generalmente tardas dos horas en hacer una publicación en un blog, y ahora tardas 3 o 4, está claro que algo no va bien. Presta atención a las señales de que algo va mal.

Las personas tienden a ser un 18% más productivas cuando reservan tiempo para actividades específicas fuera de las reuniones.

Por supuesto. Ayudar a los demás es estupendo. Pero si siempre estás ayudando a otros, simplemente no te queda tiempo para ti.

Decir constantemente que "sí" añade una carga extra de trabajo a tu día a día. Como resultado, te falta tiempo para hacer tus propias tareas. Uno de los trucos más efectivos para gestionar tu tiempo es aprender a decir que "no".

Al principio puede resultar difícil, pero es mejor que decepcionar a los demás a largo plazo o acabar sobrecargado.

Preparado por José Rodríguez