Esta es una fórmula que te ayudará a abandonar lo irrelevante y a concentrarte en las tareas que realmente importan.
Los empresarios pasan periodos en los que su atención es muy baja y deben estar atentos a muchas cosas, lo que hace que se acabe formando una gran bola de nieve que les arrastra. Por lo tanto, una de las preguntas que necesitan preguntarse continuamente es: “¿Qué podría dejar de hacer?” Es esencial ser capaz de centrarse en las cosas que realmente son necesarias y dejar de lado las que son interesantes pero no verdaderamente urgentes. La habilidad de hacer las cosas más importantes y no perder el tiempo en las menos importantes es el arte y la ciencia del shedding, y te ayudará a hacer más haciendo menos.
Parece ir en contra de la ética de trabajo puritana con la que nos criamos. Pero realmente funciona. Cuando una persona se concentra en una lista mucho más corta de tareas e iniciativas mucho más importantes, al final acaba haciendo más.
La mayoría de la gente, cuando es ascendida en su trabajo, se lleva consigo todas las tareas que solía hacer en su puesto anterior, y luego las suma a sus nuevas responsabilidades. Esto tiende a suceder incluso en los cargos más altos, como entre los presidentes o directores ejecutivos, en parte porque es un hábito y tienden a ser ultra responsables y ultra conscientes, y también porque no han perfeccionado el arte de la delegación.
Para practicar el arte del shedding, descubre primero cuánto ganas por hora dividiendo los ingresos netos anuales de tu negocio antes de intereses, impuestos y depreciación, por el número de horas que trabajas al año. Así que, por ejemplo, si ganas 200.000 dólares al año y trabajas 2.000 horas, entonces ganas 100 dólares la hora.
Ahora que has calculado lo que ganas a la hora, delega o elimina todas las tareas que otra persona podría hacer mejor, más rápido y más barato. Por ejemplo, a 100 $ la hora, no deberías estar haciendo tareas administrativas que podría realizar otra persona por 20 $ la hora.
De nuevo, la clave es esta: Una vez que hayas calculado lo que ganas por hora, delega, subcontrata o despójate de tus tareas y asígnaselas a otras personas que puedan hacerlas mejor, más rápido y a un precio más bajo, liberando tu tiempo para hacer las cosas que solo tú puedes hacer.
Así que, ¿cómo identificar qué tareas mantener y cuáles eliminar?
Haz un inventario diario de todas las tareas que realizas durante una semana normal. Si no puedes hacerlo para una semana, entonces inténtalo para al menos 3 días. Después de esto, reflexiona sobre tu lista de tareas e identifica las más importantes para las que tienes un talento único.
Por ejemplo, un empresario posee una exitosa empresa de desarrollo inmobiliario. Después de rastrear sus actividades diarias durante una semana, descubre cuál era la tarea que tiene un mayor impacto en su negocio. Esa actividad es conducir y mirar los terrenos. Tiene un don particular para dimensionar el potencial de una propiedad.
Aproximadamente el 95% de todas sus otras actividades son delegadas o subcontratadas a personas que pueden hacerlas mejor, más rápido y barato, o son consideradas innecesarias y abandonadas por completo. Al centrarse exclusivamente en donde puede aportar más valor, los beneficios de su empresa se disparan.
Una vez que hayas elaborado tu lista de tareas que realizas a diario o semanalmente, encontrarás dos o tres tareas para las que está especialmente calificado y que disfrutas haciendo. Cuanto más te dediques a estas tareas y menos pierdas el tiempo en otras que podrían hacer otras personas, más crecerá tu negocio.
Para las pequeñas y medianas empresas, puede parecer lógico que el propietario, fundador o presidente realice muchas tareas diferentes. Si bien es cierto que el fundador necesita conocer todos los aspectos de su negocio, en realidad, que se ocupe de tantas cosas puede ser perjudicial para su negocio.
Puedes recordar la analogía de poner piedras, guijarros y arena en un jarrón de cristal. La única manera de conseguirlo es poniendo las rocas grandes primero, los guijarros en segundo lugar y la arena al final. Si intentas poner la arena primero y luego los guijarros, las rocas grandes no encajarán. Lo que necesitamos tener en cualquier momento de nuestra carrera profesional es un par de rocas en las que concentrarnos diariamente y en las que pasamos la mayor parte de nuestro tiempo. Una vez que lo hagamos, todavía podremos acomodar algunos guijarros más pequeños e incluso un poco de arena, pero debemos esforzarnos por tener rocas, o en otras palabras, tareas, que sean dignas de nuestro precio por hora y que reflejen los talentos y dones especiales que poseemos.
En su libro “The One Thing”, Gary Keller enseña que existe una cosa que ayudará a tu negocio en un momento dado. Hay una tarea que podrías estar haciendo ahora mismo y que tendrá un mayor impacto en tu negocio que cualquier otra. Al concentrarte en esa tarea, harás que tu empresa llegue mucho más lejos de una forma mucho más rápida y con una mayor rentabilidad.
Por lo tanto, haz este ejercicio de shedding y reflexiona sobre cómo estás gastando tu tiempo en el trabajo durante la semana, y luego haz balance. Averigua dónde estás realmente gastando tu tiempo y cuántas horas a la semana está gastando en tareas que podrían ser fácilmente delegadas u olvidadas por completo. Al hacerlo, estarás haciendo menos de lo que no deberías estar haciendo, y más de lo que deberías hacer. En otras palabras, harás más haciendo menos.