15 formas de ser más productivo y gestionar mejor tu tiempo

Existen innumerables formas de ser más productivos. Hacer listas de tareas es algo bastante común. Sin embargo, algunos métodos de productividad funcionan mejor que otros y pueden ahorrarte tiempo en el proceso.

“Actualmente, sentimos que tenemos menos tiempo que nunca, aunque esto realmente no es verdad”, dice Erica Keswin, estratega del lugar de trabajo, excoach ejecutiva y autora del libro "Bring Your Human to Work" (Trae a tu ser humano al trabajo). “Debido a la tecnología 24/7 y al aluvión de 'cosas que hacer' que nos llegan por correo electrónico y mensaje de texto, resulta difícil mantener nuestras prioridades en orden”.

Keswin dice que la clave es ser más cuidadoso con a lo que le prestas atención. “De lo contrario, es muy probable que nos dejemos llevar por las cosas equivocadas, o las más inmediatas”, dice. “Siempre le digo a la gente que empiece por hacerse esta importante pregunta: ‘¿Refleja tu calendario tus valores?’”

Varios expertos en carreras profesionales comparten sus 15 consejos favoritos sobre cómo ser más productivo y administrar mejor tu tiempo.

Antes de acostarme, siempre me tomo un tiempo para prepararme para el día siguiente. Echo un vistazo a mi agenda y veo qué citas tengo o qué plazos debo cumplir. Preparo la cafetera y a veces hago mi lista de cosas por hacer la noche anterior. Un poco de planificación siempre es de gran ayuda. - Marcos Jacober, director ejecutivo de Life Hacks Wealth y experto en inversiones inmobiliarias

Cuando te levantas temprano, tienes más tiempo para planear las cosas y organizarte para el día siguiente. Completar las tareas de tu lista de tareas al principio permite que tengas más tiempo libre durante el día. Para cuando llego a la oficina a las 7:30 a.m., ya le he echado un vistazo a mi horario, me he tomado un café y he asistido a una clase de entrenamiento. - Ben Gold, presidente de QuickBridge, una empresa privada de servicios financieros

Decide cuál es tu meta u objetivo principal - piensa a largo plazo. La razón principal por la que las personas pierden la noción del tiempo y del día es porque no tienen un objetivo o una meta clara. Así que si te llega a la mesa algo que no concuerde con tus objetivos, simplemente di “No”, “No ahora mismo” o “Seguro que hay otra persona mejor preparada para hacerse cargo de esto”. - Tom Murry, director ejecutivo retirado de Calvin Klein

A lo que siempre vuelvo - y siempre recomiendo a los demás - es a la simple lista de cosas por hacer y no dejar que se alargue demasiado. Luego selecciona de tres a cinco de esas cosas cada día. Seguirás siendo productivo sin sentirte abrumado. - Brie Reynolds, especialista senior en carreras en FlexJobs

Tengo muchas listas codificadas por colores en Google Keep, que se sincronizan a la perfección entre el móvil y el portátil. Son un gran punto de contacto para organizar “cosas por hacer” al azar, incluyendo: gente que necesito conocer en los próximos viajes; ideas para escribir; y servicios y aplicaciones que quiero revisar. - Karen Wickre, exlíder editorial de Google y Twitter, y autora del libro “Taking the Work Out of Networking: An Introvert's Guide to Making Connections That Count” (Sacando el trabajo del networking: Guía introvertida para establecer conexiones que cuentan)

Crea un sistema de calendario que te funcione - luego úsalo y compruébalo varias veces al día. Resulta imposible mantenerse organizado si desconoces la fecha, hora y lugar de las fechas límite, reuniones y otras responsabilidades laborales. Como dice el viejo dicho: “Si fracasas en el plan, estás planeando fracasar”. - Teague Simoncic, entrenador de carrera y estilo de vida con Ama La Vida

Haz una lista de todas tus metas y objetivos y organízalos en función de su valor. Ordena tus metas de acuerdo a esto y haz las tareas más grandes, más difíciles y más importantes primero. Como dijo en una ocasión Mark Twain: “Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comerte dos ranas, es mejor comerte la más grande primero”. - Tom Murry, director ejecutivo retirado de Calvin Klein

Divide tus metas en pasos diarios más pequeños. Digamos que uno de tus objetivos es aumentar tus ventas en una cierta cantidad en un año. Divide ese número en meses, semanas y luego días. Una vez que lo hayas hecho, sabrás exactamente cuánto necesitas hacer a diario y podrás planear tu día por consiguiente. - Tom Murry, director ejecutivo retirado de Calvin Klein

La productividad requiere mantenerse concentrado, por lo que debes disponer de un tiempo determinado para responder a los correos electrónicos. Si contestas a los correos electrónicos en cuanto te llegan, no tendrás tiempo para hacer nada más. Responder correos electrónicos varias veces al día marcará una gran diferencia en la productividad. - Sara Bliss, escritora independiente, autora de bestsellers del New York Times, y autora del libro “Take the Leap: Change Your Career, Change Your Life” (Da el salto: Cambia tu carrera, cambie tu vida)

Limita las distracciones para que puedas concentrarte en la tarea que tienes entre manos. Esto significa no solo limitar el uso de los medios de comunicación social, sino también no mantener conversaciones de 15 minutos en la sala de descanso, cerrando incluso la puerta de tu despacho para que la gente no se asome a saludarte y distraerte. - Teague Simoncic, entrenador de carrera y estilo de vida con Ama La Vida

Animo a mis clientes a tomarse pequeños descansos a lo largo del día para evitar acabar agotados. Mi estrategia favorita es la Técnica Pomodoro, que significa poner un temporizador para que puedas tomarte pequeños descansos (cinco minutos más o menos) entre tramos de trabajo más largos (normalmente 25 minutos). - Teague Simoncic, entrenador de carrera y estilo de vida con Ama La Vida

Solía recibir muchos correos electrónicos de spam, notificaciones y actualizaciones. Tan solo se tarda un milisegundo en borrar un correo electrónico, pero los compañeros empresarios son conscientes de que el tiempo es precioso y de que puedes emplear el potencial de tu cerebro en otras tareas más importantes. Hice una limpieza de mi correo electrónico y me di de baja de servicios innecesarios, por lo que ahora solo recibo correos importantes. - Marcos Jacober, director ejecutivo de Life Hacks Wealth y experto en inversiones inmobiliarias

Al escuchar música sin letra, desde música tranquila de piano hasta las bandas sonoras de tus películas favoritas, descubrirás que puedes concentrarte en completar los puntos de tu lista de tareas pendientes o tomarte unos minutos para relajarte. - Sarah Stoddard, experta en tendencias profesionales de Glassdoor

Una forma clave de ser más productivo o un mejor administrador de tu tiempo es trabajar de manera más flexible. Por ejemplo, el 65% de los trabajadores dicen que serían más productivos trabajando desde casa; las razones incluyen que tendrían menos distracciones y estarían menos estresados por tener que desplazarse al trabajo. Pregunta a tu jefe si puedes trabajar desde casa, incluso ocasionalmente, para aumentar tu productividad. - Brie Reynolds, especialista senior en carreras en FlexJobs

Una encuesta de Glassdoor descubrió que los trabajadores solo suelen tomarse la mitad de sus vacaciones simplemente porque tienen miedo de atrasarse o perderse algo en el trabajo. Esto es contraproducente - no serás tan efectivo si no reservas tiempo para descansar y recargarte del trabajo de vez en cuando. - Sarah Stoddard, experta en tendencias profesionales de Glassdoor