Si deseas aprender a ser capaz de gestionar tu lista de tareas pendientes de una forma más eficiente, sigue estas estrategias.
Durante nuestra experiencia laboral todos hemos pasado por momentos en los que tienes tantas tareas pendientes que vas de una a otra sin completar ninguna. Los proyectos no dejan de acumularse y sientes que mientras estás trabajando en uno de ellos, tu lista de tareas se está llenando con otros tantos.
Por desgracia, no existe ninguna salida fácil y rápida a esta situación. Sin embargo, sí que hay algunas estrategias que pueden ayudarte a gestionar tu lista de tareas pendientes con más habilidad, incluso más rápidamente.
Aquí es donde el concepto de trabajo en curso (WiP, por sus siglas en inglés) entra en juego.
El trabajo en curso es todo el trabajo que has empezado pero que todavía no has terminado. ¿Has recibido un correo electrónico al que sabes que tienes que responder? Hasta que lo hagas, es tu WiP. ¿Has escrito un código pero todavía no lo has probado? Entonces también es WiP.
Si no se hace, no proporciona valor, solo está en algún lugar de la cola. Cuantas más cosas tengas en la cola, más difícil te resultará ver lo que realmente importa. Una gran cantidad de WiP también significa más cambio de contexto, lo que ralentiza aún más el proceso. Al final acabas agobiado con una gran cantidad de tareas que no eres capaz de completar.
Sin embargo, no todo está perdido. Estas son algunas herramientas que puedes utilizar para hacerle frente a tus tareas pendientes.
1. Kanban
Es posible que hayas oído hablar del método Kanban o incluso que lo hayas utilizado. Esta estrategia fue creada por primera vez en la década de 1950 por Taiichi Ohno, quien trabajó como ingeniero en Toyota. Cada vez se sentía más frustrado por el flujo de producción de coches y por el hecho de que los responsables tiraban piezas que no necesitaban “por si acaso”. La técnica Kanban (que en japonés significa “signo”) fue introducida en un principio para indicar que una parte del flujo ya estaba hecho y que la siguiente fase del mismo puede comenzar.
Poco a poco, este concepto de “justo a tiempo” empezó a aplicarse en toda la empresa como un medio para controlar de modo armónico la fabricación de los productos necesarios en la cantidad y tiempo necesarios en cada uno de los proceso.
Con la estrategia Kanban, el primer paso es visualizar tu trabajo. La visibilidad te ayudará a ver las cosas en perspectiva.
Una vez que lo tengas todo establecido (ya sea usando post-its a modo de tarjetas o usando una herramienta online como Trello), puedes empezar a optimizar el flujo. Presta especial atención a los lugares donde te atascas y a las cosas que repites varias veces. ¿Serías capaz de automatizar estas cosas en algún momento?
Otro elemento importante de la gestión de tu trabajo en curso es saber cómo priorizar tus tareas. Aquí es donde entra en juego otro método.
2. La Matriz de Eisenhower
La Matriz de Eisenhower es uno de los métodos más efectivos para decidir cuáles de tus responsabilidades merecen tu atención y cuáles pueden esperar. Gestionar el trabajo en curso no solo consiste en visualizar y desplazar las tareas. También se trata de eliminar algunas de ellas para que puedas concentrarte en las más importantes.
¿Cómo funciona entonces?
Como puedes ver, existen cuatro maneras de categorizar tus tareas:
- Urgente e importante;
- Importante pero no urgente;
- Urgente pero no importante;
- Ni urgente ni importante.
Meter tus tareas en una de estas categorías es la forma más rápida de priorizarlas. Después de categorizarlas de acuerdo con este esquema, sabrás qué debes hacer con cada una de ellas.
Una vez que hayas automatizado, delegado y eliminado una parte significativa de tus tareas, es posible que te preguntes dónde detenerte.
Limitar demasiado tu trabajo en curso puede hacer que te enfrentes a una situación en la que solo tendrás que ocuparte de las tareas más urgentes. Ten en cuenta que es virtualmente imposible pasar los días haciendo frente a tareas demasiado difíciles. Eso tendría un gran impacto en tus niveles de energía.
Ahora, vamos a echarle un vistazo a las estrategias que puedes seguir para asegurarte de que todos los miembros de tu equipo aumentan su capacidad para gestionar su trabajo en curso.
¿Cómo puedes ayudar a otros miembros de tu equipo a gestionar su WiP?
Si trabajas como parte de un equipo, es importante no solo administrar tu propio WiP, sino también encontrar formas de incorporar algunas de estas técnicas a una escala más amplia.
Existen prácticas a largo plazo que puedes implementar para trabajar con otros miembros de tu equipo. De esta forma, podrás gestionar tus tareas de forma más coherente. Estas son algunas de estas estrategias:
- Evita cambiar de contexto a nivel de equipo. Para ello, concéntrate en trabajar en una historia, artículo o tarea a la vez siempre que te sea posible.
- Limita tu WiP en una herramienta que estés usando. La mayoría de las herramientas de gestión de tareas tienen la opción de limitar el número de tarjetas que se pueden colocar en cualquier paso.
- Reduce tus ciclos de trabajo. Los ciclos de trabajo de una semana de duración podrían ayudarte a ti y a tu equipo a abordar el trabajo en curso.