Las reuniones son una pérdida de tiempo. Estas suelen convertirse en uno de los mayores obstáculos para la productividad para muchas empresas. Durante el siglo XX, justo en pleno desarrollo del sector industrial, las reuniones eran de vital importancia, ya que eran la mejor forma para distribuir información.
Sin embargo, actualmente contamos con una gran cantidad de opciones disponibles para hacerlo. Por su puesto, necesitamos reuniones para asegurarnos de que las cosas van por el buen camino, pero demasiadas empresas las celebran sin ningún propósito claro. Varios estudios han demostrado que una gran cantidad de empresas celebran reuniones inútiles que de hecho solo son perjudiciales para su organización.
Las reuniones bien organizadas ayudan a aumentar la productividad, mientras que las reuniones inútiles tienen un efecto totalmente opuesto. Estos son 5 errores que podrías estar cometiendo en tus reuniones y de los que ni siquiera eres consciente.
1. Te gastas demasiado dinero
¿Cuánto te cuesta celebrar reuniones? Mi respuesta: Demasiado. La respuesta de la mayoría de la gente: No lo sabemos (y eso no es para nada bueno). De acuerdo con una encuesta realizada por The Muse, cada año se desperdician 37.000 millones de dólares en reuniones. Lo peor de todo es que cada año desde 2000 la duración de las reuniones ha aumentado en un 10%.
En un artículo de Harvard Business Review, Steven Rogelberg de la Universidad de Carolina del Norte y sus colegas entrevistaron a 182 altos directivos. El 65% dijo que las reuniones les impiden terminar su trabajo individual, mientras que el 71% considera que las reuniones son improductivas e ineficientes. Esto se alinea con mi propia encuesta personal, en la que los gerentes creían que podían reducir sus reuniones en al menos un 80% y que esto tendría poco o ningún efecto negativo en la empresa.
Solución: Intenta reducir o eliminar tantas reuniones como te sea posible. Te sorprenderá que solo es necesario celebrar muy pocas para sacar las cosas adelante.
2. Invitas a la gente equivocada
Hace poco vi un viejo episodio de Pesadilla en la cocina. En este, un restaurante estaba dirigido por tres propietarios, lo que había provocado un caos total. Ramsay dijo que le recordaba a un viejo dicho de Inglaterra: "Demasiados cocineros estropean el caldo". Lo mismo ocurre en la sala de juntas; demasiadas personas involucradas en una reunión pueden arruinarla.
En muchas ocasiones se invita a las reuniones a personas que no tienen nada que aportar. Lo mejor es seguir la "regla de las dos pizzas" que Jeff Bezos hizo famosa. Si no puedes alimentar a todos los participantes en una reunión con dos pizzas, entonces hay demasiada gente.
Solución: Invita a las reuniones únicamente a la gente necesaria.
3. No te centras lo suficiente en la agenda
A Brian Tracy le gusta decir: "Cada minuto que dedicas a la planificación te ayuda a ahorrar 10 minutos en ejecución". Lo mismo ocurre con las reuniones. Las reuniones mal organizadas pueden ser peores que no celebrar ninguna reunión. Una agenda, con objetivos y resultados claros en mente transformará tus reuniones.
No se trata de la duración de la reunión, sino de que se hagan todas las cosas que hay que hacer. Con una agenda en la mano, trabaja los puntos uno por uno, tachándolos conforme avances. Una vez que hayas acabado todo lo que está en el orden del día, la reunión habrá terminado. No cometas el error de alargar la reunión si ya has tratado todos los temas necesarios. Si tu reunión de una hora termina en 21 minutos, no la alargues. Una reunión debe durar el tiempo que sea necesario, ni un minuto más.
Solución: Anota todos los puntos de la reunión en una agenda.
4. Confías demasiado en tu memoria
Seamos claros: muchos de nosotros tenemos mala memoria. Debido a la gran cantidad de información a la que nos enfrentamos a diario, resulta casi imposible recordarlo todo.
Un estudio realizado por dos psicólogos británicos, J. Blackburn y EJ Lindgren, reveló algunas estadísticas interesantes sobre las reuniones. Estos grabaron una discusión al final de una reunión de la Sociedad Psicológica de Cambridge.
Dos semanas más tarde, pidieron a los asistentes que escribieran todo lo que pudieran recordar sobre la discusión. Los resultados fueron realmente reveladores:
- El número medio de puntos recordados por cada persona fue de solo el 8,4%.
- El 42% de los ítems recordados fueron recordados de forma incorrecta.
- Muchas de las cosas "recordadas" ni siquiera fueron mencionadas.
Esto pone de manifiesto la necesidad de hacer resúmenes por escrito.
Solución: Distribuye entre los participantes en las reuniones un acta que recoja los puntos clave tratados.
5. No aprovechas las reuniones para discutir
Las reuniones pueden clasificarse en dos tipos: las destinadas a la distribución de información y las destinadas a la discusión. Celebra el menor número posible de las primeras. Existen mejores formas de distribuir información, desde videos hasta sistemas online.
En cuanto a las reuniones basadas en la discusión, es importante recordar la ley de Parkinson: "El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización". Esto también es aplicable a las reuniones. Celebra reuniones concisas. No pierdas el tiempo.
El fabricante japonés de chips Disco Corp ha puesto en práctica una medida muy interesante. Cobra 100 $ a sus empleados por usar su sala de reuniones.
Solución: Encuentra otras formas más eficientes de distribuir información. Intenta celebrar reuniones únicamente para discusiones.