11 errores de gestión del tiempo y cómo evitarlos

¿Tienes la sensación de que estás trabajando todo el tiempo pero no produces los resultados que deseas? No eres el único. Este es un problema que muchos empresarios con talento deben superar. Desafortunadamente, algunas personas adoptan en un intento desesperado algunas técnicas de gestión del tiempo que lo único que hacen es complicar aún más las cosas.

Evita estas 11 trampas comunes de gestión del tiempo en las que la mayoría de los empresarios caen.

A veces nos decimos a nosotros mismos: "Si hubiera tenido más tiempo podría haber llegado a X, Y y Z". Por supuesto, tan solo contamos con 24 horas al día, así que ¿por qué desperdiciar nuestra energía mental quejándonos?

Quejarte de que no tienes suficiente tiempo nunca no va a darte más tiempo. Tan solo te hace sentir mejor durante un rato. Quejarte de la falta de tiempo te impide enfrentarte a la realidad: hay algo que no está funcionando.

Deja de decir que no tienes tiempo suficiente para cumplir tus compromisos. En cambio, admite que necesitas mejorar tu gestión del tiempo y empieza a experimentar con técnicas que te ayudarán a alcanzar tus metas.

Es de vital importancia que planifiques tu día para lograr la máxima eficiencia. No es necesario que organices lo que vas a hacer en cada minuto del día, pero debes intentar establecer unas metas diarias, incluyendo las tareas que te gustaría completar, y luego priorizarlas en orden de importancia.

Pasa algunos minutos durante la noche preparando la ropa y la comida para el día siguiente. Revisar el calendario te ayudará mentalmente, te ahorrará tiempo por la mañana y reducirá la fatiga de la decisión. Independientemente de si usas una aplicación de calendario o una lista detallada de cosas por hacer, planificar tu día te proporciona una estructura para que sepas exactamente qué es lo siguiente que debes hacer.

Distinguir entre "urgente" e "importante" no es nada fácil para la mayoría de los empresarios. ¿Cómo puedes apagar un incendio cuando vas de camino a una reunión de inversores?

Puedes utilizar la Matriz de Eisenhower para ayudarte a priorizar tus tareas y no permitir que las cosas urgentes acaben determinando tu agenda. Enumera todas tus tareas y colócalas en cuatro cuadrantes:

Los empresarios se enorgullecen de ser un genio de todos los oficios, pero no necesitas estar involucrado en cada una de las partes de tu negocio. Aunque es importante que conozcas todo lo que sucede en tu empresa, debes delegar las tareas correctas a las personas apropiadas.

Si no dispones de personal, externaliza tareas específicas a trabajadores independientes. Por ejemplo, puedes contratar a un asistente personal para que gestione tu calendario, correo electrónico, cuentas en redes sociales o blog. Los asistentes personales también pueden encargarse de los mandados personales, contratar personal y reservar tu vuelo y hotel para tu próximo viaje de negocios.

Tómate un momento y lee otros artículos sobre la gestión del tiempo. Seguramente descubrirás que uno de los consejos más comunes es despertarse temprano. Y tienen razón. Digamos que te despiertas una hora antes. Puedes aprovechar ese tiempo para revisar tu calendario, hacer ejercicio, tomarte un desayuno saludable, leer o limpiar tu bandeja de entrada sin distraerte.

Este es el asunto. Poner la alarma a las cuatro de la mañana no es lo único lo que hay que hacer para gestionar el tiempo. Consiste en trabajar en torno a tu productividad máxima y reservar bloques de tiempo para centrarte en tus prioridades.

Planifica tus días para trabajar en tus tareas más importantes cuando tengas más energía y concentración. Si tu punto álgido es al atardecer, ese es el momento en el que debes bloquear tiempo para concentrarte en tus tareas más importantes. Esta es una estrategia mucho mejor que luchar contra el reloj interno de tu cuerpo.

No importa lo bien que planees las cosas, tarde o temprano alguien acabará interrumpiéndote. Por esa razón es de vital importancia que tu calendario tenga cierta flexibilidad.

Debes contar con la flexibilidad suficiente para poder incluir en tu calendario tareas que no habías previsto y aún así salir airoso de la situación.

Todos nos esforzamos por entregar un trabajo de calidad, pero la búsqueda constante de la perfección no es realista. La presión que nos ponemos a nosotros mismos para "ser perfectos" suele llevarnos a presionar a otras personas. No vale la pena.

Tomemos a Steve Jobs como ejemplo. Aunque su perfeccionismo lo llevó a crear algunos de los productos más emblemáticos de la historia reciente, también amplió el tiempo necesario para desarrollar productos y creó fricción con los empleados. Como empresario, ya sabes que no puedes permitirte el lujo de prolongar excesivamente el desarrollo de tus productos o servicios. Si aplazas lo que hay que hacer, seguramente alguien se adelantará a ti.

Tendemos a calcular mal cuánto tiempo vamos a tardar en completar una tarea. Podemos estimar que vamos a tardar una hora en hacer algo y luego acabamos tardando casi dos. A veces es al revés, pero sea como sea, esta situación pone nuestra agenda patas arriba. Lo que se suponía que debías completas hoy debe ser aplazado al día siguiente.

Determinar cuánto tiempo vas a tardar en completar una tarea no es siempre fácil, pero por lo general se suele tardar más tiempo del que crees. La mejor idea es mantener un registro de tiempo durante al menos una semana para ver cómo pasas tu tiempo. Puedes hacerlo manualmente en un cuaderno o utilizando un software de seguimiento del tiempo.

¿Debes dejar tu escritorio lleno de basura? No. ¿Deberías coger algo y nunca devolverlo a su lugar correcto? Por supuesto que no. Lo primero es antihigiénico, y no devolver los artículos a su sitio hará que acabes perdiendo el tiempo buscando cosas que no encuentras.

Es aceptable tener un poco de desorden en tu espacio de trabajo. Un estudio ha descubierto que un escritorio desordenado puede despertar la creatividad. Por lo tanto, si no tienes tiempo, no es necesario que te estreses por un poco de desorden.

Muchos empresarios se enorgullecen de haber invertido un número insensato de horas en su empresa. Elon Musk, por ejemplo, trabaja 80 horas a la semana. La verdad es que todo el mundo necesita descansos para centrarse y recargar las pilas.

Oblígate a tomarte un descanso y desconectar. Haz lo que sea necesario, ya sea salir a dar un paseo, apagar la pantalla del ordenador o lo que sea.

Existen un gran cantidad de herramientas de gestión del tiempo, sin embargo, lo que funciona bien para un empresario puede no ser suficiente para ti.

Experimenta con varias técnicas de gestión del tiempo hasta que encuentres el sistema que mejor se adapte a tus necesidades. Tardarás algún tiempo en conseguirlo, pero es de vital importancia que encuentres una estrategia que te ayude a aprovechar el tiempo al máximo y así ganarle la batalla al reloj.