8 errores que debes evitar en cualquier reunión de trabajo

Las reuniones profesionales suelen ser de vital importancia, ya que permiten tanto a jefes como a empleados compartir información y explorar opciones para abordar los próximos proyectos. Sin embargo, en algunas ocasiones las reuniones son totalmente innecesarias, especialmente ahora que contamos con el correo electrónico y los servicios de mensajería instantánea.

No obstante, independientemente de lo importante o no que sea la reunión, es esencial recordar la naturaleza pública de estas reuniones y presentarse de la manera más profesional posible. Para lograr esa meta, querrás evitar estos ocho errores fáciles de cometer durante las reuniones de personal.

Aunque en tu oficina no esté mal visto llegar tarde a los sitios, si tienes una reunión programada a primera hora de la mañana, llegar a tiempo debe ser una prioridad. En las reuniones participan muchas personas que también tienen otras cosas que hacer, y esa es la razón por la que son puestas a primera hora de la mañana. Así que ponte una alarma extra, échate un café bien cargado y entra en la sala de conferencias a la hora estipulada (o, preferiblemente, un par de minutos antes).

En muchas oficinas, los administradores reparten la orden del día antes de las reuniones importantes, lo que permite a los asistentes hacerse una idea de lo que van a discutir. Si las reuniones de tu oficina se organizan de esta forma, dedica un poco de tiempo antes de cada reunión para echarle un vistazo a lo que se va a discutir y anota cualquier pregunta o comentario que puedas tener. Te estarás haciendo un favor a ti mismo, y estarás ayudando a tu jefe y compañeros de trabajo asistiendo a la reunión como un participante totalmente informado y comprometido.

Si en tu oficina es obligatorio llevar ordenador a las reuniones, seguramente no seas el único que sienta la tentación de revisar su correo electrónico o hacer cualquier otra cosa, especialmente si la reunión se alarga demasiado. Aunque en la mayoría de los entornos de reuniones una respuesta rápida y ocasional por correo electrónico no es un problema, desviar tu atención al trabajo en otro proyecto durante una reunión puede dar la impresión de que eres una persona incapaz de concentrarse.

Las reuniones pueden ser contextos desafiantes para compartir tus ideas; muchas personas desean intervenir en los asuntos discutidos, y se requiere paciencia para encontrar el momento adecuado para compartir tus pensamientos. La "paciencia" es particularmente importante en este caso, ya que interrumpir a tus compañeros puede no estar demasiado bien visto.

De forma similar, necesitas mantener una apariencia de "cara de póquer" durante las reuniones de trabajo; incluso si María de contabilidad comparte una idea que te parece tonta o irrelevante, no puedes poner los ojos en blanco o reírte en su cara. Si no estás de acuerdo con su evaluación de una situación y deseas ofrecer una opción alternativa, siéntete libre de hacerlo, pero mantén la compostura.

En la mayoría de las empresas, beber agua o una taza de café durante una reunión no es un problema. Además, muchas empresas ofrecen bocadillos durante las reuniones. Sin embargo, el hecho de comer y beber durante una reunión no debe distraer al resto de compañeros, por lo que si decides tomarte algo, hazlo con discreción.

Esto parece tan evidente que ni siquiera debería ser mencionado... pero sucede más a menudo de lo que piensas. Especialmente durante las reuniones a primera hora de la mañana, los asistentes pueden quedarse dormidos, lo que no es remotamente profesional y puede afectar de forma permanente a tu reputación. Mantente alerta, incluso aunque tengas mucho sueño.

Si eres el responsable de organizar una reunión, intenta evitar este problema: programar reuniones sin ninguna razón real. Las reuniones requieren mucho tiempo, y cuando son realmente necesarias, la inversión vale la pena. Sin embargo, si el orden del día de una reunión puede realizarse fácilmente con un intercambio de correo electrónico, resiste la tentación de reservar la sala de conferencias.