Si eres como la mayoría de los mortales que se sientan delante del ordenador todos los días, lo más probable es que esto te suene: Cuando no estás respondiendo a un correo electrónico, estás comprobando si tienes alguno nuevo. Luego, cuando llega algo nuevo, lo lees, piensas sobre cómo vas a responder, y luego llegas a la conclusión de que vas a tardar demasiado. "Me pondré con ello más tarde", crees. Y si no hay nada nuevo, te preguntas nerviosamente por qué. "¿Es porque mi bandeja de entrada está llena?" Así que sigues revisando cada 15 segundos hasta que aparece algo, mientras tanto, te pasas el rato borrando todo el correo basura que ha atascado tu bandeja de entrada.
Sin embargo, si te pasas el día entero pegado al correo electrónico, lo más probable es que acabes descuidando durante días, semanas o incluso meses otros proyectos que quieres y necesitas hacer. Por no mencionar que un nuevo estudio llevado a cabo en Canadá ha descubierto que pasarte el día comprobando tu correo electrónico puede acabar estresándote.
Por esta razón le hemos pedido a cinco personas expertas en correo electrónico que nos cuenten cómo lo gestionan.
1. Establece unos "tiempos de respuesta"
"Todos los días hago comprobaciones rápidas de mi correo electrónico para comprobar si me ha llegado algo importante, sin embargo, solo lo compruebo con más detenimiento en dos ocasiones al día. Al procesar todo el correo electrónico acumulado por lotes, puedo ser mucho más eficiente y reducir la sensación de tener que cambiar de tarea constantemente".
- Jacob Bank, informático y cofundador y director general de la aplicación de calendario Timeful
2. Escoge y elige lo esencial
"Respondo a las prioridades lo antes posible y mantengo una correspondencia clara y super positiva. Puesto que soy consciente de que nunca voy a poder revisar todos los correos electrónicos, doy prioridad a las personas que me piden ayuda y a las oportunidades".
- Tara Stiles, instructora de yoga y autora de la dieta "Haz tus propias reglas"
3. Envía por correo electrónico únicamente las cosas rápidas
"El correo electrónico es perfecto para la correspondencia rápida del día a día, pero cuando tengo algo importante que discutir o decisiones que tomar, prefiero el teléfono. Siempre es mejor escuchar a la persona con la que tienes que hablar: su tono de voz. Los correos electrónicos pueden ser malinterpretados".
- Bobbi Brown, maquillador y editor de belleza y estilo de vida de Health
4. Ordena todas tus cosas
"He descubierto que tratar mi correo electrónico como el correo ordinario es una estrategia muy buena. He creado una serie de carpetas: Carpeta de mamá, carpeta de clase de ejercicios, carpeta de clientes famosos, carpeta de casa, carpeta de casa de verano, carpeta médica, carpetas de niños, etc. Al tener los correos electrónicos organizados en categorías, puedo seguir tres pasos muy fácilmente... encontrar, tomar medidas o eliminar. También tendrás que darte de baja de las listas de correo no deseado. El volumen de correo electrónico basura es tremendo y pasar tiempo borrando spam te hace perder un tiempo muy valioso. Por último, prioriza los correos electrónicos que necesitan atención ese día en particular. Presiono responder y los arrastro a la esquina de mi escritorio si no puedo contestar en el momento, de lo contrario utilizo mi otra regla, responde todos los correos electrónicos importantes lo antes posible".
- Kathy Kaehler, entrenadora de celebridades, autora y fundadora de Sunday Set-Up, un club de alimentación saludable
5. Responde, no reflexiones
"Intento responder a los correos electrónicos tan pronto como los veo porque de lo contrario puedo acabar perdiéndolos en mi interminable bandeja de entrada. Te recomiendo que seas receptivo pero no superfluo. Al responder rápidamente y escribir correos electrónicos cortos, sin florituras, puedes crear una imagen de eficiencia y atención. Incluso palabras cortas como "Gracias" o "Lo tengo" te ayudarán a construir una cultura de confianza y te ayudarán a dominar tu bandeja de entrada".
- Roshini Rajapaksa, profesora asistente de medicina en la Facultad de Medicina de la Universidad de Nueva York, editora médica colaboradora de Health y cofundadora de Tula Skincare