4 formas de aprovechar las reuniones aburridas

Algunas reuniones importantes permiten avanzar en proyectos esenciales para las empresas. Sin embargo, otras son simplemente una pérdida de tiempo. De hecho, el 47% de los empleados afirman que las reuniones son el mayor desperdicio de su jornada laboral.

Estas reuniones aburridas y redundantes malgastan un tiempo y energía valiosos. Y lo peor de todo es que la mayoría de ellas acaban en discusiones, culpas y quejas. Cuando las reuniones se vuelven innecesariamente hostiles, la comunicación se interrumpe. El progreso se estanca. La moral se resiente.

Como líder, es esencial mantener el control de la dinámica de las reuniones para que estas no acaben convirtiéndose en una gran discusión sin sentido. Estas son algunas formas de evitar que los empleados que no hacen más que quejarse os hagan perder el tiempo y de asegurarte de que tus reuniones sean constructivas.

La creación de un propósito y una estructura compartidos son esenciales para que cualquier reunión sea productiva, especialmente si se trata de una reunión que pueda resultar polémica y en la que se pueden presentar quejas. Antes de sumergirte en el contenido de la reunión, prepara el orden del día. Sé claro sobre los temas a tratar y en qué marco de tiempo. De esta manera, podrás volver a encaminar la conversación si se desvía de su curso establecido.

También debes introducir el debate ofreciendo un objetivo claro y centrado en el futuro, como "Estamos aquí para crear un calendario revisado para este proyecto" o "Nuestro objetivo de hoy es tomar una decisión sobre la fecha de lanzamiento de tal producto".

No te concentres en por qué un proyecto está atrasado o ha fracasado (a menos que la reunión esté diseñada específicamente para ese fin). En su lugar, reorienta tu equipo al contexto actual. Comparte una misión, visión o propósito por el que puedas entusiasmarte y pon tu mirada en una meta futura inspiradora.

Siempre que desees facilitar una discusión justa, debes fijar unas normas de participación. Como mínimo, los gritos y los insultos deben estar prohibidos. Si la reunión va a tratar sobre un tema polémico, deja bien claro desde un principio que deseas tener una discusión tranquila. Para ello, establece una serie de normas que todo el mundo deberá aceptar:

Estos límites pueden ayudar a asegurar que la discusión sea animada y apasionada pero sin complicarse. Si la conversación se pone demasiado tensa, recuerda las reglas. Reforzar una atmósfera de respeto y cortesía rebajará la temperatura emocional en la habitación.

En general, la gente se desahoga porque quiere ser escuchada. Para acabar con las quejas, debes demostrar que realmente te importan los desafíos y las preocupaciones de tu equipo. Dedica tiempo durante la reunión a escucharlos. Muestra empatía con frases como: "Entiendo por qué eso debe ser un reto" o "Te escucho". Eso debe ser duro". Entonces investiga más a fondo. Haz preguntas aclaratorias del tipo: "¿Puedes decirme más?" o "¿Qué impacto ha tenido eso en ti?".

Estas preguntas te ayudarán a llegar a la fuente de las frustraciones de la gente y a dilucidar qué es lo que está bloqueando su avance. Ten cuidado de no demorarte demasiado en los problemas, ya que corres el riesgo de alimentarte de negatividad y mezquindad.

Después de liberar la válvula de presión y escuchar activamente las quejas, es hora de pasar al modo de soluciones. Mientras están bajo presión, muchos líderes cometen un error común en esta fase: Van directamente a la asignación de roles y responsabilidades. En otras palabras, le dicen a su equipo exactamente qué debe hacer.

Si bien un enfoque autocrático puede ser eficiente a corto plazo, por norma general suele provocar retroceso y resistencia. Por otro lado, entrenar a las personas para que encuentren sus propias soluciones es mucho más efectivo.