Si tienes una pequeña empresa, seguro que tienes la sensación de que te falta tiempo. Mientras que abordar las tareas según aparecen puede parecer un enfoque lógico, el momento de iniciar una tarea no debe basarse únicamente en ese principio. No solo hay que saber cuándo se debe comenzar una tarea, sino también cuánto tiempo nos llevará completarla. Si no se tienen en cuenta ambos factores, es probable que se prioricen las tareas urgentes sobre las más críticas para el negocio.
A continuación te contamos tres formas de reevaluar tus prioridades y asegurarte de que nunca te quedas atrás.
1. Desglosar los grandes proyectos en tareas más pequeñas con plazos escalonados
Es probable que el trabajo más importante que debes hacer para tu empresa esté concentrado en un puñado de proyectos ampliados o ciclos de desarrollo de productos que se extienden durante semanas, sino meses. Sin embargo, es probable que tu impulso sea priorizar la tarea que debe realizarse dentro de dos días sobre el gran proyecto que debe entregarse dentro de tres meses simplemente porque sientes que el tiempo apremia mientras que el proyecto no.
Sin embargo, ¿qué pasa si la tarea que debe entregarse dentro de dos días se puede completar en tan solo cinco minutos, mientras que el proyecto que debe entregarse dentro de tres meses ya tiene dos semanas de retraso y requerirá 40 horas de trabajo por semana para entregarlo a tiempo?
Las empresas pierden alrededor del 12% de sus inversiones en proyectos cada año debido a un mal rendimiento. Esto se debe en parte a que los directores de proyectos y el personal creen que tienen más tiempo del que realmente disponen. Las grandes tareas con fechas de vencimiento lejanas parecen tener menor prioridad cuando se piensa en ellas como en una sola tarea con una única fecha de vencimiento lejana.
Para evitar esto, divídelas en tareas de tamaño reducido y asigna a cada una su propia fecha de vencimiento. El proyecto puede tener un plazo de tres meses, pero si una de las subtareas tiene que hacerse hoy, entonces la subtarea es más prioritaria que la tarea de cinco minutos que debe hacerse para mañana.
2. Priorizar las tareas que dependen de otras personas
Como propietario de un negocio, muchas de tus tareas más importantes implicarán la participación de tu equipo. Por ejemplo, ¿cuál considerarías como una prioridad mayor: discutir con ventas los objetivos que estás intentando alcanzar el próximo mes o terminar tu presentación para inversores potenciales para la semana que viene?
Dada su importancia, la fecha de vencimiento más inmediata y su papel fundamental en su creación, la presentación parece tener una mayor prioridad, sin embargo, estás equivocado. Debes asumir que las tareas que dependen de otras personas, como las conversaciones con ventas, llevarán más tiempo que las tareas que puedes hacer por ti mismo. Si no, es posible que te encuentres en una situación difícil cuando se aproxime la fecha límite debido a que has esperado hasta el último momento para ponerte en contacto con alguien que tiene que ayudarte para finalizar la tarea.
A la hora de calcular cuánto tiempo te llevará la tarea, asegúrate de incluir el tiempo de espera para obtener lo que necesitas de cada persona. Cuanto más alto sea el perfil de los individuos de los que dependes, más tiempo necesitarás. Del mismo modo, cuanto menos control tengas sobre las personas de las que depende tu tarea, más tiempo tendrás que considerar.
3. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardarás en completar una tarea, empiézala pronto
En los negocios, sobre todo al principio, estás constantemente obligado a abordar tareas que no has hecho nunca antes. Cuando te enfrentas a la elección entre priorizar una tarea que has hecho antes y que se debe hacer pronto y otra que no has hecho antes y que se debe hacer después, es probable que tu primer impulso sea priorizar la tarea que se debe hacer antes.
Sin embargo, las personas suelen equivocarse al estimar cuánto tiempo necesitarán para hacer algo.
Los pequeños obstáculos inesperados o distracciones pueden convertir una tarea de medio día en una tarea de día y medio. Si bien añadir un amortiguador del 10 al 15% a las tareas de duración incierta es útil, también querrás priorizar estas tareas para así tener tiempo de compensar si tu estimación se aleja demasiado de la realidad.
Tomar decisiones sobre qué hacer primero puede parecer simple, pero en realidad es bastante difícil. El uso de estas tres simples estrategias puede ayudar a organizar las prioridades en tu empresa, lo que acabará contribuyendo a su crecimiento futuro.