¿Cómo controlar a los empleados que trabajan desde casa?
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Los días en los que los trabajadores se agolpaban a las puertas de sus oficinas a primera hora han llegado a su fin. Los avances tecnológicos y los imperativos económicos han acelerado la transición hacia organizaciones descentralizadas y fuerzas de trabajo remotas, con muchos empleados capaces de completar sus tareas tan solo con la ayuda de un ordenador portátil (o un smartphone) y una conexión estable a Internet.

A pesar de que esta cambio ofrece grandes beneficios en términos de flexibilidad, equilibrio entre el trabajo y la vida privada, reducción de los gastos generales e incluso de la contaminación atmosférica, las empresas deben tener especial cuidado a la hora de asegurarse de que las líneas de comunicación permanezcan abiertas y se mantenga la productividad.

El cambio del entorno tradicional de las oficinas presenta desafíos singulares. La pregunta que deben hacerse las empresas es: ¿cómo se puede aprovechar la tecnología para crear un entorno que reproduzca los aspectos positivos de un lugar de trabajo físico y que al mismo tiempo conserve los beneficios del trabajo a distancia? A continuación presentamos algunas opciones.

1. Elegir el software adecuado para el trabajo a distancia

El propio concepto de software introducido para impulsar la eficiencia presenta una serie de contradicciones inherentes. Es decir, cada nuevo software que adquieren las empresas añade su propio grado de complejidad. A menudo, el personal - que puede haber trabajado con sistemas heredados durante años - tendrá que recibir la formación necesaria para utilizar el nuevo programa. Algunos empleados pueden no ser demasiado espabilados con la tecnología digital, y si la compañía emplea una fuerza de trabajo diversa, la carga de formación puede ser considerable.

Por lo tanto, las empresas deben ser especialmente cuidadosas a la hora de elegir las herramientas para mejorar sus sistemas internos y facilitar el trabajo a distancia. Es esencial utilizar únicamente aquellas que ofrezcan una clara relación coste-beneficio, que puedan desplegarse de forma amplia y rápida y que aporten un valor duradero.

En el caso del trabajo a distancia, son muchas las herramientas que han llegado al mercado durante los últimos años, cada una de las cuales promete mantener a los miembros del equipo al tanto de todo lo que sucede en la empresa y los proyectos. Esas herramientas pueden ser utilizadas para organizar reuniones y conferencias, programar proyectos y hacer un seguimiento de los progresos, crear y compartir rotaciones de personal, gestionar los recursos humanos, colaborar en archivos compartidos y otras muchas cosas.

2. Utilizar herramientas para la gestión de una fuerza de trabajo remota

Si los acontecimientos actuales te han obligado a dirigir a unos empleados que trabajan a distancia, o si simplemente te apetece probar algunas nuevas herramientas de trabajo remoto, existen una gran cantidad de herramientas que puedes considerar.

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La primera opción que debes barajar es la app para videoconferencias Zoom, que permite a los usuarios grabar llamadas con video de larga duración, lo que lo hace ideal para reuniones online, formación de personal y soporte técnico. También se puede utilizar para crear presentaciones, lo que resulta especialmente útil para los momentos en los que tu empresa está lanzando nuevos negocios.

No hace falta decir que la videoconferencia es uno de los géneros más competitivos en lo que respecta a las herramientas de trabajo en casa, y Zoom tiene mucha competencia de otras empresas como Skype, Cisco Webex, Whereby y Jitsi Meet. El software de webinar ClickMeeting es especialmente bueno para demostraciones de productos y marketing. La mayoría ofrece pruebas gratuitas, así que vale la pena probar un par para comprobar cuál se adapta mejor a tus necesidades.

3. Organizar a distancia

Una vez hayas elegido la aplicación para videoconferencias, te has ocupado del componente más fundamental: proporcionar líneas claras de comunicación entre los miembros del equipo. Por supuesto, algunas personas prefieren no usar video, y si ese es el caso, existen varias aplicaciones de mensajería incluyendo Zoho Cliq y Twist. Además de permitir a los miembros del equipo comunicarse a través de mensajes, estas plataformas permiten organizar conversaciones y destacar información importante para facilitar su recuperación.

Los empleados pasan hasta 30 horas al mes asistiendo a reuniones, de las cuales al menos la mitad son totalmente innecesarias. Reduce tus reuniones virtuales y mantén únicamente las esenciales y la productividad de todo tu equipo aumentará de forma significativa.

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4. No permitir que las nuevas tecnologías definan tu negocio

Como puedes observar, son innumerables las herramientas que tienes a tu disposición: la perspectiva de gestionar un equipo remoto puede parecer desalentadora, pero al centrarte en los procesos clave y utilizar un software que agilice esos esfuerzos, maximizarás la productividad, reducirás la complejidad y formarás al personal para hacer lo que mejor sabe hacer. No dejes que las nuevas tecnologías definan tu negocio, en su lugar aprovéchalas para simplificarlo.

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