Ahorra hasta dos horas a la semana con estos sencillos ajustes.
Si tienes la sensación de que tardas demasiado en hacer las cosas, puede que tengas razón. La tecnología que se supone que debería hacernos más eficientes a veces puede hacer todo lo contrario. Un estudio realizado en 2013 descubrió que los participantes pasaban una media de 16 minutos al día esperando a que su ordenador se pusiera en marcha, y un informe de McKinsey descubrió que los empleados pasan casi dos horas de cada jornada laboral buscando información. Súmalo: Eso son cuatro días enteros de vida al año dedicados a buscar archivos.
Los trabajadores pasan casi la mitad de su vida frente a una pantalla, así que puede que no te des cuenta al principio, pero todos y cada uno de los días hay bolsas de tiempo de espera que, en cambio, podrían emplearse para obtener resultados.
A continuación te presentamos tres formas de organizar tus dispositivos para mejor.
1. Libera espacio en tu disco duro
La vida en el ordenador portátil es más omnipresente que nunca: una gran cantidad de trabajadores trabajan desde casa, especialmente ahora debido a la pandemia. Muchas personas utilizan su dispositivo personal tanto para actividades laborales como no laborales, especialmente los consultores y los empresarios.
A medida que el software y los archivos se acumulan en el disco, el rendimiento del dispositivo se ralentiza, y cuando los discos duros están sometidos a una carga crónica, su vida útil se acorta. Una buena regla general es que si el ventilador de tu portátil se enciende, esto se debe a que tu disco se está sobrecalentando. Puede que sea el momento de trasladar tus archivos a otra parte. Baraja la posibilidad de subir la mayoría de tus archivos a la nube, o utilizar un disco duro externo. Gracias a la mejora de la tecnología de los chips, incluso un disco duro con miles de gigabytes puede caber elegantemente en la bolsa de tu portátil o incluso en tu bolsillo.
2. Consigue un gestor de contraseñas
Los hackers se han vuelto muy, muy buenos para capturar tu información personal. Algunas de las tácticas más comunes son:
- Keyloggers, en los que un código que se introduce en tu ordenador registra todas tus pulsaciones de tu teclado y las envía a los hackers, permitiéndoles obtener tus contraseñas.
- Puntos de acceso inalámbricos falsos, en los que un hacker crea una red Wi-Fi falsa en un lugar público y la utiliza para espiar tu dispositivo.
- Phishing, que existe desde hace años, pero que sigue engañando a la gente en forma de correos electrónicos y mensajes de texto fraudulentos o en las redes sociales, permitiendo que el malware entre en tu dispositivo y cause estragos.
Nada echa por la borda tu productividad como ser hackeado, o peor todavía, que te roben la identidad. Una seguridad comprometida puede afectar tanto a tu negocio como a tu vida personal. Asume que alguien podría estar viendo lo que haces en tu ordenador en este preciso instante. Considera la posibilidad de usar un gestor de contraseñas, que cifrará todas tus contraseñas y te ayudará a gestionar el hecho de tener una contraseña diferente para cada sitio.
Es posible que tengas dudas sobre el olvido de tus contraseñas, pero una vez que hayas tomado tu primera caída de confianza, nunca volverás atrás, y podrás reinvertir el espacio mental liberado en tu negocio.
3. Organiza tus archivos y establece un proceso
Los servicios en la nube son el futuro; han crecido hasta convertirse en un mercado de 266.000 millones de dólares y se prevé que superen los 350.000 millones en los próximos tres años. Si no está almacenando archivos en la nube como forma de mantener tu propio dispositivo libre y despejado, es hora de empezar a hacerlo. Considera la posibilidad de pensar en los nombres de las carpetas y los archivos para que no tengas problemas para localizarlos en el futuro. Cambiar el nombre de los archivos en el momento puede resultar tedioso, pero poner unas cuantas palabras clave en el nombre de tu archivo para poder localizarlo más tarde te ahorrará tiempo a largo plazo.
El sitio web de la biblioteca de la Universidad de Stanford ofrece algunos consejos útiles. En caso de duda, empieza cada nombre de archivo con la fecha en AAAAMMDD; esto te permitirá organizar fácilmente tus archivos en formato cronológico. También es útil limpiar de vez en cuando la carpeta de descargas, ya que esta suele estar llena de duplicados y archivos olvidados, abarrotando el dispositivo. Una forma rápida de hacerlo es abrir la carpeta de descargas, ordenar su contenido de mayor a menor tamaño y empezar a eliminar los archivos. Mueve los archivos más grandes a la nube o bórralos.
Seguirás trabajando y recuperando archivos día tras día. Si desarrollas un sistema y te mantienes protegido, ganarás más tiempo cada semana que podrás utilizar para ir tras lo que realmente quieres.