Por qué la fórmula 80/20 para gestionar el tiempo no funciona

David Finkel, periodista, escritor, y ganador del premio Pulitzer, explica por qué nos equivocamos con la regla según la cual "el 20% del esfuerzo genera el 80% de los resultados, y el 80% restante solo genera el 20% de los resultados".

El principio de Pareto, por muy útil que pueda ser, no es una estrategia para gestionar el tiempo. Sin embargo, con un poco de matemáticas, casi puede convertirse en una.

Kim estaba a cargo de una exitosa firma de servicios profesionales que contaba con una plantilla de 28 empleados, y con clientes en una docena de estados. Sin embargo, compartió conmigo sus objetivos para 2017, vi algo que me dio que pensar. Allí, entre sus metas de ingresos y ganancias, dijo la siguiente frase: "Eliminar 12 horas al mes de trabajo que no generen ingresos".

Kim cree que lo mejor que podría hacer por su negocio es transformar las horas que no generan beneficios en otras que sí lo hagan. No es una idea equivocada. Por supuesto, las horas facturables crean valor: Kim factura 325 $ la hora. Sin embargo, si convierte el trabajo que no genera ingresos en más horas facturables, pronto las cosas se podrán difíciles.

La razón se encuentra en la "regla 80/20", también conocida como el "principio de Pareto", según el cual el 80% de tus esfuerzos tan solo producen un 20% de tus resultados, mientras que el restante 20% de tus esfuerzos dan lugar a un 80% de tus resultados.

No es que esto no sea cierto, lo que pasa es que suele confundirse con una estrategia de gestión del tiempo: Encuentra esa mina de oro del 20%, y simplemente amplíala.

Mal. Con el fin de concretar un enfoque más riguroso y eficaz, es necesario aplicar la regla 80/20. Y eso requiere un poco de matemáticas. Así es como funciona.

Piénsalo de esta manera: Ese 20% sigue siendo una parte considerable de tiempo. Si trabajas cinco días a la semana, esto supone un día completo. Así que incluso si pudieras reunir todas tus actividades más valiosas en un solo día de trabajo, no tendrías ni idea de cómo estructurarlo.

Para ayudarte a hacerlo, ten en cuenta que (en teoría, de todos modos) si el 20% de tus acciones generan el 80% de tus resultados, entonces, el 20% de ese 20% produce el 80% del 80% de tus resultados. Por supuesto, ahora podrías aplicar esta lógica hasta el infinito, y partir los días, las horas, los minutos y los segundos en partes con un mayor rendimiento, pero eso sería absurdo, no lo hagas.

En una semana laboral de 40 horas, esto supone poco más de una hora y media.

Y si me permites que utilice las matemáticas una vez más, podrás ver la diferencia de nuevo: Esto significa que el 1% (el 20% del 20% del 20%) genera el 50% de tus resultados. Piensa en ello, esto significa que en unos 25 minutos pueden generar el 50% de tus resultados.

Sin duda, esto no es más que teoría, pero la teoría es útil porque te puede ayudar a organizar tu semana laboral en intervalos mucho más eficientes.

El tiempo D es el 80% del tiempo menos útil, un desperdicio que solo produce el 20% de tus rendimientos totales. Llamémoslo "masa del 80%" y démosle un valor relativo de uno. Este es probablemente el periodo de tiempo que Kim quería reducir cuando quería eliminar 12 horas no productivas. Tenía la intención de dejar de hacer tareas de bajo valor, como responder a las preguntas del proveedor, que su personal podría gestionar, o tareas administrativas poco importantes.

El tiempo C es el 20% que produce el 80% de tus resultados. Tiene un valor relativo de 16 - una cuarta parte menos genera cuatro veces más. Esto significa que cada hora de actividades de tipo C crean 16 veces el valor económico de una hora de tiempo D.

Para mucha gente, esto incluye el trabajo facturable, el tiempo que pasas directamente generando un producto o servicio. Pero también es donde la mayoría de las personas que sigue la regla 80/20 suele detenerse.

El tiempo B está muy concentrado - un 4% que genera el 64% de tus resultados. A esto lo llamo el "nivel óptimo del 4%", y tiene un valor relativo de 64: Una hora de tiempo B produce 64 veces el valor del mismo tiempo empleado en actividades del tipo D.

El tiempo A es ese mágico 1% que genera el 50% de tus resultados con un valor relativo 200 veces superior que el tiempo D.

No, esto no es una ciencia exacta, ni las actividades de la mayor parte de la gente son así. Pero ofrece una valiosa guía y nos ayuda a recordar la idea del principio de Pareto: No todo el tiempo vale igual.

Tres horas de tu mejor momento del martes pueden producir un rendimiento mucho mayor que 30 horas dedicadas a tareas de bajo valor que por ejemplo llevaste a cabo el lunes, miércoles y jueves.

Mientras que el tiempo C (el 20 en la regla 80/20) puede proporcionarte buenos ingresos, este implica que tienes que trabajar mucho para conseguirlos. Y esta es la trampa en la que caen muchos profesionales.

Intentan aumentar sus ingresos buscando más horas de alto valor, lo que suele implicar que trabajes más, aunque esto aumente el volar total. La respuesta está en el tiempo A y B.

En mi caso, hacer coaching con clientes - algo que hago dos medios días a la semana - es tiempo C. Sin duda, estas ocho horas pueden generar cientos de miles de dólares en ingresos anuales, pero creo ese valor económico con mi tiempo A y B. Y he descubierto que mi tiempo B incluye dar consejos sobre la industria a clientes potenciales, escribir libros, o desarrollar sistemas de empresa y de personal.

Estas actividades ocupan mucho menos espacio en una semana de trabajo normal, pero producen proporcionalmente mucho más valor. Y mis actividades del tiempo A incluyen tomar decisiones estratégicas de alto nivel, fomentar relaciones clave, y desarrollar mi equipo de liderazgo. Podía mirar hacia atrás y darme cuenta de que en una semana laboral normal pasaba alrededor de 30 minutos haciendo una de esas actividades y darme cuenta de que es suficiente.

En general, tus actividades C son las que ayudan a producir, mientras que tus actividades A y B son las que suelen ayudarte a encontrar negocios rentables. Se trata de las decisiones estratégicas que determinarán dónde invertirá la empresa (y tú) sus limitadas energías.

Agrupar todas estas actividades en un segmento no diferenciado del 20% no te ayudará a gestionar el tiempo que empleas en ellas. Pero un poco de matemáticas sí que podría ayudarte.