Aprende a "definir el alcance" y cambia tu forma de trabajar.
Todo el mundo quiere hacer un gran trabajo, pero no muchos entienden lo que se necesita para hacerlo. Esta es una de las razones por las que, mientras que las buenas ideas abundan, las personas y las empresas que pueden ejecutar las buenas ideas son pocas y distantes entre sí.
Amazon es una de esas empresas: A lo largo de las décadas, la "tienda de todo" ha construido un gran historial de capacidad de ejecución de grandes ideas.
Una de las razones:
Bezos ha enseñado a sus empleados a "definir el alcance".
1. El alcance importa
En términos de gestión de proyectos, el "alcance" se utiliza para describir los detalles de lo que implica un trabajo, junto con la cantidad de tiempo y esfuerzo que se necesita para completarlo.
Tanto si se trata de un proyecto complejo como de un pequeño conjunto de tareas, es muy importante definir el alcance.
Para ello, como explicó Bezos en una pasada carta a los accionistas de la empresa, es necesario reconocer primero cómo es un "buen" resultado. A continuación, hay que entender y tener expectativas realistas sobre la cantidad de trabajo que se necesitará para lograr ese resultado.
Esto es importante porque muchos trabajos son más difíciles, más complicados o llevan más tiempo de lo que la mayoría de la gente imagina.
Para ilustrarlo, Bezos cuenta la historia de una amiga que aprendió a hacer el pino de forma correcta. Acabó contratando a un entrenador, que le dijo que la mayoría de la gente cree que puede dominar el pino en unas dos semanas, cuando en realidad se necesitan unos seis meses.
"Las creencias poco realistas sobre el alcance - a menudo ocultas y no discutidas - matan los estándares altos", dice Bezos. "Para alcanzar altos estándares tú mismo o como parte de un equipo, necesitas formar y comunicar proactivamente creencias realistas sobre lo difícil que va a ser algo".
A continuación, Bezos ofrece un ejemplo de cómo funciona esto en Amazon.
Cuando se trata de presentar nuevas ideas, los empleados de Amazon no utilizan PowerPoint. En su lugar, escriben memos estructurados narrativamente, que pueden llegar a tener hasta seis páginas.
"No es sorprendente que la calidad de estos memos varíe mucho", escribe Bezos. "Algunos tienen la claridad del canto de los ángeles. Son brillantes y reflexivos y preparan la reunión para un debate de alta calidad. A veces se sitúan en el otro extremo del espectro".
Cuando un memorándum no es genial, dice Bezos, no suele ser por la incapacidad del escritor de reconocer el alto nivel. Más bien, se trata de una expectativa errónea sobre el alcance: El redactor cree que puede escribir un memorándum bien elaborado en uno o dos días, o incluso en unas pocas horas.
En realidad, dice Bezos, se necesita una semana o más.
"Intentan perfeccionar el pino en solo dos semanas", dice Bezos. "Los grandes memorandos se escriben y se reescriben, se comparten con colegas a los que se les pide que mejoren el trabajo, se dejan de lado durante un par de días y se vuelven a editar con una mente fresca. Sencillamente, no se pueden hacer en un día o dos".
Continúa: "El punto clave aquí es que se pueden mejorar los resultados mediante el simple acto de enseñar el alcance: que un gran memorándum probablemente debería llevar una semana o más".
Hay otras razones por las que es importante definir el alcance de un trabajo:
2. Motivación
La novedad de trabajar en algo nuevo desaparece rápidamente. Son muchos los que han iniciado el camino del éxito, solo para abandonar antes de recoger lo que sembraron, porque sencillamente no entienden lo que es necesario para lograr el resultado que esperan.
Al definir el alcance, puedes ayudarte a ti mismo a dar la motivación que necesitas para seguir adelante - porque puedes hacer fácilmente un seguimiento de lo que has hecho, y ver hasta dónde tienes que llegar.
3. Ejecución
Todas las empresas y todos los proyectos tienen una serie de tareas no escritas que todo el mundo supone que se harán sin más, aunque nadie sepa quién las va a hacer.
¿Adivina qué? Esas tareas normalmente no se hacen.
Definir el alcance ayuda a que esas tareas sean claras, de modo que alguien se asegure de que se completan.
4. Unidad
Tal y como explica Bezos, muchos trabajos son más difíciles, más complicados o llevan más tiempo de lo que la mayoría de la gente imagina.
Es más probable que un equipo logre grandes resultados si todos los involucrados entienden cuánto tiempo y esfuerzo se necesita.
5. Avance hacia adelante
"Corrupción del alcance" es otro término de gestión de proyectos que describe cómo los requisitos de un trabajo tienden a aumentar con el tiempo.
Por ejemplo, si eres responsable de la creación de un nuevo producto, sabes lo rápido que puede crecer la lista de características solicitadas para ese nuevo producto.
Por supuesto, puedes añadir esas características a la lista, pero si están fuera del alcance originalmente definido para el producto, va a costar: llevará más tiempo o aumentará el presupuesto del proyecto.
Definir el alcance ayuda a los responsables a no quedarse atascados con peticiones adicionales y a seguir avanzando.
6. Reducción del estrés
Es muy fácil asumir demasiadas cosas, pensando que hay una manera de que todo encaje. Crees que el tiempo aparecerá por arte de magia o que un trabajo se hará por sí solo...
Pero no es así.
Así que o bien el trabajo no se hace...
O no se hace como debería...
O se hace, pero con un coste demasiado elevado para uno mismo o para los demás.
Por el contrario, cuando se define correctamente el alcance, se reduce el estrés y se ayuda a que la vida transcurra con mayor fluidez.
Así que, la próxima vez que te sientas frustrado por la forma en que se desarrolla un trabajo, da un paso atrás y sigue el ejemplo de Jeff Bezos:
Define el alcance.
Porque aunque no es tan fácil como parece, es definitivamente alcanzable.
Tan solo tienes que saber a dónde vas... y en qué te estás metiendo.