Cómo fijarte las metas correctas aumenta tu productividad

Entender cómo y cuándo trabajas mejor te permite disparar tu productividad.

Pocas cosas sientan tan bien como un día verdaderamente productivo. Empiezas sabiendo lo que quieres lograr. Te centras y terminas todas tus tareas pendientes sin ninguna prisa. Te vas a casa con casi todo hecho y un plan claro sobre lo que quieres hacer el día siguiente.

Sin embargo, si eres como la mayoría de los empresarios, esos días son mucho menos frecuentes de lo que te gustaría. Muchos propietarios de negocios empiezan la semana con buenas intenciones, pero siempre acaban cayendo en unos viejos hábitos que les hacen retrasarse en sus tareas. Esto les hace sentirse cada vez más abrumados por todo lo que tienen que hacer, lo que suele provocar un estrés innecesario que afecta tanto al empresario como a su negocio.

Existen muchos estilos de trabajo diferentes e incluso más trucos para ser productivo. Sin embargo, casi todos los fracasos se deben a la misma causa: La gente no es consciente de cómo trabaja mejor. Estas son las cosas que debes hacer si deseas ser verdaderamente productivo.

La productividad no es la misma para todos. La autoconciencia es la clave cuando se trata de hacer las cosas. Desarrolla eso, y podrás usarlo para crear un plan para estructurar tu día.

Para cultivar este tipo de autoconciencia, empieza por analizar detenidamente tanto los patrones de comportamiento que te motivan como los que te frenan. ¿Eres realmente bueno haciendo tareas complicadas por las tardes? ¿O te gusta avanzar las tareas más simples en cuanto llegas a la oficina? Saber cuándo abordar de forma natural los diferentes tipos de proyectos te permitirá priorizar las tareas y planificar tu día para dar lo mejor de ti.

Esta es una táctica mucho mejor que simplemente desear ser el tipo de persona que piensa de forma creativa a primera hora de la mañana. Ten en cuenta no solo el cuándo, sino cómo realizar tu trabajo. ¿Necesitas poner todas tus notificaciones en modo “No molestar”? ¿Tienes unos momentos fijos en los que necesitas descansar? Organízate para poder desarrollar tu trabajo de la forma que mejor se adapte a tus necesidades.

Este es un truco que suele funcionarle bastante bien a Jamie Dimon, director ejecutivo de JPMorgan Chase: Al final de cada día, revisa dos listas. Una lista describe lo que le debes a la gente. El otro describe lo que te deben los demás. Esto te hace responsable ante los miembros del equipo, socios y clientes y viceversa.

También puedes organizar un tablero de tareas en Trello organizado por urgencia y categoría. Resulta fácil quedarse atrapado respondiendo a todos los mensajes, correos electrónicos y actualizaciones de proyectos, por lo que lo ideal es desconectar de todo al menos durante dos horas al día para así poder centrarte en tus tareas. Invierte ese tiempo en actividades que impulsen tu negocio.

El siguiente paso para convertir la productividad en un hábito sostenible es fijarte objetivos diarios. Cuando estés planeando lo que necesitas hacer, considera estas tres cosas: Fíjate un objetivo que puedas alcanzar, crea una línea de tiempo e incorpora controles de responsabilidad.

Es extremadamente contraproducente (y perjudicial) establecer expectativas poco realistas y luego no alcanzarlas. Esto es algo que le sucede a mucha gente: Preparan listas de tareas demasiado largas y ambiciosas para un solo día. En lugar de abordar lo que pueden lograr, simplemente acaban perdiendo el tiempo estresados por todas las cosas que no pueden acabar. Si te centras en cosas que realmente puedes abarcar, todo cambiará.

Incluso una lista factible puede parecer desalentadora cuando tiene tantos posibles puntos de partida. Acaba con este problema: Programa de antemano cuándo abordarás cada tarea. Utiliza tu nuevo conocimiento de ti mismo para identificar las horas del día en las que eres más eficaz. Tómate los descansos necesarios y comunica tu plan a tu equipo. ¿Vas a trabajar en profundidad por la mañana? Avisa a los miembros de tu personal y silencia las notificaciones de todos tus dispositivos.

Analízate a lo largo del día para hacer un balance de lo que funciona y lo que no funciona. Sé todo lo sincero que puedas ser. Este proceso de registro también debe tener lugar al final de cada mes y trimestre para medir tus objetivos a largo plazo, tanto personales como profesionales. Tienes que asegurarte de que vas en la dirección correcta.

Incluso el empresario más disciplinado puede beneficiarse de un control externo de vez en cuando. Piensa en los colegas y compañeros en los que confías y en lo bien que conocen tus metas y desafíos. Pueden ser una fuente de “feedback real” cuando lo necesites. Para objetivos más grandes, puede resultar particularmente útil encontrar a alguien de fuera de tu negocio. Puede ser un amigo, un entrenador, un hermano, un compañero o incluso un padre que pueda ayudarte a seguir los objetivos que te has fijado.