Los hábitos de programación saludables hacen que la gente sea más feliz

Programar el trabajo te hace más productivo, pero programar el ocio hace que se parezca demasiado al trabajo como para disfrutarlo.

Programar todo ha sido un buen consejo de gestión desde que se dio por primera vez hace mucho tiempo como "Programar todo en papel".

La sugerencia sigue teniendo mucho sentido. Si algo no está en tu calendario, no merece tu tiempo y energía. Tener una reunión o un evento programado te mantiene encaminado y productivo. Dedicarás una cantidad de tiempo específica a una actividad concreta. También evita que surjan conflictos en tu agenda; no aceptarás esa teleconferencia a mediodía porque sabes que tienes una reunión para comer.

La planificación a largo plazo es esencial para un empresario o emprendedor, pero poner todo en el calendario puede llevar mucho tiempo y ser estresante. ¿Realmente necesitas planificar cada hora de tu día para la próxima semana, mes o año? ¿Acabarás siendo más feliz y productivo si todo está escrito? Algunas investigaciones revelan que si te sientes demasiado limitado y estresado por una programación "a cada minuto", puedes encontrar tu punto óptimo con una "programación aproximada".

Gabriela Tonietto, profesora de marketing de la Universidad de Rutgers, y Selin Malkoc, profesora de marketing de la Universidad Estatal de Ohio, descubrieron que cuando una actividad de ocio está planificada, es menos agradable que si se hubiera realizado de forma espontánea.

"Se convierte en una parte de nuestra lista de tareas", dijo Malkoc a The Washington Post. "Como resultado, [la actividad] se vuelve menos agradable". Además, en la búsqueda constante de mejorar la productividad, programamos demasiado las actividades. Si alineamos cada minuto con un evento, significa que estamos haciendo más y disfrutando menos.

"Cuando se programan, las tareas de ocio se sienten menos fluidas y más forzadas, lo que les resta utilidad", explica Malkoc. Para respaldar esta afirmación, Malkoc y Tonietto analizaron 13 estudios. En uno de ellos, se pidió a 163 estudiantes universitarios que tomaran un yogur con un amigo. A un grupo se le pidió que planificara la salida con dos días de antelación y la anotara en sus calendarios. Al otro grupo se le dijo que el encuentro no estaba planeado. Se encontraron con un amigo y decidieron tomar un yogur en el momento. Más tarde, los que programaron ir a por yogur dijeron que les parecía más bien un trabajo. Cuando la actividad no estaba planificada, la experiencia era más satisfactoria.

"Por muy trivial que parezca el cambio, tiene un efecto importante en la psicología humana: Reintroduce la flexibilidad en las tareas de ocio", añade Malkoc.

Por supuesto, no siempre se puede vivir la vida a capricho. Sigue siendo necesario planificar las cosas, pero no hace falta una aplicación de calendario tan regimentada. Si siempre te dejas llevar por tu instinto, nunca conseguirás nada. Es entonces cuando entra en juego la "programación aproximada". La idea es que no tienes que fijar todos tus planes en piedra.

Por ejemplo, puedes preguntar a tu socio o a un amigo si quieren ir a cenar mañana. No hace falta que les fijes una hora exacta. "Si las cosas no salen bien, lo más probable es que al menos una de las partes se haya visto obligada a hacerlo y, por tanto, haya disfrutado menos. Así que puede que las cosas hayan salido bien, ¿no?", añade Malkoc.

El exceso de programación es un remedio contra la hambruna de tiempo, es decir, contra la necesidad de tener más tiempo para hacer todo lo que tenemos que hacer. "Esta sensación de escasez de tiempo está relacionada con muchos resultados indeseables, desde el insomnio hasta el empeoramiento de la salud física y la tacañería", escribe Malkoc. Como consecuencia, empiezas a:

Las personas que programan menos tareas consiguen hacer más. ¿La razón? Te obliga a priorizar lo más importante. Esto, "saber qué es lo más importante", varía de una persona a otra. Para un empresario, lo más importante son las actividades que te ayudan a alcanzar tus objetivos y a devolver dinero al negocio. Las tareas tediosas o sin importancia deben delegarse, automatizarse o descartarse.

La programación de tareas consecutivas en el calendario no tiene en cuenta los imprevistos, que siempre los habrá. En un mundo perfecto, serías capaz de ceñirte a tu calendario. Pero las emergencias siempre surgen. Si tu calendario está demasiado apretado, no tendrás la flexibilidad necesaria para hacer frente a una crisis sin destrozar por completo tu calendario en el futuro inmediato.

Todo el mundo necesita tener algún espacio en blanco en su calendario. Tener flexibilidad es especialmente cierto para los empresarios que necesitan momentos de tranquilidad para reflexionar, pensar, procesar información o simplemente no hacer nada. Puede parecer demasiado bueno para ser cierto. Sin embargo, perder el tiempo de la forma correcta puede ayudarte a ser más productivo.

Independientemente de si es a través de la programación aproximada o dejando espacios en blanco en el calendario, este no es un concepto fácil de entender para la mayoría de nosotros. Tenemos muchas cosas que hacer y poco tiempo para hacerlas. Si quieres ser más feliz y productivo, tienes que encontrar ese equilibrio.

Sigue la corriente. Si fueras a darte un masaje antes de quedar con tus amigos, el masaje sería menos agradable. El masaje será menos agradable porque estarás más concentrado en lo que vas a hacer después. No permitas que el futuro te robe el presente. A veces hay que dejar que las cosas se desarrollen de forma orgánica y dejarse llevar.

Di "sí" a menos". Esta afirmación es la gestión del tiempo 101. En vez de aceptar todas las invitaciones o peticiones de ayuda, sé más selectivo para no dispersarte demasiado. La forma más fácil de hacerlo es decir "sí" únicamente a las cosas que te entusiasman o que sirven para algo.

Establece una prioridad para cada tarde de la semana. Laura Vanderkam sugiere que te preguntes: "¿Qué me gustaría conseguir hoy que sea significativo y agradable para las personas que me importan en este bloque de tiempo y para mí?". Pero, no lo programes. Ten una idea de lo que quieres hacer fuera del trabajo.

Espacia los plazos de manera uniforme. "Los plazos espaciados uniformemente aumentan el rendimiento en relación con los menos escalonados", escriben Malkoc y Tonietto. "Por ejemplo, los estudiantes con tres plazos espaciados uniformemente a lo largo del semestre obtuvieron notas más altas que aquellos con los tres plazos al final del semestre".

Añade topes. Programa tiempo libre entre las tareas y las reuniones para que puedas tomarte un descanso. También evita las paradas bruscas por restricciones de tiempo. Proporcionarte un poco de margen de maniobra también evita que llegues tarde a las reuniones, como si te quedaras atascado en el tráfico.

Debes estar más presente. La atención plena consiste en concentrarse en lo que está sucediendo en este mismo instante. Los métodos probados son la meditación y el yoga. Pero puede ser cualquier cosa que te anime a pensar en el ahora, como leer, hacer ejercicio, realizar una tarea sencilla como organizar tu espacio de trabajo o llamar a un amigo.