Cómo optimizar su empresa

Las empresas, especialmente las startups, tienen unos recursos limitados y su éxito depende en gran medida de una gestión inteligente de estos recursos. ¿Quiere saber cómo puede aprovecharlos al máximo?

Como (startup) empresa de nueva creación, las probabilidades están en su contra desde el principio. Se ve enfrentado a recursos limitados, tiempo limitado y a una aparente infinidad de problemas todo el tiempo. No obstante, si se aprovechasen adecuadamente, estos desafíos podrían convertirse en los mejores activos de su equipo. Con unos pocos grupos de interés, mínima burocracia y una pequeña cartera de usuarios, la falta de inercia organizativa y de productos de su equipo le permitirá moverse mucho más rápido que ninguno de sus competidores.

En Skillshare, la gente nos pregunta a menudo qué es lo que hacemos para entregar productos con efectividad. Se sorprenden al descubrir que nuestros equipos de producción y de ingeniería solo cuentan con 9 personas en total, ya que asumen que tenemos un equipo de, al menos, 50 personas. Nuestra clave ha sido optimizar para impactar más que para conseguir velocidad. Nos dimos cuenta muy pronto de que ir más deprisa no tenía ningún sentido si no trabajabamos en los aspectos correctos. Como resultado, invertimos mucho en hacer que el impacto fuese la ventaja competitiva definitiva de nuestro equipo.

Estos son los cinco puntos principales que hemos aprendido que, como equipo de producto/ingeniería, nos han permitido maximizar nuestro impacto:

Antes de poder empezar siquiera a hablar del impacto como equipo, es fundamental que cada miembro del equipo esté alineado con lo que usted está construyendo. Debe planear constantemente pensando en el futuro, crear una imagen nítida de la estrategia general y definir los objetivos principales de su equipo. Esto permitirá a cada miembro entender por qué aquello en lo que están trabajando es importante y cómo se desarrolla. A medida que estos objetivos se repiten y se interiorizan, empezará a ver cómo su equipo toma decisiones más rápidas, con menos errores de comunicación y con un fuerte sentido de determinación. Ese elemento que resultaba tan poco atractivo o la corrección de errores ahora cobran más sentido, debido a cómo impacta en la estrategia global. También acabará de forma drástica con los ciclos interminables de debates acerca de los méritos de ideas aisladas que no tengan que ver con cómo todo está enfocado hacia un todo coherente, fomentando así la capacidad de su equipo para avanzar juntos en la misma dirección.

Algunas de las mejores inversiones que un equipo puede hacer se encuentran en las secuencias de comandos o herramientas que automatizan tareas repetitivas y manuales. Esto no solo reduce la cantidad de tiempo que se dedica a estas tareas, sino que también reduce los errores humanos y la sobrecarga de trabajo asociada a ello. En un primer momento, estas inversiones pueden verse como un retraso respecto a los «recursos reales», pero las ventajas compensan con el tiempo y terminan amortizándose. Con el ancho de banda limitado de su equipo, lo que quiere es que todos se dediquen a resolver ese próximo problema imposible que surgirá, no que desperdicien tiempo haciendo algo que podría automatizarse.

Cuando se trabaja en los recursos, una trampa en la que se cae fácilmente es sobreinflar el alcance y complicar las soluciones. En el momento parece una buena idea, porque «no será tan difícil de añadir». Pero la realidad es que el coste real no es la implementación inicial, sino la sobrecarga de mantenimiento y complejidad. Sus implicaciones se hacen notar a largo plazo, porque la complejidad crece exponencialmente, no de forma lineal. Los plazos empiezan a ampliarse, las entregas se retrasan y, muy pronto, el progreso empieza a ralentizarse a pesar del duro trabajo de su equipo.

En Skillshare evitamos esta trampa dividiendo obsesivamente cada proyecto en partes más pequeñas y obligándonos a hacer las entregas. Esto significa que un elemento que puede tardar 4 semanas en completarse del todo, se implementará en producción de 5 a 6 veces. Los usuarios finales ni siquiera notarán muchas de estas implementaciones, pero a nosotros nos permiten centrarnos al máximo y eliminar constantemente partes innecesarias de las construcciones. Las entregas se han convertido en una broma interna por la cantidad de veces que nos preguntamos a nosotros mismos «¿Cuál es la siguiente parte lista para entregar?».

El potencial de su equipo para resolver problemas es directamente proporcional al número de personas que pueden dirigir proyectos, por lo que es increíblemente valioso para trazar una cultura en la que todo el mundo esté dotado de poder para liderar iniciativas, más que para ponerlas en práctica. En una cultura de ejecución, se espera que los individuos implementen las tareas predefinidas, pero el cuello de botella va a ser siempre decidir quién define esas tareas. Por el contrario, una cultura de liderazgo concede poder a los individuos para asumir proyectos y resolver problemas de forma proactiva. Debería invertir con decisión en enseñar a su equipo y dotar a cada individuo de forma gradual de más responsabilidades para aumentar en gran medida el potencial de impacto de su equipo.

En última instancia, su equipo será tan efectivo como los individuos que contrate y la cultura que construya. Puede crear los mejores procesos del mundo, pero si los individuos no encarnan esa cultura y contexto de su empresa, entonces no hay nada que pueda hacer para arreglarlo. Debería crear un conjunto de valores no negociables para su equipo y contratar implacablemente siguiendo estas premisas. Lo más importante es crear un equipo que funcione bien y esto solo se consigue si todos sus miembros aceptan sus valores. Estos valores pueden evolucionar con el tiempo a medida que su equipo vaya necesitando cambios, pero ser consciente de ello en todo momento es fundamental.