4 trucos para automatizar tu vida como empresario

Con demasiadas tareas, demasiados sombreros y muy pocas horas en el día, saca el mayor provecho a tus días con estos cuatro trucos para ganar más control.

Hace tres años, dirigía la estrategia de una empresa emergente respaldada por una empresa de capital de riesgo y estaba planeando dejar mi trabajo. Trabajaba muchas horas, comía demasiada comida rápida y tenía muy poco tiempo para los amigos, las citas y la vida en general. No veía ninguna luz al final del túnel y estaba atrapada en mi sensación de agobio cuando conocí a Brad Telepo.

Brad ha tenido y gestionado varios negocios a lo largo de su vida, desde la distribución de bidones online y al por menor hasta la consultoría, y ha conseguido organizar su vida de forma que le permite viajar por el mundo 100 días al año. Ha dominado el arte de la conciliación de la vida laboral y familiar, y ahora ayuda a los ocupados ejecutivos a hacer lo mismo.

La práctica de consultoría de Telepo, The Unburier, tiene la misión de ayudar a la gente a salir de su cabeza. La mayoría de la gente gestiona la mayoría de sus tareas y aspiraciones en la cabeza, en lugar de plasmarlas en el papel, el ordenador o el teléfono. Esto es una enorme pérdida de tiempo y la principal fuente de agobio.

"Deberías ser capaz de transferir elementos de tu mente, ya sean ‘tareas pendientes’ o ideas creativas, a un lugar de confianza en menos de 3 segundos para su posterior revisión y acción. Una idea genial no capturada no tiene valor". En esta línea, Telepo ha ofrecido cuatro sencillos consejos para ayudar a automatizar tu vida y dejar espacio para las cosas importantes.

Hoy mismo estaba conversando con una amiga que compagina un trabajo a tiempo completo, tres hijos y la gestión de una startup por las noches y los fines de semana. Me ha dicho, entre lágrimas, que no es capaz de hacerlo todo. Si se centra en el trabajo, el tiempo que pasa con sus hijos se resiente. Y si decide dar prioridad a la familia, no tiene vida social.

Mientras hablábamos de lo estresantes que eran nuestras vidas, resurgió la primera lección de Brad de hace años. Para limpiar tu horario, primero debes determinar cómo sería un horario ideal. ¿Quieres estar en casa a las 2:30 todos los días para ver a tus hijos bajar del autobús del colegio? ¿Quiere ocho semanas de vacaciones al año para recorrer un nuevo camino? ¿Quiere tener una noche libre a la semana para salir con tu pareja? ¿O simplemente 30 minutos al día para meditar o hacer ejercicio?

Como sugiere Brad, "solo tú puedes decidir cómo quieres que sea tu horario en un mundo ideal. Pero hasta que no lo decidas, nunca lo conseguirás".

Una vez que sepas cómo te gustaría pasar los días, asígnate tiempo en tu calendario para cada uno de los elementos que tienen importancia para ti. Si es posible, comparte este calendario con tus compañeros de trabajo, tu cónyuge y tus colegas.

"Al marcar las acciones que son importantes para ti, te haces responsable de garantizar el tiempo para ellas", explica Telepo. "Y al compartir tu calendario, creas una forma de previsibilidad y coherencia que da a tus compañeros y superiores una sensación de confianza de que tus necesidades siguen siendo atendidas".

Por ejemplo, yo trabajo en Oakland y vivo en Los Ángeles. Cuando empecé a trabajar en mi empresa, me comprometí a estar en la oficina tres días a la semana. Tras varios meses de esta cadencia de viajes, me di cuenta de que este horario de trabajo estaba teniendo un impacto negativo en mi capacidad para vincularme con mi familia y vivir una vida activa y saludable. Programé una reunión con mi jefe, le expliqué mis necesidades, acordé dos semanas completas en casa al mes y programé mi tiempo en casa y en la oficina en mi calendario de oficina compartido. Ahora, mi jefe no solo apoya un horario que es mejor para mí, sino que también puede contar con el tiempo que estoy en la oficina para establecer reuniones y el tiempo que estoy en casa para proyectos escritos más grandes.

Uno de los trucos más sencillos que me enseñó Brad hace años fue reducir mis bandejas de entrada a cero cada día. Al crear sistemas de carpetas y asignar importancia solo a aquellos correos electrónicos que tienen una tarea asignada, he podido desordenar mi día y centrarme en aquellas interacciones o correos electrónicos que requieren mi atención oportuna.

Mi objetivo es salir del trabajo cada día con la bandeja de entrada limpia. Si tengo alguna tarea que se traslada al día siguiente, intento que sean menos de tres. Aunque compruebo mi correo electrónico de forma persistente a lo largo del día (aún no he dominado la limitación del tiempo en mi calendario para ello), me encuentro mucho menos estresado porque tengo menos ruido mirándome desde el ordenador.

Por último, y lo más importante, lo mejor es crear un momento programado cada semana y cada mes para revisar tu lista de tareas. Utiliza este tiempo para organizar tu calendario para la semana siguiente y para comprobar que lo que era importante para ti el mes pasado sigue siéndolo hoy.

En definitiva, todo el mundo busca las mejores herramientas o las aplicaciones más novedosas para simplificar su vida. Sin embargo, el mejor sistema para ahorrar tiempo y crear tranquilidad tiene muy poco que ver con las herramientas que se utilizan. El éxito del equilibrio radica en las prácticas y las rutinas del sistema que adoptas y en los acuerdos que haces contigo mismo: el pegamento que mantiene tu plan unido, creando confianza y ayudándote a ganar control.